Snemanje telefonskih klicev
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 02.09.2014Številka: 0712-1/2014/2852
Kategorije: Video in avdio nadzor V vašem elektronskem sporočilu z dne 21. 8. 2014 sprašujete, ali je treba za nameravano snemanje vseh vhodnih telefonskih klicev v vašem javnem zavodu (posnetki se bodo shranjevali) prijaviti zbirko osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu oziroma kaj je treba drugega urediti, da bo to snemanje v skladu z zakonodajo.
Na podlagi 7. točke 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – ZVOP-1-UPB1; v nadaljevanju ZVOP – 1) vam glede na informacije, ki ste nam jih posredovali, pošiljamo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašima vprašanjema:
Ker je (praviloma) tudi zvočne posnetke telefonskih pogovorov šteti za osebne podatke, ki so varovani z določbami ZVOP – 1, pri njihovem snemanju in shranjevanju oziroma obdelavi (praviloma) nastane zbirka osebnih podatkov, za katero mora upravljavec vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov (26. člen ZVOP – 1) in obvestiti Informacijskega pooblaščenca najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov (27. člen ZVOP – 1). Obveznosti v zvezi s katalogom zbirke osebnih podatkov ni treba izpolniti, če gre za izjeme iz 7. člena ZVOP – 1.
Za snemanje in shranjevanje telefonskih pogovorov v javnem sektorju je treba imeti podlago v zakonu, pri čemer morajo biti v zakonu določeni tudi osebni podatki, ki se obdelujejo, in namen obdelave osebnih podatkov (drugi odstavek 8. in prvi odstavek 9. člena ZVOP – 1). ZEKom – 1 v 147. členu daje pravno podlago za snemanje komunikacij (ob predhodnem obvestilu kličočemu uporabniku) le organom, ki so pristojni za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči, ne pa tudi ostalim državnim organom oziroma sploh drugim osebam javnega prava, katerim je snemanje komunikacij dovoljeno le v primeru, če so pravna podlaga, osebni podatki in namen obdelave izrecno določeni v (drugem) zakonu.
Obrazložitev:
V skladu s 1. točko 6. člena ZVOP – 1 je osebni podatek, katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Po 2. točki omenjenega člena je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.
Obdelava osebnih podatkov po 3. točki 6. člena ZVOP – 1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov, ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (5. točka 6. člena ZVOP – 1).
ZVOP – 1 v 22. točki 6. člena opredeljuje, da so javni sektor državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, univerze, samostojni visokošolski zavodi in samoupravne narodne skupnosti. Na podlagi 8. člena ZVOP – 1 se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek); namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov (drugi odstavek). Po prvem odstavku 9. člena tega zakona se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon; z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. V zasebnem sektorju pa se lahko osebni podatki obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek 10. člena ZVOP – 1). Upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov in določene podatke iz kataloga posreduje Informacijskemu pooblaščencu (26. in 27. člen ZVOP – 1).
Snemanje komunikacij je urejeno v določbah 147. člena Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št, 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B in 54/14 – odl. US; v nadaljevanju ZEKom – 1): vse oblike nadzora oziroma prestrezanja komunikacij, ki jih izvajajo tretje osebe in te niso uporabniki, kot so poslušanje, prestrezanje, snemanje, shranjevanje in posredovanje komunikacij iz prvega odstavka tega člena (op.: tj. vsebino komunikacij, podatke o prometu in lokacijske podatke, dejstva in okoliščine v zvezi s prekinitvijo povezave ali s tem da povezava ni bila vzpostavljena) brez soglasja zadevnih uporabnikov, so prepovedane, razen če je to dovoljeno v skladu s prejšnjim odstavkom ali v skladu s 153., 160. ter 162., 163., 164., 165., 166., 167. in 168. členom tega zakona oziroma če je taka oblika nadzora oziroma prestrezanja nujno potrebna za prenos sporočil (npr. telefaks sporočila, elektronska pošta, elektronski predali, glasovna pošta, storitev SMS) – peti odstavek; snemanje in shranjevanje komunikacij brez predhodne privolitve udeležencev komunikacije je prepovedano tudi uporabnikom, kadar gre za komunikacije, kjer taka obdelava podatkov ni običajna in je udeleženci komunikacije zaradi njene narave ne pričakujejo in ne morejo vnaprej pričakovati (šesti odstavek); ne glede na določbe petega odstavka tega člena je dovoljeno snemanje komunikacij in z njimi povezanih podatkov o prometu v okviru zakonite poslovne prakse zato, da se zagotovi dokaz o tržni transakciji ali kateri koli drugi poslovni komunikaciji, pod pogojem, da so stranke v komunikaciji predhodno obveščene o snemanju, njegovem namenu in trajanju hrambe posnetka (npr. avtomatski odzivniki); posneto sporočilo je treba nemudoma izbrisati, najpozneje do poteka dobe, v kateri se posel lahko zakonito izpodbija (sedmi odstavek); obvestilo o snemanju mora biti dano po istovrstnem mediju in v enaki obliki, kakor poteka snemana komunikacija (osmi odstavek); ne glede na določbe petega odstavka tega člena je snemanje vsebine komunikacij in pridobivanje povezanih podatkov iz prvega odstavka tega člena dovoljeno tudi v okviru organizacij in državnih organov, ki so pristojni za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči pod pogojem, da so kličoči uporabniki predhodno obveščeni o snemanju, njegovem namenu in trajanju hranjenja posnetka (npr. avtomatski odzivniki), medtem ko je drugim državnim organom dovoljeno snemanje vsebine komunikacij, če tako določa zakon (deveti odstavek).
Iz navedenega izhaja, da je (praviloma) tudi zvočne posnetke telefonskih pogovorov šteti za osebne podatke, ki so varovani z določbami ZVOP – 1 (poleg tonskega posnetka svojega glasu lahko klicatelji razkrijejo tudi svoje osebno ime, naslov, telefonsko številko ipd.). Zvočno snemanje posega v širše polje zasebnosti posameznikov in njihove osebnostne pravice, neupravičeno zvočno snemanje pa je kaznivo dejanje po 137. členu Kazenskega zakonika. Pri snemanju in shranjevanju telefonskih pogovorov oziroma obdelavi (praviloma) nastane zbirka osebnih podatkov, za katero mora upravljavec vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov (26. člen ZVOP – 1) in obvestiti Informacijskega pooblaščenca najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov (27. člen ZVOP – 1). Obveznosti v zvezi s katalogom zbirke osebnih podatkov ni treba izpolniti, če gre za izjeme iz 7. člena ZVOP – 1: obdelava osebnih podatkov za domače potrebe, za določene subjekte (politične stranke, sindikate, društva ali verske skupnosti) o njihovih članih, za medije za namene obveščanja javnosti, za manjše upravljavce (manj kot 50 zaposlenih), če niso iz javnega sektorja oziroma če ne gre za ostale točno določene upravljavce (notarje, odvetnike, izvajalce zdravstvenih storitev itd.).
V skladu z navedenimi določbami ZVOP – 1 je za snemanje in shranjevanje teh posnetkov v javnem sektorju treba imeti podlago v zakonu, pri čemer morajo biti v zakonu določeni tudi osebni podatki, ki se obdelujejo, in namen obdelave osebnih podatkov, medtem ko se v zasebnem sektorju lahko osebni podatki obdelujejo tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, o namenu obdelave pa mora biti posameznik predhodno seznanjen (v zasebnem sektorju ni nujna zakonska določitev). V obeh primerih pa je treba upoštevati tudi 3. člen ZVOP – 1 (osebni podatki, ki se obdelujejo, morajo biti ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo), kot tudi 16. člen ZVOP – 1 (osebni podatki se lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače).
Posebej ureja snemanje komunikacij ZEKom – 1, ki v sedmem odstavku 147. člena, kot izjemo (ki jo je treba razlagati restriktivno) od splošne prepovedi snemanja iz petega odstavka tega člena, sicer dopušča snemanje komunikacij oziroma tudi telefonskih pogovorov, vendar ob izpolnjevanju določenih pogojev. Mora iti za snemanje v okviru zakonite poslovne prakse z namenom, da se zagotovi dokaz o tržni transakciji ali katerikoli drugi poslovni komunikaciji, torej le v zvezi z določenim poslovnim razmerjem oziroma poslom, kar izhaja tudi iz določbe tega odstavka, da je treba posneto sporočilo izbrisati najpozneje do poteka dobe, v kateri se posel lahko zakonito izpodbija. Prav tako je treba stranke obvestiti o snemanju, o njegovem namenu in trajanju hranjenja posnetka (kar splošno ureja tudi 19. člen ZVOP – 1), pri čemer mora biti obvestilo o snemanju dano prek istovrstnega medija oziroma v enaki obliki, kot poteka snemana komunikacija. V devetem odstavku tega člena pa je dana pravna podlaga za snemanje komunikacij (ob enakem predhodnem obvestilu) točno navedenim organom (ki so pristojni za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči) in to samo tem organom. Ostalim državnim organom (oziroma sploh drugim osebam javnega prava) tako ZEKom – 1 za obdelavo komunikacij ne daje temelja v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP – 1, ampak jim je dovoljeno snemanje komunikacij le v primeru, če je pravna podlaga za to izrecno določena v (kakšnem drugem, tudi področnem) zakonu. Snemanje komunikacij brez ustrezne pravne podlage oziroma za druge namene, kljub predhodnemu obvestilu klicatelju, torej ni dovoljeno.
Glede na to, da ste javni zavod, morate imeti za snemanje telefonskih pogovorov izrecno podlago v zakonu, pri čemer morajo biti v zakonu navedeni tudi osebni podatki, ki se obdelujejo, in namen obdelave osebnih podatkov, sicer je vsako snemanje telefonskih klicev nezakonito.S spoštovanjem!
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka