Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Vezana knjiga računov

+ -

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Datum: 08.02.2015
Številka: 0712-1/2015/329
Kategorije: Davčni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 2. 2. 2015 prejel vaša vprašanja v zvezi z izpolnjevanjem računov iz vezane knjige računov. V dopisu navajate, da je potrebno na račun vpisati tudi ime in priimek stranke, čeprav se vam zdi to sporno. Zanima vas naslednje:- ali lahko neuradna oseba zahteva ime in priimek stranke;- ali mora tisti, ki ni davčni zavezanec, stranka in ni zavezanec za DDV ravno tako napisati ime in priimek stranke;- ali gre za prekršek, v primeru, ko stranka ne želi razkriti svojega imena in priimka. Prekršek na strani koga je takšno dejanje?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.IP meni, da osebam, ki so dolžne izdajati račune iz vezane knjige računov, v račune iz vezane knjige računov ni potrebno vpisovati osebnega imena in naslova kupcev, ki so končni potrošniki. Obrazložitev:Po skrbnem pregledu vašega elektronskega sporočila z dne 2. 2. 2015 IP ugotavlja, da se vaša vprašanja nanašajo predvsem na področje davčne zakonodaje. Glede na navedeno vam odgovore na vaša vprašanja podajamo izključno z vidika določb ZVOP-1 ter svetujemo, da se v zvezi z vašimi vprašanji obrnete tudi na Finančno upravo Republike Slovenije (v nadaljevanju FURS). Vaše vprašanje, ali lahko neuradna oseba zahteva osebne podatke stranke, je postavljeno zelo široko, zato vam lahko IP na to vprašanje poda zgolj splošen odgovor. Splošno določbo o pravni podlagi za dopustno obdelavo osebnih podatkov predstavlja 8. člen ZVOP-1. Ta določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Iz navedenega izhaja, da mora imeti posameznik (uradna/neuradna oseba) za obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje le-teh) ustrezno pravno podlago, ki je lahko bodisi podana v zakonu, bodisi v osebni privolitvi posameznika. Varstvo osebnih podatkov je v Republiki Sloveniji ena od temeljnih človekovih pravic, ki jo zagotavlja 38. člen Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s sprem., v nadaljevanju Ustava). Prvi odstavek 38. člena Ustave zagotavlja varstvo osebnih podatkov in prepoveduje uporabo osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja, v drugem odstavku je določeno, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor, in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, tretji odstavek pa določa, da ima vsakdo pravico seznaniti se z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, in pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi.Iz določb 38. člena Ustave izhaja, da vsako zbiranje in obdelovanje osebnih podatkov predstavlja poseg v ustavno pravico do varstva osebnih podatkov. Poseg je dopusten, če je v zakonu določno opredeljeno, kateri podatki se smejo zbirati in obdelovati, za kakšen namen jih je dovoljeno uporabiti, nadzor nad zbiranjem, obdelovanjem in uporabo ter varstvo tajnosti zbranih osebnih podatkov. Namen zbiranja osebnih podatkov mora biti ustavno dopusten. Zbirati se smejo le podatki, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev zakonsko opredeljenega namena.Skladno z določbo drugega odstavka 38. člena Ustave se lahko obveznost zbiranja osebnih podatkov  predpiše le z zakonom, kar preprosto pomeni, da se vpisovanje osebnih podatkov v vezano knjigo računov lahko zahteva le v primeru, če je v zakonu določno opredeljeno, kateri podatki se smejo zbirati in vpisovati v vezano knjigo računov in za kakšen namen jih je dovoljeno uporabi.Uporabo vezane knjige računov določa 31.a člen Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 13/11 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDavP-2). Citirani člen posebej ne predpisuje nobenega zbiranja osebnih podatkov kupcev, pač pa je v zvezi s samo vsebino vezane knjige računov v šestem odstavku zgolj določeno, da minister, pristojen za finance, podrobneje določi vsebino, obliko in način potrjevanja vezane knjige računov. Vsebina, oblika in način potrjevanja vezanih knjig računov je tako podrobneje določena s Pravilnikom o vsebini, obliki in načinu potrjevanja vezane knjige računov (Uradni list RS, št 2/15). IP zato ob upoštevanju določb 38. člena Ustave in 8. člena ZVOP-1 meni, da osebam, ki so dolžne izdajati račune iz vezane knjige računov, v računu iz vezane knjige računov v polje kupec ali naročnik ni potrebno vpisovati osebnih podatkov (imena in naslova) kupca, ki je fizična oseba in končnih potrošnik, saj zakon ne določa vpisovanja oz. obdelave takšnih osebnih podatkov. Ne nazadnje je v zvezi z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov končnih kupcev potrebno še opozoriti, da bi bilo zbiranje in vpisovanje osebnih podatkov končnih kupcev v račune iz vezane knjige računov tudi povsem neprimerno, nesorazmerno in nesmiselno, kot to velja tudi za račune, ki se pri gotovinskem poslovanju izpisujejo u uporabo predpisanega računalniškega programa oziroma elektronske naprave in v katere se podatki o končnih potrošnikih ne vpisujejo. V kolikor pa je kupec oziroma plačnik računa pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik ali posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost,  pa tak subjekt ne uživa varstva v smislu določb ZVOP-1.Glede na to, da gre v obravnavanem primeru za vprašanja iz davčnega področja, je IP vpogledal na spletno stran FURS, kjer je na povezavi http://www.fu.gov.si/mediji/medijsko_sredisce/?tx_news_pi1[news]=2055&tx_news_pi1[controller]=News&tx_news_pi1[action]=detail&cHash=b67d816680cbc710a6daf0cfe1e8087f  zasledil datoteko »Vprašanja in odgovori o uporabi vezane knjige računov (dopolnjeno 2. 2. 2015)«. V slednji so namreč podani odgovori na trenutno najbolj pogosta vprašanja, med katerim sta tudi vprašanji:
  1. ali moram na obrazcu računa, ki ga izdam iz vezane knjige računov vedno izpolniti vse podatke ter
  2. ali se mora na računu iz vezane knjige računov izpolniti polje kupec ali naročnik, če je to končni potrošnik?
Iz pojasnil FURS izhaja, da je odgovor na prvo vprašanje, tj. ali je potrebno na računu vedno izpolniti vse podatke, negativen. Obrazec računa je namreč univerzalen in je namenjen tako za zavezance, identificirane za namene DDV, kot za zavezance, ki niso identificirani za namene DDV. Zavezanci na obrazcu računa izpolnijo različne podatke. Nabor izpolnjenih podatkov je odvisen tega, ali so zavezanci identificirani za namene DDV, ali ne, ali opravljajo obdavčen ali oproščen promet, ali izdajajo račune za opravljen promet zavezancem identificiranim za DDV oziroma zavezancem, ki niso identificirani za namene DDV ali končnim potrošnikom.Tako npr. v odgovorih pojasnjujejo, da v kolikor zavezanec ni identificiran za DDV, na računu ne izpolnjuje polj, ki vsebujejo vrednost DDV oziroma se nanašajo na DDV; če je kupec končni potrošnik, na računu ni potrebno izpolnjevati podatkov v polju »Kupec ali naročnik«,…V določenih primerih je potrebno na računu navesti tudi klavzulo za DDV.Za zavezance, ki potrebujejo dodatne navedbe na računu (poleg obveznih sestavin računa iz Zakona o davku na dodano vrednost; v nadaljevanju ZDDV-1) sta predvideni dve prazni polji, kamor se lahko vpišejo ali natisnejo dodatni podatki.Vezana knjiga računov ne predpisuje vsebine računa. Vsebina računa je predpisana z Zakonom o davku na dodano vrednost in drugimi predpisi. Zavezanec mora zagotoviti, da bo obrazec računa iz vezane knjige računov izpolnil v skladu s predpisi, ki določajo vsebino računa.V odgovoru na drugo vprašanje, tj. ali se mora na računu iz vezane knjige računov izpolniti polje kupec ali naročnik, če je to končni potrošnik, pa FURS pojasnjuje, da se podatek o kupcu po DDV zakonodaji ne navede, če račun izda davčni zavezanec, identificiran za namene DDV, v primeru, da izda poenostavljeni račun (po 83. členu ZDDV-1). Iz navedenega določila izhaja, da vam na poenostavljenih računih ni potrebno navesti osebnih podatkov kupca – fizične osebe. Podatka o kupcu tudi ni treba navesti, če račun izda mali davčni zavezanec, ki ni identificiran za namene DDV. V zvezi z vašim vprašanjem, ali gre v določenem primeru za prekršek, se je IP seznanil s prvim odstavkom 398.b člena ZDavP-2, ki določa, da v kolikor se račun izda v nasprotju s prvim odstavkom 31.a člena tega zakona, navedeno predstavlja prekršek. Nadzor nad navedeno določbo opravlja v vsakokratnem primeru finančni organ in ne IP, zato vam slednji tudi ne more podati konkretnega odgovora na postavljeno vprašanje. Na vaše konkretno vprašanje o tem, ali gre za prekršek, v primeru, ko stranka ne želi razkriti svojega imena in priimka ter prekršek na strani koga je takšno dejanje, vam IP pojasnjuje, da je posameznik dolžan razkriti svoje osebno ime in naslov le v primerih, ko to določa zakon, kar pa v primeru gotovinske prodaje končnim kupcem, ki so fizične osebe, zakon ne določa, zaradi česar končni kupec, ki je fizična oseba in ki pri plačilu izdelka za gotovino ne želi razkriti svojega osebnega imena, po mnenju IP ne more biti v prekršku, niti ne more biti v prekršku prodajalec, ki njegovega osebnega imena ne vpiše v račun. Čisto za konec pa IP opozarja tudi na 3. člen ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (načelo sorazmernosti), pri čemer je namen uvedbe vezanih knjig računov ureditev področja gotovinskega poslovanja in doseganje večje transparentnosti pri tovrstnem poslovanju. Navedeno pomeni, da je treba vselej presoditi koliko in katere osebne podatke obdelovati, da se še doseže zakonit namen. V določenih primerih je to presojo opravil že zakonodajalec (npr. 83. člen ZDDV-1), s tem, ko je določil izrecen nabor podatkov, ki naj jih vsebuje račun. Pri tem pa ne gre zanemariti podatka o kupcu. Kdo namreč nastopa v vlogi kupca, končni potrošnik (tj. fizična oseba) ali pravna oseba.V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.S spoštovanjem,Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,Informacijska pooblaščenka