Objava OP v knjigi krajevne skupnosti

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da krajevna skupnost oziroma vas (pripravljalni odbor) želi v knjigo zapisati stoletno tradicijo Gančkega majoša, da bodo njihovi zanamci imeli vpogled v generacije, ki so to tradicijo negovale pred njimi. V knjigi bi želeli objaviti imena vseh dosedanjih generacij, s čimer bi lahko ti svojim znancem pokazali, da so tudi sami postavljali ta ponos vasi. Šega te vasi je vpisana tudi v nesnovno kulturno dediščino.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem že uvodoma pojasnjujemo, da gre v opisanem primeru vsekakor v veliki meri za vprašanje usklajevanja več ustavnih pravic in razmerja med širšo pravico do zasebnosti ter pravico do svobode izražanja in umetniškega ustvarjanja, za tolmačenje katerih IP ni pristojen, saj je to v pristojnosti sodišč. Zato se IP omejuje le na problematiko varstva osebnih podatkov.

IP poudarja še, da je primarna odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov (za obdelavo osebnih podatkov na ustrezni pravni podlagi oz. za zagotovitev ustrezne pravne podlage) na upravljavcu samemu. IP pa lahko zgolj v okviru inšpekcijskega postopka ali drugega upravnega postopka presoja o tem, ali so konkretne obdelave za vsak posamezen osebni podatek v zbirki zakonite ali ne. Zato presoje o zakonitosti konkretnih objav, skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in drugimi predpisi IP v mnenju ne more podati. Prav tako v zaprosilu za mnenje ne navajate od kod ste oziroma nameravate pridobiti osebne podatke (imena in priimke), ali ste jih pridobili neposredno od posameznikov, na katere se nanašajo, iz javnih virov ali morda iz drugih zbirk osebnih podatkov. Ne navajate tudi, ali gre za žive ali za že pokojne osebe. Iz navedenih razlogov vam IP daje nekaj splošnih pojasnil v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov na podlagi prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
4. obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Glede na podatke, s katerimi razpolagamo, in glede na navedeno bi bilo možnih več pravnih podlag.  Ena izmed njih bi za objavo imena posameznika v vaši knjigi lahko bila njegova osebna privolitev (točka a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Več o privolitvi (pogoje za njeno veljavnost) si lahko preberete na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/

Glede obdelave osebnih podatkov umrlih oseb IP pojasnjuje, da je sicer pri svojem delu že obravnaval takšne primere. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite na internetni strani IP (www.ip-rs.si). Priporočamo vam, da si s pomočjo iskalnika po mnenjih in odločbah poiščite mnenje, št. 0712-1/2016/1378 z dne 29. 6. 2016 in mnenje, št. 0712-1/2014/2708 z dne 11. 8. 2014 in 0712-72/2007/2 z dne 30.1.2007. Ob tem IP dodatno pojasnjuje, da Splošna Uredba v uvodni določbi 27 izrecno določa, da se ta uredba ne uporablja za osebne podatke umrlih oseb. Države članice lahko določijo pravila za obdelavo osebnih podatkov umrlih oseb, zato do sprejema novega ZVOP-2 vprašanja v zvezi s tem ostajajo urejena kot doslej (kot pred začetkom uporabe Splošne uredbe, torej z ZVOP-1). V tretjem odstavku 23. člena ZVOP-1 je izrecno določeno, da če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov podatke iz prejšnjega odstavka (podatke o umrlem posamezniku) posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Četrti odstavek istega člena pa nadalje določa, da če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega odstavka, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače. Uporaba osebnih podatkov za potrebe zgodovinske knjige bi zato lahko pomenila uporabo za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene v smislu tretjega odstavka 23. člena ZVOP-1, zato je objava osebnih podatkov umrlih posameznikov v knjigi nedopustna le, če niti umrli posameznik, niti njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda niso pisno prepovedali posredovanja teh osebnih podatkov.

Če so osebni podatki za namen pisanja zgodovinske knjige pridobljeni iz javnih virov, ki zasledujejo enak namen oziroma namen združljiv z namenom objave v vaši knjigi, bi to lahko bilo dopustno. IP ob tem opozarja, da ni vsak »javno objavljen« osebni podatek »javen«, ampak je pomemben predvsem namen takšne objave. Obdelava (objava) podatkov, ki so javni, zato ne more pomeniti posega v zasebnost in ne pomenijo (več) varovanih osebnih podatkov. Nasprotno pa to ne velja za vsak (že) objavljen podatek.

Ob vsem navedenem pa ne gre spregledati, da je treba pri vsaki obdelavi osebnih podatkov upoštevati tudi načelo sorazmernosti, ki ga določa 3. člen ZVOP-1 oziroma pomensko enako načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe. V konkretnem primeru je treba za vsak posamezen osebni podatke presoditi, ali je res nujen podatek za dosego namena, ki ga z izdajo zgodovinske knjige ob obletnici zasledujete.

V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka