Dostop do e-pošte in računalnika nekdanjih zaposlenih

Na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) ste naslovili zaprosilo za mnenje glede dostopa do elektronske pošte in računalnika nekdanjega zaposlenega po prenehanju delovnega razmerja. Konkretno navajate, da ste po odhodu javnega uslužbenca prejeli njegovo zahtevo po prenosu službenih podatkov iz elektronskega naslova na zunanji nosilec. Sprašujete ali obstaja pravna podlaga za prenos omenjenih podatkov po prenehanju delovnega razmerja (tj. prenehanju pravne podlage za obstoj poštnega predala nekdanjega zaposlenega). V primeru, da mora delodajalec nekdanjemu zaposlenemu omogočiti prenos podatkov po prekinitvi delovnega razmerja vas zanima, ali lahko nekdanji delodajalec v luči zaščite podatkov službene narave prenos omenjenih podatkov zagotovi komisijsko in kako lahko komisija preverja, ali gre v primeru konkretne elektronske pošte za zasebno ali službeno korespondenco? V tej luči vas zanima predvsem, ali je mogoče korespondenco med delodajalcem in zaposlenim glede službenih zadev prek službenega elektronskega naslova smatrati kot sporočila in dokumente zasebne narave, do katerih je nekdanji zaposleni upravičen?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam skladno z 58. členom člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) v nadaljevanju posredujemo mnenje IP v zvezi z zastavljenimi vprašanji.

Posameznik ima v opisanem primeru glede na veljavno zakonodajo najmanj pravico vložiti zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, ki jo ureja 15. člen Splošne uredbe. Prav tako ima posameznik pravico zahtevati dostop do informacij javnega značaja v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja. Vsako takšno zahtevo je treba torej presojati posebej. Navedeni pravici pa ne pomenita, da bi imel posameznik avtomatično pravico prenosa celotne vsebine poštnega predlaga nekdanjega zaposlenega z zasebnimi in službenimi podatki ter dokumentacijo.

Z vidika zakonitosti hrambe podatkov nekdanjega zaposlenega in obdelave teh podatkov pa je v zvezi z vašim vprašanjem bistveno ločiti med deaktivacijo predala e-pošte in ravnanjem z vsebino predala elektronske pošte (torej nadaljnja hramba/obdelava oz. izbris prometnih in drugih podatkov ter vsebine).

Uvodoma pojasnjujemo, da se IP izven inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka ne more in ne sme dokončno opredeljevati do zakonitosti obdelav osebnih podatkov. Zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 48. člena in 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter  2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP poudarja, da mora imeti vsak delodajalec glede na veljavne predpise ustrezno urejeno hrambo poslovne oziroma druge uradne dokumentacije, zaposleni pa morajo v skladu s tem poskrbeti za ustrezno knjiženje dokumentov in vsebin v zvezi s posameznim delom, ki ga opravljajo. Posledično to pomeni, da bi načeloma v določenem roku po prenehanju zaposlitve moral delodajalec same poštne predale nekdanjih zaposlenih in njihovo vsebino zbrisati, zaposlenemu pa mora biti ob prekinitvi delovnega razmerja dana možnost prenosa oz. brisanja zasebnih vsebin na način, ki nudi tudi delodajalcu ustrezno možnost varovanja službene dokumentacije. Način, kako to delodajalec uredi in organizira ni posebej predpisan (npr. določitev komisije, načina prenosa in morebitne prisotnosti prič ob prenosu), zato tudi IP tega ne more vnaprej odrediti v okviru mnenja.

Posameznik pa ima ločeno od ureditve razmerja z delodajalcem v opisanem primeru v zvezi s pridobivanjem lastnih osebnih podatkov ali drugih podatkov po zaključku delovnega razmerja glede na veljavno zakonodajo različne možnosti, na primer pravico vložiti zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, ki jo ureja 15. člen Splošne uredbe. V tem primeru ima pravico pridobiti zgolj osebne podatke, ki se nanašajo nanj. Ta pravica je torej vezana na obstoj posameznikovih podatkov (ter seveda odsotnost morebitnih zakonskih omejitev pravice do seznanitve) in ne na vprašanje ali gre za podatke zasebne ali službene narave. Več o tej pravici je na voljo na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/ . Prav tako ima posameznik pravico zahtevati dostop do informacij javnega značaja v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja. V tem primeru ima zgolj pravico pridobiti tiste podatke, ki predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja. Poleg tega pa ima posameznik v primeru teka morebitnih sodnih postopkov pravice, kot jih določajo področni predpisi, ki urejajo posamezne postopke.

V konkretnem primeru je torej bistveno, katere podatke zahteva posameznik od vas in na kateri pravni podlagi, IP pa na splošno ne more vnaprej v okviru mnenja podati konkretne presoje, do katerih konkretnih podatkov je posameznik upravičen. O tem lahko IP namreč presoja zgolj npr. v okviru morebitnih pritožbenih postopkov. Nobena od navedenih pravic pa ne pomeni, da bi imel posameznik pravico od nekdanjega delodajalca avtomatično zahtevati in neomejeno pridobiti celotno vsebino svojega službenega elektronskega predlaga.

Z vidika zakonitosti hrambe podatkov nekdanjega zaposlenega in obdelave teh podatkov pa je v zvezi z vašim vprašanjem bistveno ločiti med deaktivacijo predala e-pošte (to pomeni, da določen naslov e-pošte ne prejema več sporočil, pošiljatelji pa lahko prejmejo avtomatičen odgovor z generičnim obvestilom o ukinitvi določenega elektronskega naslova in morebitnem novem kontaktnem elektronskem naslovu) in ravnanjem z vsebino predala elektronske pošte (torej nadaljnja hramba oz. obdelava že prejetih in poslanih elektronskih sporočil).V zvezi s tem je najbolje, če delodajalci vnaprej v ustreznih aktih opredelijo tudi postopek ravnanja z e-pošto in njeno vsebino (ureditev deaktivacije predala, ločitev zasebne in službene pošte, izbris oz. nadaljnja hramba vsebine ipd.) ter možnosti posameznika ob prenehanju zaposlitve (zlasti postopek izločitve zasebnih vsebin in morebiten postopek dostopanja do e-pošte v nujnih primerih).

Ob prekinitvi delovnega razmerja je torej najprej bistveno, ali je imel zaposleni možnost pred odhodom pobrisati ali skopirati si sporočila zasebne narave? Če je temu bilo tako, potem avtomatične pravice do celotne preostale vsebine poštnega predala, kjer naj bi ostala samo še službena sporočila, ni. Če pa delodajalec posamezniku tega ni omogočil, potem se mora z delavcem dogovoriti, kakšne so možnosti, da se to uredi in na kakšen način, ki bo zagotavljal tako spoštovanje pravic nekdanjega zaposlenega, varovanje interesov delodajalca glede ravnanja s poslovno in drugo službeno dokumentacijo ter nenazadnje tudi pravico do tajnosti dopisovanja. IP samega načina ravnanja v primeru zaključka delovnega razmerja, ne more in niti ni pristojen predpisati.

Vsekakor pa ima nekdanji zaposleni vedno možnost uveljavljati zgoraj omenjene pravice, saj zgolj dejstvo, da gre za službene zadeve ne pomeni nujno, da se v zvezi s tem ne hranijo tudi osebni podatki posameznika npr. prometni podatki v zvezi z njegovo službeno elektronsko pošto. Osebni podatki posameznika se namreč v določeni meri najverjetneje nahajajo v poštnem predalu, če ta ni bil v celoti zbrisan, tudi v primeru, da je imel posameznik možnost izbrisati sporočila zasebne narave. Tudi sam elektronski naslov zaposlenega npr. ime.priimek@podjetje.si je namreč osebni podatek. Prav zato IP priporoča, da se vnaprej uredi postopanje delodajalca v internih aktih, vključno z opredelitvijo roka hrambe. Ne glede na to pa odsotnost take ureditve ne pomeni, da posameznik nima zgoraj omenjenih pravic, saj te izhajajo že iz zakona oz. Splošne uredbe. Delodajalec pa je po izteku rokov hrambe (četudi ti morda niso določeni z internimi akti) dolžan izbrisati osebne podatke, za katere je ta rok potekel in za nadaljnjo hrambo ni več druge pravne podlage (npr. ZVDAGA ali drug zakon).

IP ob tem izpostavlja, da ni pristojen presojati o morebitnih drugih delovnopravnih vidikih ureditve razmerja med zaposlenim in nekdanjim delodajalcem niti ni pristojen presojati o vprašanjih varstva tajnosti dopisovanja z vidika 37. člena Ustave (torej tajnosti vsebine morebitnih zasebnih sporočil), za katero je predvideno sodno varstvo.

S spoštovanjem,

Pripravila:

Alenka Jerše, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka