Način posredovanja listin o glasovanju etažnemu lastniku

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas sprašujete, ali je dovolj, da etažnemu lastniku omogočite vpogled v listino o glasovanju skupaj s podpisi na vašem naslovu ali pa mu morate ugoditi v njegovi prošnji in mu posredovati skenirano listino. O izidu glasovanja (številčnem) ste etažnega lastnika sicer že obvestili in menite, da ste s tem zadostili svoje obveznosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Kot že sami navajate, je IP sprejel in objavil Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb (v nadaljevanju Smernice), ki so dostopne prek povezave https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf. Smernice pa vsebujejo natančen odgovor na vaše vprašanje, tudi na vašo izraženo skrb, da se vam zdi sporno, da bi posameznemu etažnemu lastniku posredovali dokumente, iz katerih je razvidno odločanje posameznih etažnih latnikov ter njihovi lastnoročni podpisi, saj po vašem mnenju za tovrstno zbiranje ni bilo podane privolitve tistih, ki so listine podpisali, niti ni izkazanega posebnega pravnega interesa.

Smernice namreč v 3. točki na 13. strani navajajo, da je v  skladu  s 25. členom Stanovanjskega zakonika (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.;  v nadaljevanju SZ-1) za posle v zvezi z rednim upravljanjem večstanovanjske stavbe potrebno soglasje solastnikov, ki imajo več kot polovico solastniških deležev. Za posle rednega upravljanja se štejejo zlasti posli obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, določitev ter razrešitev upravnika in nadzornega odbora ter oddajanje skupnih delov v najem. V 34. členu SZ-1 je določeno, da lahko o poslih upravljanja večstanovanjske stavbe etažni lastniki odločajo s podpisovanjem listine, na kateri je zapisan predlog sklepov, ali na zboru lastnikov. 35. člen SZ-1 pa nadalje določa, da se pisno glasuje tako, da se podpiše listina, na kateri se odloča za ali proti predlaganemu sklepu. Na listini mora biti naveden predlog sklepov, obrazložitev sklepov, ime lastnika in datum podpisa listine ter navedena večina, potrebna za njihov sprejem. Če s pisnim glasovanjem odločitev ni bila sprejeta, ker ni glasovalo zadostno število etažnih lastnikov, lahko upravnik skliče zbor lastnikov. IP meni, da lahko upravnik vsem lastnikom posreduje rezultate o glasovanju, saj prevlada legitimni interes etažnih lastnikov, da preverijo, kakšna je bila odločitev zbora lastnikov,  kar zato enako  velja  tudi  glede  podatkov  o  tem, kateri izmed etažnih lastnikov so umaknili svoje podpise iz seznama.

Iz navedenega sledi, da imajo etažni lastniki pravico pridobiti celotno listino o glasovanju, skupaj s podpisi (in kasneje morebitno umaknjenimi podpisi) etažnih lastnikov. Načina posredovanja SZ-1 ne določa, vendar lahko pri tem izhajamo iz zapisa v Smernicah, ki se sicer nanaša na posredovanje listine prisotnosti na zboru etažnih lastnikov (točka 9. na 15. strani Smernic). Zapisano je, da lahko upravnik zapisnik (oz. listino o glasovanju) z osebnimi podatki objavi na oglasni deski, ki ni dostopna tretjim osebam, ki vstopajo v večstanovanjsko zgradbo  (npr.  na  oglasni  deski  v  prostorih,  kjer  se  odvijajo  zbori  lastnikov,  ali  drugih skupnih prostorih, do katerih imajo dostop samo etažni lastniki), etažnim lastnikom pa lahko zapisnik (oz. listino o glasovanju) pošlje tudi na način, da ga v zaprti pisemski ovojnici vloži v njihove hišne predalčnike ali pa jim ga posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov (razen če je za razkritje pridobil njihovo vnaprejšnjo privolitev), kar pomeni, da bo e-naslove vnesel v skrito kopijo (v rubriko »Skp:« ali »Bcc:« in ne »Za:« oziroma «To:«). Če je obveščanje etažnih lastnikov določeno v pogodbi o medsebojnih razmerjih, upravnik upošteva način, določen v pogodbi. Etažni lastniki morajo namreč skladno z določbo 32. člena SZ-1 z upravnikom večstanovanjske stavbe glede vprašanj upravljanja večstanovanjske stavbe skleniti pogodbo o medsebojnih razmerjih, s katero uredijo način upravljanja in rabo večstanovanjske stavbe, pri čemer peta alineja 33. člena SZ-1 določa, da mora pogodba o medsebojnih razmerjih vsebovati poleg sestavin, ki jih mora imeti po SPZ, zlasti način obveščanja etažnih lastnikov o zadevah upravljanja.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc

Svetovalka pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov