Snemanje na delovnem mestu

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navedli ste, da ste imeli situacijo na delovnem mestu in bi bil potreben pregled videoposnetkov. Zanima vas, ali bi zaposleni morali podpisati kakšno izjavo, da dovolijo snemanje ter kolikšen je rok za hrambo videoposnetkov?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma vas napotujemo na Smernice IP o videonadzoru, ki so dostopne na:
https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_videonadzoru_web.pdf (glej predvsem videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore, str. 10-12 ter videonadzor delovnih prostorov, str. 13-18).

Kljub uveljavitvi Splošne uredbe veljajo določbe glede videonadzora, kot jih ureja ZVOP-1. Tako je npr. urejen videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore in videonadzor v samih delovnih prostorih. 75. člen ZVOP-1 določa, da lahko javni in zasebni sektor izvajata videonadzor dostopa v njihove uradne službene oziroma poslovne prostore, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih oziroma poslovnih prostorov ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. Odločitev sprejme pristojni funkcionar, predstojnik, direktor ali drugi pristojni oziroma pooblaščeni posameznik osebe javnega sektorja ali osebe zasebnega sektorja. V pisni odločitvi morajo biti obrazloženi razlogi za uvedbo videonadzora. O izvajanju videonadzora je potrebno pisno obvestiti vse zaposlene v osebi javnega ali zasebnega sektorja, ki opravljajo delo v nadzorovanem prostoru. Glede roka hrambe peti odstavek 75. člena izrecno določa, da se lahko videposnetki hranijo največ eno leto po nastanku, nato se zbrišejo, če zakon ne določa drugače. ZVOP-1 določa tudi način izvajanja videonadzora in sicer mora potekati tako, da se ne more izvajati niti snemanje notranjosti stanovanjskih stavb, ki nimajo vpliva na dostop do njihovih prostorov, niti snemanje vhodov v stanovanja. Izrecno je tudi določeno, kaj lahko vsebuje zbirka osebnih podatkov in sicer: posnetek posameznika (slika oziroma glas), datum in čas vstopa in izstopa iz prostora, lahko pa tudi osebno ime posnetega posameznika, naslov njegovega stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev, številko in podatke o vrsti njegovega osebnega dokumenta ter razlogu vstopa, če se navedeni osebni podatki zbirajo poleg ali s posnetkom videonadzornega sistema.

V samih delovnih prostorih se lahko videonadzor izvaja le v izjemnih primerih, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ter poslovne skrivnosti, tega namena pa ni možno doseči z milejšimi sredstvi (77. člen ZVOP-1). Navedeno pomeni, da se mora delodajalec prepričati, da cilja ne more doseči z milejšimi ukrepi (npr. nadzor s strani nadrejenih, izklop kamer med delovnim procesom, itd.) in se lahko uporablja zgolj v prostorih oz. delih prostorov, kjer je treba zaščititi navedene interese (npr. zaradi varnosti ljudi in premoženja). Poudariti je treba, da je prepovedano izvajati videonadzor v delovnih prostorih izven delovnega mesta, zlasti v garderobah, dvigalih in sanitarnih prostorih. Zaposleni morajo biti pred začetkom izvajanja videonadzora vnaprej pisno obveščeni o njegovem izvajanju, delodajalec pa se mora pred uvedbo videonadzora tudi posvetovati z reprezentativnim sindikatom. Poseben rok hrambe posnetega materiala ni predpisan, kar pomeni, da ga morate določiti sami, skladno z načelom omejitve hrambe iz (e) točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da so lahko osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo.

Posebno soglasje zaposlenih, v kolikor uvajate videonadzor na zgoraj navedenih pravnih podlagah ob upoštevanju pogojev uvedbe videonadzora, ni potrebno.

Upoštevati pa je treba tudi 74. člen ZVOP-1, ki predpisuje objavo obvestila o videonadzoru in preprečitev nepooblaščenega dostopa do videonadzornega sistema tretjim osebam.

Opozarjamo, da morate pri izvajanju videonadzora upoštevati tudi določila Splošne uredbe, npr. glede zavarovanja osebnih podatkov (24., 25. in 32. člen Splošne uredbe), vodenja evidenc dejavnosti obdelave (30. člen Splošne uredbe), obveščanja posameznikov (13. in 14. člen Splošne uredbe) in pogodbene obdelave osebnih podatkov (28. člen Splošne uredbe). Odgovore na podrobnejša vprašanja glede izvajanja videonadzora na delovnem mestu oz. glede spoštovanja navedenih določil Splošne uredbe, lahko najdete s pomočjo iskalnika mnenj na www.ip-rs.si/vop, z vpisom ključnih besed in izborom vsebinskega področja (npr. »video in avdio nadzor«), npr. mnenje št. 07121-1/2020/1116 z dne 22.6.2020.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo