Dostop do glasovnic etažnih lastnikov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z zbiranjem podpisov na podlagi 35. člena SZ-1. Navajate, da ste od upravnika vašega stanovanjskega bloka prejeli v glasovanje predlog sklepov. Pri tem, kot navajate, sklepi niso niti vsebovali datuma niti niso bili vsi opremljeni s prostorom, kjer bi lahko navedli podatke etažnega lastnika, kar bi omogočilo potrditev veljavnosti prejetega sklepa. Ko ste pri upravniku zahtevali vpogled, je od vas zahteval, da podpišete izjavo o varstvu osebnih podatkov, s katero se zavezujete, da podatkov prejetih na vpogled ne boste prepisovali, fotografirali ali fotokopirali. Zanima vas, ali je to dopustno?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru svojih pristojnosti deluje na področju varstva osebnih podatkov in dostopa do informacij javnega značaja. IP tako ni pristojen za nadzor nad izvajanjem predpisov iz stanovanjskega področja, kolikor se to ne nanaša na vprašanje varstva osebnih podatkov. Za nadzor nad izvajanjem predpisov iz stanovanjskega področja je pristojna Gradbena, geodetska in stanovanjska inšpekcija (gp.irsop@gov.si). Glede vprašanj ali je upravnik v konkretnem primeru pri zbiranju podpisov postopal v skladu s 35. členom SZ-1 Stanovanjskega zakonika (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.;  v nadaljevanju SZ-1)  in ali tako zbrani podpisi zagotavljajo zakonito podlago za uveljavljanje sklepov, torej ni v pristojnosti IP.

Na vprašanje, ali so se etažni lastniki upravičeni seznaniti z glasovnicami drugih etažnih lastnikov, je IP odgovoril v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb (v nadaljevanju Smernice). Smernice v 3. točki na 13. strani navajajo, da »je v skladu s 25. členom SZ-1 za posle v zvezi z rednim upravljanjem večstanovanjske stavbe potrebno soglasje solastnikov, ki imajo več kot polovico solastniških deležev. Za posle rednega upravljanja se štejejo zlasti posli obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, določitev ter razrešitev upravnika in nadzornega odbora ter oddajanje skupnih delov v najem. V 34. členu SZ-1 je določeno, da lahko o poslih upravljanja večstanovanjske stavbe etažni lastniki odločajo s podpisovanjem listine, na kateri je zapisan predlog sklepov, ali na zboru lastnikov. 35. člen SZ-1 pa nadalje določa, da se pisno glasuje tako, da se podpiše listina, na kateri se odloča za ali proti predlaganemu sklepu. Na listini mora biti naveden predlog sklepov, obrazložitev sklepov, ime lastnika in datum podpisa listine ter navedena večina, potrebna za njihov sprejem. Če s pisnim glasovanjem odločitev ni bila sprejeta, ker ni glasovalo zadostno število etažnih lastnikov, lahko upravnik skliče zbor lastnikov. IP meni, da lahko upravnik vsem lastnikom posreduje rezultate o glasovanju, saj prevlada legitimni interes etažnih lastnikov, da preverijo, kakšna je bila odločitev zbora lastnikov,  kar zato enako  velja  tudi  glede  podatkov  o  tem, kateri izmed etažnih lastnikov so umaknili svoje podpise iz seznama.«

Glede na zgoraj navedeno stališče iz smernic izhaja, da so se etažni lastniki upravičeni seznaniti z glasovnicami drugih etažnih lastnikov (torej s podatkom, kako so drugi etažni lastniki glasovali). Na kakšen način so se upravičeni seznaniti (z vpogledom, s pridobitvijo kopije ali elektronske kopije) pa zadeva vprašanje varnosti (zavarovanja) osebnih podatkov. V skladu s Splošno uredbo je upravljavec dolžan sprejeti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, ki bodo zagotavljali varno obdelavo osebnih podatkov in tako preprečevali tveganje pred neupravičenim dostopom, razkritjem ipd. Način zavarovanja zbirk osebnih podatkov je stvar presoje upravljavca glede na konkretne okoliščine obdelave, zato IP izven konkretnega inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka (kjer bi preučil vse okoliščine primera), ne more komentirati, ali je bilo opisano zavarovanje v vašem primeru ustrezno in potrebno. IP lahko na splošno pojasni, da glede na dosedanja mnenja (npr. mnenje št. 07121-1/2020/545), pridobivanje fotokopij načeloma ni prepovedano, če je skladno z zgoraj navedenimi nameni in za to obstaja pravna podlaga. So pa etažni lastniki vedno dolžni ustrezno varovati tako pridobljene podatke in jih ne smejo posredovati naprej ali obdelovati za druge namene. Zato, kadar je mogoče namen doseči s samim vpogledom v dokument, je to z vidika zmanjševanja tveganj pred zlorabami lahko tudi ustrezno. Presojati je torej treba glede na konkretne namene in tveganja za obdelavo osebnih podatkov.

Iz vaših navedb izhaja tudi, da glasovnice, ki ste jih pregledali, niso urejene in zato ni jasno razvidno, kateri etažni lastniki so glasovali in kako so glasovali. V zvezi s tem velja še pojasniti, da je treba skladno s Splošno uredbo med drugim skrbeti tudi za točnost in ažurnost zbirk osebnih podatkov (člen 5(1)(d) Splošne uredbe). IP pa v okviru mnenja ne more presojati, ali v konkretnem primeru upravljavec spoštuje načelo točnosti, saj lahko to preveri le v konkretnem inšpekcijskem postopku ali drugem ustreznem upravnem postopku.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec pooblaščenca za preventivo

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka