Neposredno obveščanje staršev v svetu staršev

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede možnosti neposrednega elektronskega obveščanja staršev posameznega oddelka s strani njihovega predstavnika v svetu staršev. Zanima vas predvsem, ali je dopustno vzpostaviti seznam elektronskih naslovov na podlagi prostovoljne prijave oziroma privolitve staršev ter kakšne so pri tem zahteve zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zakonodaja o varstvu osebnih podatkov sama po sebi ne preprečuje neposrednega elektronskega obveščanja staršev o delu sveta staršev. Za uporabo njihovih kontaktnih podatkov pa mora obstajati ustrezna pravna podlaga, praviloma privolitev staršev, pod določenimi pogoji pa lahko pride v poštev tudi pravna podlaga iz točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi z ZVOP-2 in ZOFVI.

Posamezni predstavniki sveta staršev nimajo že na podlagi svoje funkcije pravice do dostopa do kontaktnih podatkov iz šolskih evidenc, lahko pa jih pridobijo neposredno od staršev na prostovoljni osnovi. Pri tem je treba zagotoviti zakonitost nadaljnje obdelave, položaj upravljavca pa presojati glede na konkretne okoliščine.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja splošna pojasnila glede pravil s področja varstva osebnih podatkov, ne more pa v okviru mnenja vnaprej presojati zakonitosti konkretnih načinov obdelave osebnih podatkov. Prav tako IP ni pristojen za razlago predpisov glede organizacije in delovanja sveta staršev oziroma obveznosti šole pri zagotavljanju podpore njegovemu delovanju.

Elektronski naslov je, kadar se nanaša na določenega ali določljivega posameznika, osebni podatek v smislu 1. točke 4. člena Splošne uredbe. To lahko velja tudi za elektronski naslov, ki ne vsebuje imena in priimka posameznika.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ob upoštevanju določb ZVOP-2.

IP je v mnenju št. 07120-1/2025/40 z dne 13. 2. 2025 že pojasnil, da je za uporabo kontaktnih podatkov staršev za namen obveščanja o delu sveta staršev praviloma najprimernejša pravna podlaga privolitev staršev po točki a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s 6. členom ZVOP-2. V določenih okoliščinah bi lahko prišla v poštev tudi pravna podlaga iz točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 in 66. členom Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), če je takšna obdelava nujna za izvajanje zakonitih nalog javnega sektorja in so izpolnjeni drugi zakonski pogoji. Za dokončno presojo obstoja ustrezne pravne podlage in zakonitosti obdelave pa je odgovoren upravljavec osebnih podatkov.

Glede možnosti prostovoljne prijave staršev na prejemanje elektronskih obvestil IP pojasnjuje, da Splošna uredba ne predpisuje posebne oblike privolitve. Ta mora biti skladno z 11. točko 4. člena in 7. členom Splošne uredbe prostovoljna, konkretna, informirana in nedvoumna, upravljavec pa mora biti sposoben dokazati, da jo je posameznik podal. Iz ravnanja posameznika mora biti jasno razvidno, za katero obdelavo daje privolitev. Posameznik mora imeti tudi možnost, da privolitev kadarkoli prekliče, pri čemer mora biti preklic enako enostaven kot podaja privolitve. Kadar se obdelava izvaja v javnem sektorju, je treba upoštevati tudi pogoje iz tretjega odstavka 6. člena ZVOP-2.

IP pojasnjuje, da je svet staršev organ šole, vendar to še ne pomeni, da imajo posamezni predstavniki staršev že na podlagi svoje vloge pravico do dostopa do kontaktnih podatkov staršev iz šolskih evidenc. Kot je IP že pojasnil v svojih mnenjih, je uporaba teh podatkov za obveščanje o delu sveta staršev dopustna le ob ustrezni pravni podlagi in izpolnjevanju drugih pogojev za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Predstavnik sveta staršev pa lahko kontaktne podatke pridobi tudi neposredno od staršev, ki mu jih prostovoljno posredujejo.

Glede vprašanja upravljavca IP pojasnjuje, da je skladno s 7. točko 4. člena Splošne uredbe upravljavec tisti, ki sam ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov. Šola je upravljavec osebnih podatkov, ki jih vodi v svojih evidencah. Svet staršev lahko pri opravljanju svojih nalog nastopa kot notranji uporabnik podatkov šole, kar pa ne velja samodejno tudi za posamezne predstavnike staršev. Če predstavnik samostojno določa namene in bistvena sredstva obdelave osebnih podatkov, lahko nastopa kot samostojni upravljavec. Njegov položaj je zato treba presojati glede na konkretne okoliščine obdelave.

IP opozarja tudi na 93. člen ZVOP-2, ki pod določenimi pogoji omogoča osebam javnega ali zasebnega sektorja uporabo kontaktnih podatkov posameznikov, med drugim za delovanje svetov in druge zakonsko določene namene. Določba opredeljuje tudi dopustne načine pridobivanja podatkov, med katere spada njihovo prostovoljno razkritje s strani posameznikov. Ali je ta določba uporabljiva v obravnavanem primeru, pa je odvisno od konkretnega namena obdelave, načina pridobitve podatkov in položaja upravljavca.

Ne glede na izbrani način obveščanja je treba spoštovati tudi načela iz 5. člena Splošne uredbe, zlasti načela najmanjšega obsega podatkov, omejitve namena in hrambe ter celovitosti in zaupnosti. Posameznikom morajo biti zagotovljene tudi ustrezne informacije o obdelavi njihovih osebnih podatkov v skladu s 13. oziroma 14. členom Splošne uredbe. Pri pošiljanju elektronskih sporočil več prejemnikom je treba preprečiti neupravičeno razkrivanje njihovih elektronskih naslovov, za kar je lahko primeren ukrep uporaba skrite kopije (BCC oziroma SKP).

IP je v zgoraj navedenem mnenju iz leta 2025 še pojasnil, da zgolj določba v internih aktih šole glede načina komuniciranja predstavnikov sveta staršev s starši sama po sebi ne predstavlja zadostne pravne podlage za obdelavo kontaktnih podatkov. Je pa priporočljivo, da se v internih pravilih ustrezno uredijo način pridobivanja privolitev, dostopne pravice predstavnikov sveta staršev in drugi pogoji za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

Sklepno IP izpostavlja, da pravila varstva osebnih podatkov sama po sebi ne izključujejo možnosti neposrednega elektronskega obveščanja staršev o delu sveta staršev. Za takšno obdelavo pa mora biti zagotovljena ustrezna pravna podlaga, izpolnjene pa morajo biti tudi druge zahteve Splošne uredbe in ZVOP-2. Vprašanja, ali in na kakšen način mora šola omogočiti vzpostavitev komunikacijskih poti med predstavniki sveta staršev in starši oziroma kakšne omejitve lahko pri tem določi, pa presegajo pristojnosti IP.

Podobna vprašanja je IP obravnaval v že objavljenih mnenjih:

• Komunikacija predstavnika sveta staršev s starši, št. 07120-1/2025/40 z dne 13. 2. 2025
• Elektronski naslovi članov sveta zavoda šole oz. članov sveta staršev, št. 07121-1/2023/282 z dne 1. 3. 2023

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, 
informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.