Vse več prekrškov zaradi nezakonitih vpogledov v e-pošto delavcev
+ -Informacijski pooblaščenec v zadnjem obdobju rešuje vse več prijav, ki se nanašajo na nezakonito obdelavo osebnih podatkov ob ravnanju s predali elektronske pošte zaposlenih. Zato delodajalce - upravljavce osebnih podatkov ponovno opozarja, da pri preusmerjanju in prebiranju e-pošte veljajo stroge zakonske določbe.
Pooblaščenec opozarja, da delodajalci pogosto kršijo zakon s tem, ko po zaključku delovnega razmerja službeno e-pošto (velikokrat že bivšega) zaposlenega preusmerijo na svoj e-naslov ali na drug naslov v podjetju. S tem kršijo 1. odst. 8. člena ZVOP-1, saj to naredijo ne da bi za takšno ravnanje imeli podlago v zakonu. Pooblaščenec bo za takšna ravnanja tudi v bodoče izrekal globe. Te so visoke, saj znašajo 4.170 evrov za pravno osebo in 830 evrov za storilca oz. odgovorno osebo pravne osebe, in sicer za vsakega oškodovanca posebej (torej tudi za vpogled v osebne podatke pošiljateljev ali naslovnikov).
Še hujšo kršitev pa storijo z vpogledom oziroma prebiranjem prejete e-pošte delavca brez njegove vednosti in soglasja, ne glede na to, da gre za služben ali zaseben predal e-pošte. Takšen poseg ne pomeni le hude kršitve ZVOP-1, pač pa je tudi temelj za kazensko in odškodninsko odgovornost (kršitev tajnosti občil). Upoštevati je namreč treba, da lahko (tudi v sicer službeni predal e-pošte) zaposleni prejemajo sporočila svojih prijateljev, odvetnikov, zdravnikov in druga sporočila zelo zasebne in občutljive narave, za katero bi bilo nedopustno, da se z njo seznanijo tretje osebe.
Delavčevo službeno e-pošto sme delodajalec obdelovati le izjemoma - npr. če mu tako nalaga zakon ali posebne izredne okoliščine. Sicer pa delodajalec nima pravice obdelovati njegove e-pošte, saj s tem stori prekršek in tudi kaznivo dejanje Kršitev tajnosti občil po 139. členu KZ-1. Zato Pooblaščenec delodajalcem in delavcem svetuje, da vprašanje prebiranja in »čiščenja« službene e-pošte po zaključku delovnega razmerja opravita sporazumno. V nasprotnem primeru namreč obe strani tvegata – na eni strani gre za poseg v delavčevo zasebnost, na drugi strani pa za njegovo odgovornost, če delodajalcu ne preda vseh službenih podatkov.
Po zaključku delovnega razmerja, mora delodajalec e-naslov delavca nemudoma blokirati in ga narediti nedostopnega, lahko pa (kar je tudi priporočljiva in pogosta rešitev v praksi) v nastavitvah e-predala uredi samodejni odzivnik, ki pošiljatelja e-pošte obvesti, da delavec ni več zaposlen pri delodajalcu (zgolj za določen čas, npr. 3-6 mesecev) ali da e-naslov ne obstaja več in da naj pošiljatelj pošlje e-pošto na drug naslov (po navadi je to splošni e-naslov delodajalca). V nobenem primeru pa delodajalec po blokadi e-naslova ne sme več obdelovati osebnih podatkov (zdaj že bivšega) delavca (npr. preusmeriti e-pošte na svoj naslov ali naslov sodelavca), sicer se mu lahko izreče zgoraj omenjene globa – in to za vsakega oškodovanca posebej (oškodovanci so namreč tudi pošiljatelji in naslovniki).
V izjemnih primerih (npr. smrt delavca) sicer delodajalec lahko vpogleda v e-pošto, vendar mora pri tem upoštevati načelo sorazmernosti (3. členu ZVOP-1). To pomeni, da lahko odpira samo tisto e-pošto, iz katere je ža ne prvi pogled (npr. iz »Zadeve«) možno razbrati, da gre za službeno e-pošto. Zaradi morebitnega kasnejšega dokazovanja pa Pooblaščenec priporoča, da vpogled opravi posebna (za to imenovana) komisija, v kateri naj bo tudi predstavnik zaposlenih ali sindikata, če ta pri delodajalcu deluje.
Informacijski pooblaščenec
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav,
pooblaščenka