Zbirke osebnih podatkov, ki jih o zaposlenih vodi delodajalec
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 15.02.2007Številka: 0712-136/2007/2
Kategorije: Delovna razmerja, Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 02.02.2007. V njej navajate, da v vaši družbi pripravljate vzpostavitev evidenc, predpisanih z zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur.l. RS, št. 40/06). Pregledali ste naše spletne strani, vendar pa se vam vseeno postavljajo še nekatera vprašanja. Menite, da ste v skladu z zgoraj citiranim prepisom, kot delodajalec dolžni vzpostaviti 4 obvezne evidence, in sicer o zaposlenih, o izrabi delovnega časa, o stroških dela in o reševanju kolektivnih sporov, v skladu z ZVZD, pa tudi evidenco zdravniških pregledov. Zakon, ki nalaga vzpostavitev predmetnih evidenc, hkrati tudi predpisuje, katere podatke je potrebo v te evidence vpisovati. Glede tega imate vprašanje: Ali ste dolžni pri vzpostavitvi evidenc upoštevati in v njih urediti vse podatke, katere predpisuje zakon, saj po pregledu zbirke podatkov ugotavljate, da večina družb nima vzpostavljenih nobenih evidenc oz. vzpostavljene evidence ne vsebujejo vseh zahtevanih podatkov. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena ZVOP-1 ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Informacijsko pooblaščenec se strinja z vašo ugotovitvijo, da ste dolžni vzpostaviti 4 obvezne evidence, in sicer o zaposlenih, o izrabi delovnega časa, o stroških dela in o reševanju kolektivnih sporov, v skladu z ZVZD, pa tudi evidenco zdravniških pregledov, vendar bi vas Informacijski pooblaščenec pri tem opozoril, da ste o njihovem obstoju dolžni obvestiti Informacijskega pooblaščenca le v primeru, če imate več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas. Seveda pa to ne velja za ostale zbirke osebnih podatkov, ki jih bodisi vodite na podlagi zakona ali osebne privolitve (na primer: zbirka kupcev oz. strank, če so fizične osebe). Za slednje ste, ne glede na število zaposlenih, dolžni vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov in jih prijaviti oz. posredovati Informacijskemu pooblaščencu.Glede vprašanja ali ste dolžni v evidencah upoštevati in v njih urediti vse podatke, ki jih predpisuje zakon, pa Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da ste z vidika določb ZVOP-1 dolžni posredovati le tiste podatke, ki jih dejansko vodite. S tem zadostite zakonskim določbam ZVOP-1, in z vidika ZVOP-1 niste v prekršku.Informacijski pooblaščenec pa se ne more opredeljevati do tega, ali ste morebiti v prekršku z vidika posameznega področnega zakona, ki upravljavcu osebnih podatkov nalaga, da obdeluje posamezne osebne podatke. To je v vsakokratni pristojnosti tistega organa, ki izvaja nadzor nad izvrševanjem določb posameznega zakona. Informacijski pooblaščenec pa ob tem še dodaja oz. opozarja, da v primeru, če zakon nekaj nalaga oz. zahteva, diskrecije ni. S spoštovanjem. Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
Pooblaščenka