Zbiranje podatkov in soglasji po telefonu

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 10. 1. 2019 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je možno zbiranje podatkov za namen raziskave ter soglasja za sodelovanje po telefonu in kako naj bo evidentirana privolitev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zbiranje podatkov in pridobivanje privolitev za obdelavo osebnih podatkov za raziskovalni namen je možno tudi na podlagi telefonske (ustne) privolitve, vendar je tak način lahko težaven za dokazovanje obstoja in vsebine privolitve v primeru spora.

Zakonodaja ne ponuja praktičnih usmeritev o načinu dokumentiranja privolitev po telefonu, ena od možnosti pa je pisno dokumentiranje vsebine pogovora v zvezi s privolitvijo in spremljajočih okoliščin pogovora (čas, telefonska številka, osnovni identifikacijski podatki udeležencev pogovora ipd.).

O b r a z l o ž i t e v:

Prvi odstavek člena 7 Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da kadar obdelava temelji na privolitvi, mora biti upravljavec zmožen dokazati, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov.

Recital 32 Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da bi privolitev morala biti dana z jasnim pritrdilnim dejanjem, ki pomeni, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prostovoljno, specifično, ozaveščeno in nedvoumno izrazil soglasje k obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, kot je s pisno, tudi z elektronskimi sredstvi, ali ustno izjavo.

Ker je dokazovanje obstoja in vsebine ustne privolitve lahko za upravljavca težavno, je načeloma ne priporočamo. Če pa se privolitev pridobi na tak način, je treba na primeren način dokumentirati obstoj in vsebino dane privolitve. Ena od možnosti je izdelava enostranskega »uradnega« zaznamka, vendar ne moremo vnaprej potrditi, da je tak način ustrezen ravno v vašem primeru. Primer rešitve je lahko tudi pridobitev odziva oz. potrditve privolitve po SMS.

Dodatno še pojasnjujemo, da morajo biti udeležene osebe v vsakem primeru ustrezno obveščene o vseh vidikih obdelave osebnih podatkov po členu 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Poleg tega je treba upoštevati pogoje, ki jih za privolitev zahteva (11) točka člena 4 in člen 7 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Do vprašanja ustnega soglasja za sodelovanje v sami raziskavi se nismo pristojni opredeliti.

Prijazen pozdrav,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka