Kako odločiti o zahtevi?
+ -Vsak organ mora imeti določeno vsaj eno uradno osebo, pristojno za posredovanje informacij javnega značaja. Ta oseba odloča o zahtevi, kar pomeni, da prosilcu v predpisanem roku posreduje zahtevane informacije javnega značaja v obliki, ki jo je izbral prosilec, ali pa zahtevo zavrne z odločbo. Če je zahteva nepopolna, uradna oseba prosilca pozove na dopolnitev zahteve, pri čemer je dolžna prosilcu nuditi pomoč. Če prosilec zahteve ne dopolni, uradna oseba zahtevo zavrže s sklepom.
Zahtevana informacija je že javno objavljena
Če je zahtevana informacija enostavno javno dostopna, organ zadosti zakonskim zahtevam, če prosilcu posreduje napotilo, kje se informacija nahaja. (5. odstavek 6. člena ZDIJZ).
Zahtevana informacija obstaja in ne vsebuje izjem od prostega dostopa
Če organ zahtevi za dostop ugodi, ne izda posebne odločbe, temveč o tem napravi uradni zaznamek (1. odstavek 22. člena ZDIJZ).
Z zahtevano informacijo razpolaga drug organ
Če organ ugotovi, da informacija obstaja, vendar je sam nima v posesti, mora najpozneje v roku treh delovnih dni od dneva prejema zahteve zadevo odstopiti organu, ki je glede na vsebino zahteve pristojen za njeno reševanje in o tem obvestiti prosilca (če npr. občina dobi zahtevo za dostop do informacije, ki izhaja iz delovnega področja upravne enote, in občina ve, da mora slednja s takšno informacijo razpolagati).
Zahtevana informacija ne obstaja
Če organ ugotovi, da zahtevana informacija sploh ne obstaja, mora z odločbo zahtevo prosilca zavrniti (22. člen ZDIJZ). V tem primeru ni izpolnjen kriterij materializirane oblike, kar pomeni, da se informacija ne nahaja v materializirani obliki, zato dostop do nje ni možen. Če prosilec meni, da z zahtevano informacijo v materializirani obliki razpolaga katerikoli drug organ, lahko isto zahtevo ponovno vloži pri drugem organu.
Zahtevana informacija vsebuje izjeme od prostega dostopa
Če zahtevana informacija vsebuje podatke, ki so v ZDIJZ taksativno navedeni kot izjeme od načela prostega dostopa do informacij javnega značaja, organ dostop do teh podatkov zavrne z odločbo (22. člen ZDIJZ).
Kako napisati odločbo?
V primeru zavrnitve zahteve zaradi neobstoja dokumenta ali obstoja izjem od prostega dostopa gre za vsebinsko odločanje, zato je treba izdati odločbo. Organ izda sklep, če odloča o procesnih vprašanjih postopka (npr. v primeru, če prosilec ne dopolni nepopolne zahteve) ter v primeru, ko prosilcu zaračuna stroške za posredovanje informacij javnega značaja. Odločba mora vsebovati vse sestavine, ki jih določa 210. člen (in dalje) Zakona o splošnem upravnem postopku (uvod, naziv, izrek, obrazložitev, pouk o pravnem sredstvu, podpis uradne osebe in žig organa).
Osrednji del odločbe je obrazložitev, v kateri morajo organi, ki se sklicujejo na obstoj izjem od prostega dostopa, to tudi dokazati. Sama navedba izjeme ne zadostuje, saj niti prosilec niti Informacijski pooblaščenec ne moreta preveriti, ali je organ zahtevo utemeljeno zavrnil. Ko organ odloča o izjemah od prostega dostopa, se mora zavedati, da gre res za izjeme in da se te lahko uporabijo samo takrat, ko bi bila z razkritjem zahtevanih informacij poseženo v katero izmed pravno zavarovanih pravic (npr. varovani osebni podatki, poslovna skrivnost, …). Poleg tega organ ne sme prezreti določb 2. in 3. odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določajo t.i. "izjeme od izjem":
a. 2. odstavek 6. člena ZDIJZ govori o tem, da se ne glede na morebitni obstoj izjem od prostega dostopa, le-ta dovoli v primeru prevladujočega javnega interesa (razen v eksplicitno navedenih primerih). Informacijski pooblaščenec je skupaj z ministrstvom pristojnim za upravo, pripravil smernice Kako in kdaj uporabljati test javnega interesa, na svoji spletni strani pa je opisal osnovne informacije v zvezi z javnim interesom. Obe povezavi sta lahko organom v pomoč pri odločanju o morebitnem prevladujočem javnem interesu.
b. 3. odstavek 6. člena ZDIJZ določa, da se ne glede na morebitni obstoj izjem od prostega dostopa, dostop do informacije dovoli, kadar gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca (razen izjem) oziroma za nekatere okoljske informacije.
Če organ v zahtevanem dokumentu odkrije podatke, ki so ena od izjem od prostega dostopa, to ni razlog, da zavrne dostop do celotnega dokumenta. Če je možno takšne dele dokumenta prekriti tako, da ta še vedno ostane vsebinsko smiseln, organ ne sme zavrniti dostopa, pač pa mora, v skladu z 19. členom Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja, takšen del prekriti in prosilcu omogočiti dostop do preostanka dokumenta (t.i. delni dostop).
Organ mora ves čas med postopkom po uradni dolžnosti skrbeti za to, da so v postopku udeleženi vsi, na katerih pravice ali pravne koristi bi lahko vplivala odločba (44. člen ZUP). V postopku po ZDIJZ to pomeni, da mora, preden odloči o zahtevi, v postopek kot stranske udeležence pozvati vse, na katere pravice ali pravne koristi bi lahko vplivala njegova odločitev o zahtevi (to pa ne velja, če so obravnavani podatki javni že po zakonu – npr. podatki, povezani z delom javnega uslužbenca ali z opravljanjem javne funkcije)
Organ si pri pisanju odločbe lahko pomaga z odločbami Informacijskega pooblaščenca, ki jih poišče s pomočjo iskalnika po odločbah. Iskalnik omogoča iskanje po različnih vsebinskih področjih in po ključnih besedah.
Če je odločba tako pomanjkljiva, da je ni mogoče preizkusiti, ali kadar organ v postopek ni vključil vseh oseb, ki bi jih moral, Informacijski pooblaščenec v okviru pritožbenega postopka izpodbijano odločbo odpravi in organu zadevo vrne v ponovno odločanje.
Pri odločanju o pravici do ponovne uporabe informacij javnega značaja veljajo nekatere posebnosti, ki si jih lahko preberete na podstrani, namenjeni ponovni uporabi.