Rok hrambe karantenskih odločb

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, kako dolgo lahko oziroma morate kot delodajalec hraniti:

• kopije karantenskih odločb,
• izjave delavca o zagotavljanju varstva otroku, ki mu je bila odrejena karantena (višja sila),
• izjave delavca, da uveljavlja bolniški stalež do 3 dni brez obiska zdravnika.

Zanima pa vas še, ali z vodenjem seznama oseb s karantenskimi odločbami ali uveljavljanjem višje sile zaradi varstva otroka nastane posebna zbirka osebnih podatkov? Ali pa je to še vedno zbirka osebnih podatkov o delavcih in jo razširimo za navedene podatke?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Obveznost in roke hrambe podatkov s področja delovnih razmerij ureja Zakon o evidencah s področja dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV).

18. člen ZEPDSV določa, da delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

Skladno z navedenim se podatki, ki izhajajo iz kopije karantenske odločbe, izjave delavca glede uveljavljanja razlogov višje sile ter izjave glede bolniške odsotnosti vodijo v evidenci o izrabi delovnega časa.

19. člen ZEPDSV v prvem odstavku določa, da se evidenca o izrabi delovnega časa začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Drugi odstavek istega člena pa določa rok hrame dokumentov s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, in sicer se ti dokumenti hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Dokumenti se torej hranijo trajno, tretji odstavek 19. člena ZEPDSV pa še dodaja, da ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

V zvezi s hrambo kopij karantenskih odločb zgolj navajamo, da delodajalec v zvezi s karanteno potrebuje zgolj dokazilo, da je bila karantena odrejena ter s tem povezane nujne podatke (npr. začetek oziroma trajanje, pogojno tudi lokacija izvajanja in odreditve, razlogi odreditve in posebne omejitve), ki so potrebni za presojo pravic in obveznosti (npr. za presojo, ali je podana višja sila in ali so podani razlogi za odpoved delovnega razmerja v izjemnih primerih, za planiranje oziroma organiziranje dela, za obračun plače).

Glede vašega vprašanja, ali s seznamom oseb s karantenskimi odločbami oziroma oseb, ki uveljavljajo višjo silo, nastaja nova evidenca, pojasnjujemo, da ZEPDSV takšne posebne evidence ne predvideva. Običajno bi torej podatke vodili ločeno za posameznega delavca, ne pa kot seznam vseh oseb, ki jim je bila odrejena karantena ali ki uveljavljajo okoliščine višje sile. Če pa je to nujno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, na primer zaradi ugotavljanja razpoložljivega kadra in organizacije dela ipd., bi lahko takšno evidenco vodili na podlagi prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1). Slednji določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Tretji odstavek istega člena še nalaga, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Breme dokazovanja, da takšno evidenco potrebujete zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je na vas kot delodajalcu, torej upravljavcu osebnih podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov