Uporaba GPS v službenih vozilih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe GPS v službenih vozilih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) mora pred uvedbo GPS tehnologije presoditi dopustnost in utemeljenost namena, zaradi katerega želi uvesti takšno tehnologijo.

Konkretni uporabniki oziroma vozniki morajo biti pred uporabo vozil seznanjeni z informacijami o uporabi GPS tehnologije. Način samega obveščanja je v domeni upravljavca, ki mora ob tem upoštevati konkretne okoliščine obdelave. Načeloma je najbolj primerno, da upravljavec v ustreznem organizacijskem aktu predpiše ustrezna navodila, postopke in ukrepe.

Uporabnik vozila mora imeti možnost izklopiti sistem (navadno z uporabo stikala oziroma ključka), kadar ne uporablja vozila za namene opravljanja nalog za upravljavca v okviru delovnega razmerja.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnih rešitev iz vašega zaprosila za mnenje s pravili varstva osebnih podatkov, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

Glede uporabe GPS tehnologije IP uvodoma pojasnjuje, da poseben zakon, ki bi urejal področje uporabe GPS naprav, v Republiki Sloveniji ne obstaja. Upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) mora tako pred uvedbo GPS tehnologije presoditi dopustnost in utemeljenost namena, zaradi katerega želi uvesti takšno tehnologijo. Poleg tega mora presoditi tudi njegovo primernost in sorazmernost: ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegel tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo posameznikov (v konkretnem primeru zaposlenih). Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan zaposlene seznaniti s tem, da se v službenih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe. Konkretni uporabniki oziroma vozniki morajo biti torej pred uporabo vozil seznanjeni z navedenimi informacijami. Način samega obveščanja je v domeni upravljavca, ki mora ob tem upoštevati konkretne okoliščine obdelave. Načeloma je najbolj primerno, da upravljavec v ustreznem organizacijskem aktu predpiše ustrezna navodila, postopke in ukrepe. Z vsebino takšnega akta morajo biti seznanjeni vsi posamezniki, ki bodo uporabljali vozila, v katera se bo namestila takšna tehnologija.

IP opozarja tudi na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov uporabnikov oziroma voznikov službenih vozil, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru. Osebni podatki se lahko hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo.

Ob tem mora upravljavec poskrbeti tudi za zavarovanje zbirke osebnih podatkov, ki nastane na podlagi uporabe GPS tehnologije. Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določa Splošna uredba v 24. in 32. členu. IP opozarja tudi na zahtevo po vgrajenem in privzetem varstvu osebnih podatkov (25. člen Splošne uredbe). Ta terja, da se tako v sami zasnovi sistema (vgrajeno), kot tudi pri njegovi uporabi (privzeto), spoštuje temeljna načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe (poleg zgoraj omenjenih načel najmanjšega obsega podatkov in omejitve shranjevanja tudi druga načela iz 5. člena Splošne uredbe), dostop do podatkov pa je treba omejiti le na osebe, ki se morajo s podatki seznaniti oziroma jih obdelovati zaradi izpolnjevanja svojih obveznosti iz delovnega razmerja. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če posamezni zaposleni, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo neizogibno potrebuje določene uporabniške pravice za dostop do GPS podatkov, je dopustno, da se mu te uporabniške pravice dodelijo ter da jih tudi dejansko izvršuje v okviru svojih delovnih zadolžitev.

Ob tem IP posebej izpostavlja, da mora imeti uporabnik vozila možnost izklopiti sistem (navadno z uporabo stikala oziroma ključka), kadar ne uporablja vozila za namene opravljanja nalog za upravljavca v okviru delovnega razmerja. Enako velja npr. med odmorom oziroma malico. V primeru, ko namreč voznik uporablja vozilo za druge potrebe in ne zaradi opravljanja dela po pogodbi za upravljavca, bi bilo namreč sledenje s strani upravljavca z vidika varstva osebnih podatkov sporno.

IP pojasnjuje, da je v zvezi z uporabo GPS izdal že precej mnenj, ki so dostopna na spletni strani IP. Zlasti priporoča mnenje št. 07121-1/2025/461 z dne 11.4.2025, v katerem najdete mnoga pojasnila v zvezi z vprašanji iz vašega zaprosila za mnenje.

IP pojasnjuje tudi, da je več informacij o varstvu osebnih podatkov pri uporabi GPS naprav na voljo tudi v smernicah, ki jih je pripravil IP in so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/GPS_smernice_net_.pdf

V navedenih smernicah je posebej opisano tudi področje uporabe GPS pri sledenju službenih vozil s primeri (str. 11 in nadaljnje).

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka