Navajanje vsebine dokumenta na kuverti vročeni po ZUP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede navajanja točne vsebine dokumenta na kuverti, ki je posamezniku vročen po pravilih ZUP. Kot primer navajate. zapis v rubriki »Vsebina« kot je »Obvestilo o prekršku s pozivom za izjavo« ali pa »Sklep o neuvrstitvi v izbirni postopek«. Sprašujete, ali se take kuverte lahko pošiljajo, da so vsi udeleženci v verigi od pošiljatelja do prejemnika seznanjeni z dokumentom, ki je v kuverti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

* * *

Navedba osebnih podatkov na pisemski ovojnici predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov, za katero mora imeti upravljavec (npr. upravni organ) zakonito in ustrezno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. V kolikor določen organ vodi postopek, v katerem na primer sodelujete kot stranka postopka, lahko pravno podlago predstavlja točka c člena 6(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov, v skladu s katero se lahko osebni podatki obdelujejo za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Vsekakor pa je odvisno od primera do primera, katera pravna podlaga za obdelavo podatkov pride v konkretnem primeru v poštev, navedbe v vašem dopisu so pa bolj splošne narave, zato vam dokončnega odgovora ne moremo podati.

Glede vročanja v upravnem postopku velja pojasniti, da obstaja Pravilniku o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (v nadaljevanju Pravilnik), ki med drugim v 4. členu določa, da mora biti na ovojnici navedena tudi »VSEBINA«:

(2) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano besedilo »VROČILNICA«, pod navedbo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki posamezni navedbi prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je besedilo »PREJEMNIK VROČILNICE:«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov.

Namen polja »Vsebina« je omogočiti posamezniku, da preveri, ali se ovojnica/vročilnica ujema z dokumentom znotraj ovojnice. Tako se v navedeno polje v upravnih zadevah običajno vnese vrsta dokumenta, npr. sklep, opravilna številka in datum.

Vsekakor pa je pri vsaki obdelavi osebnih podatkov treba upoštevati načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov, kar pomeni, da morajo biti podatki na ovojnici ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Torej, v kolikor ni posebej predpisano, da pisemska ovojnica vsebuje še kakšne druge osebne podatke poleg tistih, ki so potrebni za namen pošiljanja, bi to lahko predstavljajo nesorazmerno obdelavo osebnih podatkov (tak primer je lahko npr. navedba vsebine pisemske pošiljke v primeru odpovedi delovnega razmerja). To pomeni, da je treba od primera do primera posebej presojati, ali je obdelava osebnih podatkov sorazmerna ali ne.

Dodati velja še, da 53. člen Zakona o poštnih storitvah (UL RS, št. 51/09 in 77/10, v nadaljevanju ZPSto-2) določa, da morajo izvajalci poštnih storitev varovati zaupnost poštnih pošiljk v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Pravne in fizične osebe, ki izvajajo poštne storitve, morajo varovati zaupnost poštnih pošiljk tudi po koncu dejavnosti, v okviru katere so jo bile dolžne varovati.

Skladno z navedenim IP meni, da bi bilo v določenih primerih z vidika načela sorazmernosti in s Pravilnikom še vedno skladno, če bi upravni organi na vročilnicah v rubriki »Vsebina« zapisali le vrsto dokumenta, ki se pošilja, npr. Odločba, Poziv, Sklep, Obvestilo, ne pa tudi to, za kakšno konkretno odločbo, sklep oz. poziv gre.

Obveščamo vas, da bo IP na upravne organe naslovil dopis ter jih pozval k sorazmerni obdelavi osebnih podatkov pri vročanju v upravnih postopkih.

S spoštovanjem,

Pripravila:

mag. Eva Kalan Logar,

vodja državnih nadzornikov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka