Seznanitev z informacijami o elektronskih sporočilih in hramba podatkov v razmerju delavec / nekdanji delodajalec

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 28. 1. 2021 prejeli dve vaši vprašanji:

1. Ali je nekdanji delavec upravičen do pridobitve podatka o tem, če je bilo na določen dan ob določeni uri v času trajanja zaposlitve pri nekdanjem delodajalcu, z njegovega službenega elektronskega naslova poslano kakršnokoli elektronsko sporočilo?
2. Ali lahko delavec pri sebi hrani kopije dokumentov od nekdanjega delodajalca, ki jih je v času zaposlitve pri delodajalcu sam osebno podpisal (dokumenti ne vsebujejo poslovnih skrivnosti ali tajnih podatkov)?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Uvodoma še pojasnjujemo, da se IP, kot pritožbeni organ na področju pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in pravice do dostopa do informacij javnega značaja, ne more vnaprej opredeljevati do konkretnih primerov seznanitve. Zato vam posredujemo le splošen odgovor brez namena prejudiciranja zadeve.

Če se vaše vprašanje nanaša na dostop do informacij javnega značaja, vam priporočamo, da se obrnete tudi na telefonsko dežurstvo IP, ki ga nudimo tudi za področje dostopa do informacij javnega značaja.

Glede vašega drugega vprašanja še pojasnjujemo, da se do konkretnih primerov obdelave podatkov lahko dokončno opredelimo le v morebitnem inšpekcijskem postopku.

1. Nekdanji delavec se načeloma lahko seznani z vsebino delavčevega službenega e-poštnega predala (prometni podatki in vsebina), če jo delodajalec še hrani – 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki ureja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki.

Če ste imeli v mislih delodajalčev poštni predal (npr. tisti, ki je namenjen uradnemu  komuniciranju z javnostjo, strankami ali poslovnimi partnerji), je delavec upravičen do želenih podatkov o posameznem e-sporočilu le, če so izpolnjeni pogoji po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ).

2. Nekdanji delavec lahko hrani kopije dokumentov nekdanjega delodajalca, katerih podpisnik je delavec, vendar le, če dokumenti vsebujejo zgolj delavčeve osebne podatke in/ali nevarovane osebne podatke drugih oseb. To mnenje se nanaša le na vidik varstva osebnih podatkov in ne na morebitne druge omejitve in pravila v zvezi z ravnanjem s takimi dokumenti in njihovo hrambo.

O b r a z l o ž i t e v:

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki se, zaradi zelo široke definicije osebnega podatka v (1) točki člena 4 Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko načeloma razteza na kakršen koli dokument, zbirko in na vse v njej vsebovane informacije (tj. alfanumerične, slikovne, zvočne ipd. zapise ne glede na izvor, podlago, pravilnost, namen in obliko), glede katerih je podana objektivna in neposredna zveza s posameznikom. Prometni podatki v zvezi z delavčevo e-pošto spadajo med take podatke. Enako velja za vsebino sporočil. Vendar morajo biti za vsako seznanitev izpolnjeni vsi materialnopravni pogoji po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov, zlasti, da gre za osebne podatke v smislu definicije iz uredbe, da se ti podatki nanašajo na prosilca, da se zahtevani podatki nahajajo v zbirki osebnih podatkov v smislu definicije iz uredbe ali pa se vodijo avtomatizirano in da niso predpisane posebne omejitve pravice do seznanitve. V primeru molka (rok za odločitev je 1 mesec) ali zavrnitve delavčeve zahteve, ima ta pravico do pritožbe, za reševanje katere je pristojen IP. V zvezi z uveljavljanjem te pravice so na spletni strani IP dostopni tudi neobvezujoči obrazci.

Glede izvrševanja pravice do dostopa do informacij javnega značaja je na spletni strani IP dostopna pritožbena praksa, lahko pa se v času uradnih ur obrnete tudi na telefonsko dežurstvo pri IP.

Dolgoročna hramba upravljavčevih (delodajalčevih) osebnih podatkov pri zaposlenih doma ni dopustna, zlasti ne, če je že potekel zakoniti namen obdelave osebnih podatkov doma ali če so bili podatki že pridobljeni nezakonito. Možne so nekatere izjeme, npr. kratkoročna hramba za potrebe dela na domu ali pa hramba kopije lastnih osebnih podatkov ter kopije javnih osebnih podatkov, tj. podatkov, ki ne uživajo varstva osebnih podatkov, ker tako določa zakon (npr. ZDIJZ). 

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka