Kaj so informacije javnega značaja?

Informacije javnega značaja so tiste, ki izvirajo iz delovnih področij organov. Torej vse informacije, ki nastajajo pri poslovanju organa (dokumenti, zadeve, dosjeji, registri, evidence ali dokumentarna gradiva), in so jih organi sestavili sami, v sodelovanju z drugimi organi ali so jih dobili od drugih oseb.

Informacija javnega značaja torej obstaja takrat, kadar so hkrati izpolnjeni 3 kriteriji:

1. informacija izvira iz delovnega področja organa;
2. organ z informacijo razpolaga;
3. informacija se nahaja v materializirani obliki.

1.    Informacija iz delovnega področja organa

Informacija mora biti povezana z delovnim področjem organa. Zasebna elektronska pošta, ki jo pošlje uradnik s svojega službenega elektronskega naslova, tako ne more biti informacija javnega značaja, če ta ni povezana z delom uradnika. Prav tako ne morejo biti informacije javnega značaja vsakodnevne reklame, ki jih organ prejme v urad, pomotoma poslane informacije, osebni rokovniki in koledarji, razglednice, telefonska sporočila in druge oblike dokumentov, če ti ne služijo uradnemu namenu organa. Informacija javnega značaja se lahko nanaša na kakršnokoli vsebino na vseh področjih delovanja organa, ki so povezane z njegovimi aktivnostmi ali odločitvami, ki spadajo v njegov delokrog.

2.    Organ z informacijo razpolaga

Pojem »razpolagati z informacijo« je treba v smislu namena zakona razlagati široko. Gre za vsakršno posedovanje, hranjenje, registriranje, evidentiranje, reproduciranje, izdelovanje, proizvajanje ali predelovanje informacije s strani organa, za njega ali pri njem. ZDIJZ  organom ne nalaga obveznosti, da za prosilca ustvarijo ali pridobijo dokumente, s katerimi v času odločanja o njegovi zahtevi ne razpolagajo. Prav tako jim ni treba pridobiti dokumenta, ki ga nimajo (več) v svoji posesti. Organu informacij za prosilca tudi ni treba obdelovati, povezovati ali analizirati, mora pa na primer informacije priklicati iz elektronskih baz podatkov in jih natisniti ali obratno – dokument iz fizične oblike pretvoriti v elektronsko (če je prosilec zahteval informacijo v elektronski obliki in organ razpolaga s tehničnimi sredstvi za takšno pretvorbo).

3.    Kriterij materializirane oblike

Tako imenovani kriterij materializirane oblike pomeni, da se mora informacija nahajati v fizični obliki, kamor štejemo tudi elektronsko obliko. Bistveno je, da je informacija zapisana na nek fizični medij, ki omogoča njen ponoven priklic. Če so včasih prevladovali dokumenti v papirnati obliki, se trend vedno bolj preusmerja k podatkom na elektronskih medijih. Zakon materializirane oblike našteva le primeroma, v skladu z namenom ZDIJZ pa je treba ta kriterij tolmačiti čim bolj široko.

V postopku dostopa do informacij javnega značaja velja načelo prostega dostopa (5. člen ZDIJZ), kljub temu pa organ zavrne dostop do podatkov, ki so v ZDIJZ taksativno navedeni kot izjeme od načela prostega dostopa. V takšnem primeru organ prekrije podatke, ki so opredeljeni kot izjema, in prosilcu omogoči dostop do preostalega dela informacije javnega značaja (t.i. delni dostop, 7. člen ZDIJZ).