Uporaba osebnih slik v sistemu elektronske pošte
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 22.05.2016Številka: 0712-1/2016/1113
Kategorije: Delovna razmerja, Mediji, fotografije kot OP Prejeli smo vaše vprašanje glede nalaganja osebnih slik v (zaprtem) sistemu elektronske pošte. Pojasnili ste, da uporabljate enega od bolj razširjenih sistemov za elektronsko pošto, vaš sistem je zaprt in nima povezave z internetom, to pomeni, da se elektronska pošta lahko distribuira samo med uporabniki sistema, to pa so samo zaposleni. Ker sistem elektronske pošte omogoča, da si uporabnik lahko sam naloži v svoj profil svojo sliko, je prišlo do dileme med upravljavci sistema in uporabniki o legalnosti prikazovanja osebnih slik v sistemu elektronske pošte. Da bi rešili to zagato nas prosite za mnenje o tem, ali lahko dopustite uporabnikom, da sami naložijo osebne slike v sistem elektronske pošte ali morate to možnost preprečiti.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Kot pojasnjujemo v naših mnenjih in smernicah na področju obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih morajo delodajalci pri obdelavi osebnih podatkov spoštovati Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), katerega 48. člen (varstvo delavčevih osebnih podatkov) določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Obdelava osebnih podatkov v delovnih razmerjih praviloma ne sme temeljiti na osebni privolitvi zaposlenega, saj je v tem razmerju delodajalec praviloma močnejša stranka, ki lahko takšno »privolitev« tako ali drugače izsili ali pogojuje, zato težko govorimo o privolitvi kot »prostovoljni izjavi volje«. Obdelava osebnih podatkov v delovnih razmerjih mora zato praviloma temeljiti na legitimni in zakoniti potrebi delodajalca po obdelavi osebnih podatkov, ki mora biti nujna in sorazmerna glede na zasledovane cilje ali pa na izrecni zakonski podlagi za zbiranje osebnih podatkov (kot so npr. relevantne določbe Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti – ZEPDSV). V konkretnem primeru lahko ugotovimo, da obdelava fotografij zaposlenih ni potrebna za učinkovito delovanje sistema elektronske pošte, zato se lahko pojavijo stališča, da takšna obdelava ni potrebna glede na določbe 48. člen ZDR-1. Ne glede na navedeno pa menimo, da v konkretnem primeru, ko se zaposleni sami in prostovoljno odločijo za določeno obdelavo osebnih podatkov – v tem primeru torej svoj profil opremijo s sliko, ki se prikaže prejemnikom njihove elektronske pošte, ni mogoče govoriti o nezakoniti obdelavi osebnih podatkov – pod pogojem seveda, da gre za njihovo prostovoljno odločitev in ne za zahtevo delodajalca (pri tem predpostavljamo, da ne gre za posebne kategorije zaposlenih, npr. tajne agente, pri katerih bi že razkritje njihove podobe lahko ogrozilo zakonite interese organizacije). Pri tem opozarjamo, da takšnih zaključkov glede privolitve zaposlenih ni dopustno sprejeti na vseh ostalih področjih in navedenega posploševati. Kjer je obdelava osebnih podatkov izrecno urejena v zakonu, takšen je primer uvajanja biometrijskih ukrepov (78. do 81. člen ZVOP-1), privolitev posameznika ni relevanten kriterij za uvedbo biometrijskih ukrepov (npr. za evidentiranje delovnega časa s čitalnikom prstnih odtisov), temveč se dopustnost uvedbe biometrijskih ukrepov presoja le po kriterijih, ki jih je določil zakon. Tudi če bi se vsi zaposleni prostovoljno strinjali z uvedbo biometrijskih ukrepov, njihove privolitve v tem primeru, kjer zakon določa pogoje, ni mogoče šteti kot ustrezne podlage. Zaključno dodajamo še, da ne vidimo bistvene razlike med tem, ali gre za zaprti sistem elektronske pošte (kot v vašem primeru), ali za odprti sistem elektronske pošte in je naše stališče isto, tudi če ne bi šlo za zaprti sistem elektronske pošte. Menimo torej, da lahko dopustite uporabnikom, da sami, prostovoljno, naložijo osebne slike v sistem elektronske pošte in da niste dolžni te možnosti preprečiti. Nenazadnje bi lahko vsak uporabnik elektronske pošte to kadarkoli storil (poleg vsebine sporočila bi pripel svojo sliko), pa tega ni ne smiselno ne možno preprečevati, če se za to sam odloči.S prijaznimi pozdravi,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravil
mag. Andrej Tomšič,
namestnik informacijske pooblaščenke