Posredovanje duplikata osnovnošolskega spričevala

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše vprašanje glede dopustnosti posredovanja duplikata spričevala vašega nekdanjega učenca vzgojnemu zavodu. Pojasnjujete, da se je določen vzgojni zavod na vas obrnil glede duplikata spričevala za njihovega varovanca. Zanima vas, ali lahko duplikat spričevala pošljete tej instituciji kljub temu, da mladoletnik zanj ni zaprosil sam.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. 

Strokovni center (vzgojni zavod) ima zakonsko podlago za pridobitev šolskega spričevala varovanca, in sicer na podlagi 33. člena v povezavi z 32. in 31. členom ZOOMTVI in 95. členom ZOsn. Za to ne potrebuje privolitve zadevnega posameznika ali njegovih zakonitih zastopnikov.

Po mnenju IP določbe ZIKS-1 ne predstavljajo zadostne pravne podlage za sistematično pridobivanje kopij šolskih spričeval s strani prevzgojnega doma od javnega zavoda. V kolikor pa bi bilo v konkretnem primeru zaradi izvrševanja nalog prevzgojnega doma po ZIKS-1, zlasti zagotavljanja oziroma organizacije osnovnošolskega ali poklicnega izobraževanja mladoletnika (190. člen ZIKS-1), izvrševanja osebnega načrta mladoletnika ali celovite presoje njegovih zmožnosti in potreb za namen vzgoje, prevzgoje in izobraževanja (186. člen ZIKS-1), dejansko potrebno pridobiti tudi kopijo šolskega spričevala, bi bilo po mnenju takšno pridobivanje lahko utemeljeno na določbah ZIKS-1 (37. člen v povezavi s 36., 31., 41.a, 186. in 190. členom ZIKS-1). V vsakem posameznem primeru pa mora vlagatelj zahteve za posredovanje izkazati, da je pridobitev kopije spričevala nujna in sorazmerna glede na zakoniti namen obdelave.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za posredovanje) mora biti podana pravna podlaga. V konkretnem primeru je potrebno upoštevati tudi določbe 39. člena ZVOP-2 (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja). Za posredovanje osebnih podatkov po tej določbi morata biti izpolnjena dva pogoja, in sicer pravna podlaga v skladu s 6. členom ZVOP‑2, pri čemer je pomembno izpostaviti, da se točka (f) prvega pododstavka (zakoniti interesi) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog, ter podana zahteva v skladu z 41. členim ZVOP-2 (razen, če drug zakon določa drugače), ki med drugim določa, da mora zahteva za posredovanje vsebovati podatek o namenu obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve. Utemeljitev zahteve je obveznost vlagatelja zahteve.

Posredovanje šolskega spričevala vzgojnem zavodu

Iz vašega zaprosila izhaja, da je zaprosilo za posredovanje duplikata šolskega spričevala podal vzgojni zavod, tj. zavod, namenjen otrokom in mladostnikom z vedenjskimi in čustvenimi motnjami, ki nimajo ustreznega družinskega varstva, oskrbe in vzgoje (v nadaljevanju: strokovni center). Za posredovanje osebnih podatkov otrok in mladostnikov, vključenih v strokovne centre, so relevantne določbe Zakona o obravnavi otrok in mladostnikov s čustvenimi in vedenjskimi težavami in motnjami v vzgoji in izobraževanji (ZOOMTVI)[1]. Zbirke osebnih podatkov ZOOMTVI ureja v členih 31-34. Zakon med drugim določa, da strokovni center obdeluje osebne podatke ter vodi zbirke podatkov otrok in mladostnikov tudi za potrebe njihovega izobraževanja in poleg evidenc, ki jih določa ZOOMTVI, vodi tudi evidence, ki jih določajo predpisi s področja osnovnošolskega[2] in srednješolskega izobraževanja (prvi odstavek 32. člena). V skladu z določbo prvega odstavka 33. člena ZOOMTVI se podatki, ki jih vsebujejo evidence iz 32. člena tega zakona, zbirajo od vrtca ali šole, pristojnega sodišča, pristojnega centra za socialno delo, staršev ali zdravstvenih zavodov ter iz uradnih zbirk, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije, posameznikov, na katere se podatki nanašajo, pa v skladu z določbo tretjega odstavka istega člena, ni potrebno predhodno seznaniti.

33. člen v povezavi z 32. in 31. členom ZOOMTVI in 95. členom ZOsn predstavlja zakonsko podlago, ki določa namen in vrsto osebnih podatkov, ki jih strokovni center lahko pridobiva od šole ali vrtca, pristojnega sodišča, pristojnega centra za socialno delo, staršev ali zdravstvenih zavodov ter iz uradnih zbirk, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije, za potrebe obravnave otrok in mladostnikov, njihovega izobraževanja, izdelave individualiziranega programa in druge namene, kot jih določa zakon. Ti podatki zajemajo tudi podatek o izdanih šolskih spričevalih. 

Posredovanje spričevala prevzgojnem domu

V kolikor pa bi se izkazalo, da je zaprosilo za posredovanje podal prevzgojni dom kot organizacijska enota Uprave za izvrševanje kazenskih sankcij (in ne vzgojni zavod), pa IP pojasnjuje, da so za posredovanje relevantne določbe Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (ZIKS-1)[3], ki v 31. do 41. členu določa zbirke podatkov o obsojencih in varstvo osebnih podatkov. V skladu z 41.a členom ZIKS-1 se določbe od 32. do 41. člena tega zakona smiselno uporabljajo tudi za zbirko podatkov o mladoletnikih, ki jim je bil izrečen ukrep oddaje v prevzgojni dom. 

Ob sprejemu v prevzgojni dom se prouči mladoletnikova osebnost, ugotovi njegovo zdravstveno stanje, zmožnost usposabljanja, sposobnosti in interesi ter druge lastnosti, pomembne za vzgojo, prevzgojo in izobraževanje mladoletnika (186. člen ZIKS-1). Prevzgojni dom mora mladoletniku omogočiti, da pridobiva znanje, zlasti pa da dokonča osnovnošolsko obveznost in si pridobi poklic. Za ta namen prevzgojni dom organizira osnovnošolsko in poklicno izobraževanje v skladu s predpisi o osnovni šoli in drugimi predpisi s področja vzgoje in izobraževanja (prvi odstavek 190. člen ZIKS-1). 

Prevzgojni dom med drugim obdeluje podatke o mladoletniku, ki se zbirajo med izvajanjem vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom in se uporabljajo pri izdelavi in dopolnjevanju osebnega načrta mladoletnika. Vsebino te zbirke določa 36. člen ZIKS-1, ki med drugim vključuje tudi podatek o izobrazbi in pridobljenih znanjih.

Način pridobivanja podatkov določa 37. člen ZIKS-1. Ta določa, da upravljavec zbirke podatkov oziroma oseba, ki jo upravljavec pooblasti, zbira podatke o obsojencih (oziroma o mladoletnikih, ki jim je bil izrečen ukrep oddaje v prevzgojni dom)  in o osebah, zoper katere se izvršuje varnostni ukrep obveznega psihiatričnega zdravljenja in varstva v zdravstvenem zavodu, neposredno od oseb, na katere se ti podatki nanašajo (torej samih obsojencev oziroma mladoletnikov in oseb v obveznem psihiatričnem zdravljenju in varstvu), od drugih oseb pa le na podlagi pisne privolitve oseb, o katerih se zbirajo podatki (torej na podlagi pisne privolitve obsojenca/mladoletnika oziroma osebe v obveznem psihiatričnem zdravljenju in varstvu)[4]. Drugi odstavek pa določa, da se lahko podatki o osebah iz prejšnjega odstavka (tj. o obsojencih/mladoletnikih in drugih osebah iz prvega odstavka) lahko pridobivajo tudi od pravosodnih organov, policije in drugih državnih organov, javnih zavodov, pristojnih centrov ter organov lokalne samouprave. 

Po mnenju IP 37. člen v povezavi s 36., 31. in 41.a členom ZIKS-1 predstavlja zakonsko podlago, ki določa namen obdelave osebnih podatkov ter vrste osebnih podatkov, ki jih sme javni zavod (v konkretnem primeru javna osnovna šola) posredovati prevzgojnemu domu za namen izvrševanja vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom ter izdelave in dopolnjevanja osebnega načrta mladoletnika. IP ob tem poudarja, da podatek o šolskem spričevalu med osebnimi podatki ni izrecno naštet, po mnenju IP pa podatek o izobrazbi oziroma pridobljenih znanjih sam po sebi še ne zajema tudi kopije šolskega spričevala. Zgolj dejstvo, da ZIKS-1 med osebnimi podatki določa podatek o izobrazbi, zato po mnenju IP ne predstavlja zadostne pravne podlage za sistematično pridobivanje kopij šolskih spričeval.

V kolikor pa bi bilo v konkretnem primeru zaradi izvrševanja nalog prevzgojnega doma po ZIKS-1, zlasti zagotavljanja oziroma organizacije osnovnošolskega ali poklicnega izobraževanja mladoletnika (190. člen ZIKS-1), izvrševanja osebnega načrta mladoletnika ali celovite presoje njegovih zmožnosti in potreb za namen vzgoje, prevzgoje in izobraževanja (186. člen ZIKS-1), dejansko potrebno pridobiti tudi kopijo šolskega spričevala, bi bilo po mnenju takšno pridobivanje lahko utemeljeno na določbah ZIKS-1 (37. člen v povezavi s 36., 31. in 41.a, 186. in 190. členom ZIKS-1). V vsakem posameznem primeru pa mora vlagatelj zahteve za posredovanje izkazati, da je pridobitev kopije spričevala nujna in sorazmerna glede na zakoniti namen obdelave ter da tega namena ni mogoče doseči z obdelavo manjšega obsega osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:
Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, 
informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.