Poslovna dokumentacija nekdanjega zaposlenega kot del elektronske službene pošte

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne … po elektronski pošti prejel vaše vprašanje, ki se nanaša na način obveščanja etažnih lastnikov večstanovanjske stavbe o izpolnjenih obveznostih s strani upravnika te večstanovanjske stavbe. Upravnik je bil s strani etažnih lastnikov pooblaščen, da pošlje dopis občini glede …. Od upravnika ste kot članica nadzornega odbora etažnih lastnikov zahtevala podatek ali je bil dopis občini poslan. Iz odgovora upravnika pa izhaja, da zaradi določb o varstvu osebnih podatkov dopisa ne morejo posredovati, saj je bil dopis poslan s strani zaposlenega, ki pri upravniku ni več zaposlen in to preko njegove službene elektronske pošte.

***

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. 4. 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05), posreduje neobvezno mnenje.

Izven konkretnih inšpekcijskih postopkov IP ne more presojati posameznih primerov zakonitosti obdelave osebnih podatkov.

***

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (fizično osebo), določljiv posameznik pa je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (člen 4(1) Splošne uredbe).

Obdelava osebnih podatkov je vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje (člen 4(2) Splošne uredbe).

Obdelava osebnih podatkov tako pomeni tudi razkritje osebnih podatkov s posredovanjem, razširjanjem ali drugačnim omogočanjem dostopa do osebnih podatkov.

Upravljavec osebnih podatkov mora imeti za zakonito obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe, ki predpisuje, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Točka (f) se ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Določbe 48. člena Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19 in 189/20 – ZFRO, v nadaljevanju: SZ-1) določajo, da morajo etažni lastniki v primeru kadar ima večstanovanjska stavba več kot dva etažna lastnika in več kot osem posameznih delov, določiti upravnika. Upravnik je pooblaščenec etažnih lastnikov, ki zastopa etažne lastnike v poslih, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe in ki skrbi, da se izvršujejo pravice in obveznosti iz sklenjenih poslov. Kadar določitev upravnika ne bi bila obvezna in upravnik ni določen, morajo etažni lastniki sami zagotoviti izvrševanje vseh poslov, ki po tem zakonu sodijo v krog opravljanja upravniških storitev.

Upravnik ima pooblastila, ki jih določa 50. člen SZ-1. Razmerja med etažnimi lastniki in upravnikom se uredijo s pogodbo o opravljanju upravniških storitev, ki lahko, poleg pooblastil iz 50. člena SZ-1, določi še druge pravice in obveznosti.

V nadaljevanju pojasnjujemo, da delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja načeloma nima pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega delavca na način, da bi vpogledoval ali preusmerjal elektronsko pošto nekdanjega delavca znotraj delovne organizacije delodajalca.

Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19 in 203/20 – ZIUPOPDVE). Nedopustno je namreč, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega delavca ohranja aktiven na način, da njegovo prejeto elektronsko pošto preusmeri na drug elektronski naslov (npr. na naslov nadrejenega). V primeru prekinitve delovnega razmerja je treba zagotoviti kontinuiteto dela na drug (zakoniti) način, ki ne posega v komunikacijsko zasebnost nekdanjega delavca.

Ustrezna rešitev je tako takojšnja ukinitev oziroma blokada elektronskega naslova nekdanjega delavca, ob tem pa je priporočljiva tudi hkratna vzpostavitev avtomatskega odzivnika oziroma obvestila o prenehanju delovanja elektronskega naslova nekdanjega delavca ter o ustreznem elektronskem naslovu, kamor naj pošiljatelji naslovijo svoje elektronsko sporočilo. 

Več o tem se nahaja tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/novice/nedopustne-preusmeritve-e-poste-delavcev-1224/.

V nadaljevanju vam pojasnjujemo, da se vsa dokumentacija v elektronskih poštnih predalih avtomatično ne izbriše. Ukine se elektronski poštni predal in izbriše dokumentacija, vendar pa mora pred tem zaposleni (podjetje) ustrezno shraniti poslovno dokumentacijo, ki je morda hranjena v elektronskem poštnem predalu zaposlenega, na način, da bo podjetje z njo ves čas izvajanja storitev oziroma izpolnjevanja svojih pogodbenih obveznosti v razmerju do strank, tudi razpolagalo. Tudi morebitni službeni elektronski naslov v tem kontekstu lahko predstavlja del formalne poslovne dokumentacije - četudi se predal kasneje izbriše.

V skladu s pojasnjenim, načeloma nismo pristojni presojati pravilen način hrambe poslovne dokumentacije s strani upravnika, vsekakor pa imate kot nadzorni odbor stavbe oziroma vsi etažni lastniki od upravnika, ki za vas opravlja storitve, pravico zahtevati poslovno dokumentacijo v zvezi z izvajanjem pogodbe o opravljanju upravniških storitev, saj vam je o svojem delu upravnik tudi dolžan poročati.  

V kolikor je bila komunikacija nekdanjega zaposlenega formalna komunikacija podjetja, ki jo je opravljal kot zaposleni, in gre za del poslovne dokumentacije, jo je podjetje dolžno hraniti in bi ta del dokumentacije moral biti ustrezno hranjen v skladu s pravili in obveznostmi, ki jih ima upravnik do vas kot etažnih lastnikov večstanovanjske stavbe.

Lepo pozdravljeni,

Pripravila:

Alenka Antloga, univ. dipl. pravnica

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. pravnica

informacijska pooblaščenka