Vpis podatkov v register zbirk osebnih podatkov s spletnim obrazcem
+ -SPOROČILO ZA JAVNOSTLjubljana, 12. april 2006 –Velika večina upravljavcev osebnih podatkov Informacijskemu pooblaščencu še vedno ni poslala podatkov o zbirkah osebnih podatkov, ki jih vodijo. Zaradi izjemnega števila zbirk, ki jih vodijo slovenski zavezanci, Informacijski pooblaščenec zaenkrat še ne bo začel izrekati kazni, za enostavnejši vnos pa lahko zavezanci od danes naprej uporabljajo tudi poseben elektronski obrazec, ki ga je Informacijski pooblaščenec izdelal na svoji spletni strani www.ip-rs.si.Informacijski pooblaščenec je pred nedavnim že pozval vse upravljavce osebnih podatkov, ki so svoje zbirke v register vpisali še po starem zakonu o varstvu osebnih podatkov, da mu v skladu z 27. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) in veljavnim podzakonskim predpisom – Pravilnikom o metodologiji vodenja registra zbirk osebnih podatkov, sporočijo dopolnjene vsebine svojih zbirk. Ta rok se je iztekel 2. aprila. Uporaba spletnega obrazca je enostavna in uporabniku prijazna. Z vidika varnosti je prenos podatkov ustrezno zaščiten. Postopek za posredovanje podatkov zahteva od uporabnika, da izpolnjeni spletni obrazec stiska in ga s podpisom pooblaščene osebe ter žigom pošlje Informacijskemu pooblaščencu. Po pregledu izpolnjenega obrazca, verodostojnosti njegovega podpisa in žiga ga z odčitavanjem bar kode, ki se nahaja v glavi obrazca, ta najde v zbirki elektronskih vnosov zbirk in na ta način omogoči njegovo objavo. Neposrednega vnosa podatkov v register zbirk osebnih podatkov s strani uporabnikov torej ni. Na ta način so zaščitene tudi kakršnekoli zlorabe in posegi v zbirke. Za omenjeni postopek se je Informacijski pooblaščenec odločil predvsem zato, ker večina slovenskih podjetji in drugih pravnih oseb nima elektronskega podpisa, ki bi v celoti omogočal elektronski vnos. Vsa natančnejša navodila za uporabo spletnega registra zbirk podatkov so pojasnjena na spletni strani Informacijskega pooblaščenca (www.ip-rs.si). Register zbirk osebnih podatkov, ki je uporabnikom dostopen preko spletne strani Informacijskega pooblaščenca, je namenjen predvsem temu, da lahko vsakdo takoj ugotovi, katere zbirke osebnih podatkov vodijo posamezni obdelovalci osebnih podatkov, katere vrste osebnih podatkov se vodijo v posamezni zbirki, na katere kategorije oseb se nanašajo osebni podatki v posamezni zbirki, kakšen je namen obdelave osebnih podatkov v posamezni zbirki itd. Javno dostopen register zbirk osebnih podatkov je lahko v pomoč tudi upravljavcem osebnih podatkov, ki lahko z vpogledom vanj ugotovijo, ali so v njem objavljeni točni podatki, ki se nanašajo na njihove zbirke. Popravke, spremembe in morebitne druge posege v vsebino zbirk podatkov je namreč upravljavec v skladu z 27. členom ZVOP-1 zavezan posredovati Informacijskemu pooblaščencu. Iz vpogleda v obstoječi register zbirk osebnih podatkov je razvidno, da velika večina upravljavcev osebnih podatkov Informacijskemu pooblaščencu še vedno ni poslala predpisanih podatkov. Razvidno je tudi, da podatki, ki se vodijo v registru, v številnih primerih ne izražajo dejanskega stanja. To pomeni, da upravljavci pooblaščencu ne sporočajo sprememb podatkov iz svojih zbirk. Informacijski pooblaščenec zato vse upravljavce osebnih podatkov opozarja, da mu v skladu z 26. in 27. členom ZVOP-1 sporočijo vsebine zbirk osebnih podatkov ter morebitne spremembe le-teh. Pri tem bo pooblaščenec do 1. oktobra 2006 upravljavcem oz. kršiteljem omogočil čas za izpolnitev vseh navedenih obveznosti, ki bodo po tem roku, v skladu z ZVOP-1, ustrezno sankcionirane.