Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Pridobivanje osebnih podatkov zaposlenih pri KMG

+ -

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Datum: 14.03.2016
Številka: 0712-1/2016/615
Kategorije: Delovna razmerja, Posredovanje OP med upravljavci Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste dne 7. 3. 2016 naslovili vprašanje v zvezi s pridobivanjem osebnih podatkov pri uveljavljanju olajšav kmetijskih gospodarstev. Kot navajate v zaprosilu za mnenje, se v okviru skupne kmetijske politike izvaja mehanizem »znižanje izplačil«, s katerim se velikim kmetijskim gospodarstvom oz. njihovim nosilcem (pravne osebe ali fizične osebe) zniža za tekoče leto izplačilo t.i. osnovnega plačila, če le-ta znaša več kot 150.000,00 evrov. Slovenija je izbrala tudi možnost, da se lahko od 150.000,00 evrov odštejejo stroški v zvezi z zaposlitvami v kmetijski dejavnosti. Upoštevanje teh izdatkov je na željo nosilca KMG. V Uredbi o shemah neposrednih plačil (Uradni list RS, št. 2/15 , 13/15 , 30/15 in 103/15) je v 7. členu navedeno le, da se kot dokazila upoštevajo obrazci REK-1. Obrazec REK-1, ki je obračun davčnih odtegljajev od dohodkov iz delovnega razmerja, ste izbrali, ker vsebuje podatke o plačah zaposlenih ter o prispevkih za socialno varnost delojemalcev in prispevkih delodajalcev. REK obrazce predlagajo davčnemu organu izplačevalci dohodkov  – plačniki davka za dohodke, od katerih se izračunava akontacija dohodnine oz. dohodnina z davčnim odtegljajem. Izvedba je bila zamišljena tako, da bi kmetijska podjetja v elektronsko zbirno vlogo za subvencije pod "pojasnilo k zbirni vlogi" (ali pa v okviru pritožbe na odločbo o izplačilu neposrednih plačil) pripela skenogram dokazil (REK-1), in sicer individualne REK-1 obrazce o izplačilih za tiste njihove zaposlene, ki opravljajo kmetijsko dejavnost. Vendar se zastavlja vprašanje, ali se s predložitvijo individualnih podatkov zaposlenih s strani delojemalcev posega v varstvo osebnih podatkov. Dalje navajate, da bi bila eventualna pravna podlaga lahko 166. člen Zakona o kmetijstvu, ki navaja, da lahko za izvajanje ukrepov kmetijske politike Ministrstvo za kmetijstvo in organi v sestavi pridobivajo, uporabljajo in obdelujejo podatke, vključno z osebnimi podatki, iz določenih  predpisanih zbirk podatkov, ki jih upravljajo državni organi, javni zavodi in agencije, koncesionarji ali občine ter drugi pooblaščeni organi. Med navedenimi zbirkami so tudi:- davčne evidence (davčna številka za subjekte iz 140. člena tega zakona, firmo ali ime in priimek ter sedež ali naslov zakupnika kmetijskih in gozdnih zemljišč, identifkacijska oznaka parcele zakupljenih zemljišč);- zbirke podatkov Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (o pokojnini, zavarovanju zavarovanca in podlagi za zavarovanje: ime in priimek, naslov in EMŠO ali davčna številka);- zbirk osebnih podatkov s področja socialne politike;- zbirk podatkov Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (o zdravstvenem zavarovanju zavarovanca: ime in priimek, EMŠO ali davčna številka in naslov);Peti odstavek tega člena tudi določa, da ministrstvo pridobiva podatke in ravna s pridobljenimi podatki, ki so davčna tajnost, v skladu z zakonom, ki ureja davčni postopek. Zanima vas torej, ali bi bil lahko navedeni 166. člen ZKme-1 pravna podlaga, da kmetijska podjetja za subvencijsko leto 2015 podjetjem pošljejo individualne REK-1 obrazce v letu 2014, iz katerih bi Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja vzela sledeče podatke za namen izračuna 5% znižanja:
  •             Bruto dohodek (polje A052),
  •             Skupen plačani znesek prispevkov za PIZ, ZZZS, starševsko varstvo in zaposlovanje v breme zavarovanca (zaposlenega),
  •             Skupen plačani znesek prispevkov za PIZ, ZZZS, starševsko varstvo, zaposlovanje v breme delodajalca in poškodbe pri delu,
  •             Plačani znesek prispevkov za zavarovalno dobo, ki se šteje s povečanjem,
  •             Različne bonitete,
  •             Dohodek iz delovnega razmerja, ki se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja (polje 1190).
Če ne, vas zanima še, ali 166. člen ZKme-1 zadostuje vsaj za sledeč pristop: Podjetja, ki želijo uveljavljati »olajšavo«, predložijo skupne zbirne podatke, v katerih so zajeti zgoraj našteti podatki, in hkrati navedejo tudi skupni znesek za podatke za zaposlene, ki niso v kmetijski dejavnosti, ter njihove davčne številke. Slednje bi posredovali FURS-u (op. potreben še dogovor z njimi), da vam potrdi skupen znesek za »nekmetijske stroške zaposlitev«. Ali je ta postopek treba predpisati v Uredbi o shemah neposrednih plačil?****Pridobivanje osebnih podatkov zaposlenih v kmetijskih podjetjih za namene uveljavljanja posebne olajšave pri določanju višine neposrednih plačil, predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu 3. točke 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZVOP-1), za katero mora biti, kot to določa 8. člena ZVOP-1, podana ustrezna pravna podlaga. Skladno z 7. členom Uredbe o shemah neposrednih plačil (Uradni list RS, št. 2/15, 13/15, 30/15 in 103/15; v nadaljevanju Uredba) se zmanjšanje plačil izvede v skladu s 1. in 2. odstavkom 11. člena Uredbe 1307/2013/EU[1]. Po 2. odstavku istega člena Uredbe, se za izpolnjevanje pogojev iz 2. odstavka 11. člena Uredbe 1307/2013/EU, kot dokazila upoštevajo obrazci REK-1.Uredba 1307/2013/EU v 1. in 2. odstavku 11. člena določa:1.   Države članice zmanjšajo znesek neposrednih plačil, ki se v skladu s poglavjem 1 naslova III odobri kmetu za določeno koledarsko leto, in sicer za najmanj 5 % za del zneska, ki presega 150 000 EUR.2.   Države članice lahko pred uporabo odstavka 1 plače, povezane s kmetijsko dejavnostjo, ki se dejansko plačajo in jih kmet prijavi v predhodnem koledarskem letu, vključno z davki in socialnimi prispevki, povezanimi z zaposlitvijo, odštejejo od zneska neposrednih plačil, ki se v skladu s poglavjem 1 naslova III odobrijo kmetu v določenem koledarskem letu. Kadar podatki o plačah, ki so dejansko izplačane in jih kmet prijavi v predhodnem koledarskem letu, niso na voljo, se uporabijo najnovejši razpoložljivi podatki.Po oceni IP Uredba 1307/2013/EU kot pravno zavezujoč ter neposredno uporabljiv akt, sprejet na ravni EU, v povezavi z Uredbo, kot podzakonskim aktom vlade RS, predstavlja zadostno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zaposlene v kmetijski dejavnosti določenega nosilca KMG, ki želi uveljavljati navedeno olajšavo v zvezi s stroški zaposlitve. Pri tem bo Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja, ki bo odločala o izplačilu neposrednih plačil, skladno z določbo 2. odstavka 7. člena Uredbe, od vlagateljev zbirnih vlog lahko zahtevala le in izključno tiste podatke, ki se nanašajo na izplačila plač, davkov ter prispevkov zaposlenih v kmetijski dejavnosti. Navedene določbe namreč nikakor ne morejo predstavljati podlage za pridobivanje kakršnihkoli podatkov (tudi davčnih številk ne) tistih zaposlenih, ki so zaposleni pri nosilcu KMG in opravljajo »nekmetijsko« delo oziroma dejavnost. Prav tako pa ni podlage za pridobivanje oziroma posredovanje vseh tistih podatkov, ki so navedeni na obrazcih REK in niso zajeti v eni izmed zgoraj navedenih kategorij (plača, davki ter socialni prispevki).    Glede na to, da bi, kot je mogoče razumeti zadnji odstavek vašega zaprosila za mnenje, za odločanje o višini neposrednih plačil zadoščal že skupni znesek vseh izplačil plač, davkov ter socialnih prispevkov (brez individualizacije zneskov za posameznega zaposlenega), bi bila z vidika načela sorazmernosti, uzakonjenega v 3. členu ZVOP-1, najprimernejša rešitev, po kateri bi nosilci KMG predložili npr. le skupne zneske, ki jih predstavljajo vsa izplačila zaposlenim v kmetijski dejavnosti nosilca KMG iz naslova plač, davkov ter prispevkov z navedbo davčne številke zaposlenih, na katere se ti odhodki nanašajo. Resničnost navedb vlagatelja bi namreč na podlagi predloženih davčnih številk v okviru konkretnega postopka lahko Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja preverila na FURS ter drugih upravljavcih osebnih podatkov, ki bi pravilnost višine izdatkov za plače, davke ter socialne prispevke, upoštevajoč podatke iz lastnih evidenc lahko potrdili oziroma ovrgli.V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.  Informacijska pooblaščenka,
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.

Pripravila:
Katarina Medved
državna nadzornica
za varstvo osebnih podatkov
[1] gre za Uredbo (EU) št. 1307/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. december 2013 o pravilih za neposredna plačila kmetom na podlagi shem podpore v okviru skupne kmetijske politike ter razveljavitvi Uredbe Sveta (ES) št. 637/2008 in Uredbe Sveta (ES) št. 73/2009