Izpis čestitke ob registraciji delovnega časa
+ -Številka: 07121-1/2022/168
Kategorije: Delovna razmerja
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da želite izkazati simbolično pozornost oz. spoštovanje svojim zaposlenim in se ob njihovih rojstnih dnevih spomniti nanje tako, da se jim ob prihodu na delo ob registraciji prisotnosti vošči. Poleg evidenčnih podatkov, ki se izpišejo na ekranu, bi se zaposlenemu izpisalo še besedilo »VSE NAJBOLJŠE!« Sprašujete, ali s tem kršite Zakon o varstvu osebnih podatkov?
***
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Pojasnjujemo, da je za vsakršno obdelavo osebnih podatkov treba zagotoviti primerno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe:
(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.
V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A in 202/21 – odl. US, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec mora ob obdelavi osebnih podatkov (torej izpisu čestitke na ekranu, ki dejansko pomeni obdelavo podatka o datumu rojstva posameznika) presoditi, ali gre za aktivnosti, ki so povezane z uresničevanjem pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, oz. v zvezi z delovnim razmerjem. V nasprotnem je treba zagotoviti primerno pravno podlago, npr. privolitev zaposlenega skladno s točko (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Zavrnitev podaje privolitve pa za zaposlenega ne sme imeti nikakršnih negativnih posledic. Več informacij o privolitvi si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/privolitev.
Več koristnih informacij glede obdelave osebnih podatkov v delovnem razmerju pa si lahko preberete tudi v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dosegljive na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.
V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,
svetovalka pooblaščenca za preventivo