Dostop do dokumentacije vrtca

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali se vrtec lahko sklicuje na varstvo osebnih podatkov, da vam kot očetu hčere, ki obiskuje vrtec, ne želi izročiti dokumentacije glede nasilja v družini.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba)  ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kot starš imate praviloma pravico do dostopa do osebnih podatkov otroka in tudi do lastnih osebnih podatkov, ki so v dokumentaciji vrtca. Vendar pa lahko vrtec dostop omeji ali zavrne v primeru, če bi razkritje osebnih podatkov poseglo v pravice in koristi otroka ali drugih oseb, zlasti v postopkih obravnave nasilja v družini.

Otroci so sami nosilci pravice do dostopa do svojih osebnih podatkov, pri čemer mora biti njihova korist vedno vodilo pri odločanju, zlasti kadar pravico uveljavlja zakoniti zastopnik.

O zahtevi za dostop do osebnih podatkov mora vrtec kot upravljavec odločiti skladno z določbami 12. in 15. člena Splošne uredbe ter 14. člena ZVOP-2. Če vrtec o taki zahtevi ne odloči v roku enega meseca ali če zahtevo zavrne, se lahko vloži prijava pri IP.

O b r a z l o ž i t e v:

Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica, poimenovana kot pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je na ravni EU konkretizirana v 15. členu Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti 1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, 2) dostop do osebnih podatkov in 3) določene informacije, ki jih našteva Splošna uredba. Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe je upravljavec posamezniku dolžan zagotoviti tudi brezplačno kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

Pravica do dostopa pa ni neomejena. Splošna uredba določa razloge in pogoje, pod katerimi lahko upravljavec omeji pravice posameznika. 23. člen Splošne uredbe določa, da se pravica do dostopa lahko omeji, če je to potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi za varstvo določenih interesov, kot so državna varnost, kazenski postopki, neodvisnost sodstva ter pravice in svoboščine drugih. Prav tako pravica do pridobitve kopije osebnih podatkov ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih (četrti odstavek člena 15. Splošne uredbe).

Skladno z 20. členom ZVOP-2 lahko upravljavec izjemoma zavrne zahtevo posameznika iz 15. člena Splošne uredbe, vloženo prek zakonitega zastopnika, če obstajajo konkretne in objektivne okoliščine, zaradi katerih bi se lahko utemeljeno sklepalo, da bi bile zaradi seznanitve z določenimi osebnimi podatki prizadete koristi, pravice ali upravičeni interesi mladoletnih oseb, in če te pravice pretehtajo nad interesi zakonitega zastopnika za seznanitev.

Glede na navedeno IP pojasnjuje, da je starš praviloma upravičen do osebnih podatkov iz dokumentacije vrtca, ki se nanašajo nanj, kot zakoniti zastopnik pa tudi do osebnih podatkov otroka, če ne obstajajo nobene omejitve. Ob tem pa je treba poudariti, da so otroci sami nosilci pravice do dostopa do svojih osebnih podatkov, pri čemer mora biti njihova korist vedno vodilo pri odločanju, zlasti kadar pravico uveljavlja zakoniti zastopnik. V konkretnem primeru bi lahko omejitve glede razkritja vsebine zapisov vrtca, izhajale predvsem iz 20. člena ZVOP-2 ter Zakona o preprečevanju nasilja v družini (ZPND). Ta v 5. členu na primer določa, da so organi in organizacije dolžni izvesti vse postopke in ukrepe, ki so potrebni za zaščito žrtve glede na stopnjo njene ogroženosti in zaščito njenih koristi in pri tem zagotoviti spoštovanje integritete žrtve. Če je žrtev nasilja otrok, imajo koristi in pravice otroka prednost pred koristmi in pravicami drugih udeleženk oziroma udeležencev postopka.

Če ste kot starš zahtevali dostop do lastnih osebnih podatkov in/ali do podatkov svojih otrok, mora vrtec o vaši zahtevi odločiti skladno z določbama 12. in 15. člena Splošne uredbe ter 14. členom ZVOP-2. Odločitev mora vsebovati razloge in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo po določbah točke f) prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe. Odločitev ima lahko obliko uradnega zaznamka, ki se pošlje posamezniku na način, ki omogoča seznanitev z odločitvijo in dokazovanje njenega prejema.

IP pa sklepno izpostavlja, da v zvezi z uveljavljanjem pravic po Splošni uredbi nastopa kot nadzorni organ. Zato v okviru mnenja ne more presojati, ali lahko v konkretnem primeru vrtec vašo zahtevo za dokumentacijo glede nasilja v družini zavrne. Prav tako dodaja, da pravica do kopije iz tretjega odstavka 15. člena Splošne uredbe ni samostojna pravica do pridobitve dokumentov, temveč način izvrševanja pravice dostopa do osebnih podatkov. Posameznik zato praviloma ne more zahtevati celotne dokumentacije zgolj zato, ker ta vsebuje tudi njegove osebne podatke, temveč le tiste osebne podatke, ki se nanašajo nanj. Pri tem gre pogosto za t. i. mešane dokumente, kjer je treba dostop presojati ločeno za posamezne kategorije podatkov, ob upoštevanju pravic in svoboščin drugih oseb. Konkretno presojo pa lahko IP izvede zgolj v nadzornem postopku.

IP je na podobna vprašanja že odgovarjal in o tem izdal več mnenj, s katerimi se lahko seznanite na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (kategorija »Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih«, »Vrtec« ali »Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki«).

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik,
informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.