Pravne podlage za soglasja staršev

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 18. 7. 2017 prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pravnih podlag pri raznih soglasjih staršev. Zanimajo vas informacije o pravni podlagi, ki jo lahko zapišete na obrazec – soglasje staršev da npr.:

-       lahko uporabite izdelke otroka na razstavah v šoli in izven nje (osebni podatek ime in priimek, razred in oddelek, šolsko leto),

-       lahko uporabite individualne in skupinske fotografije ter video posnetke (objava na spletni strani šole, objava in/ali predvajanje posnetkov na spletni strani šole in/ali šolskih in izvenšolskih prireditvah),

-       javno objavite rezultate tekmovanj, ki se jih bo moj otrok udeleževal (osebni podatek ime in priimek, razred in oddelek, šolsko leto),

-       posredujete zahtevane podatke za prijavo na razna tekmovanja (ime, priimek, razred, oddelek, šolsko leto, datum ali letnica rojstva).

Preverili ste prvi odstavek 9. člena ZVOP-1, 94. in 95. člen ZOsn ter 98. člen ZOsn, vendar v teh členih ne razberete primerne pravne podlage.

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Iz soglasja mora jasno izhajati, za obdelavo katerih osebnih podatkov otroka so starši podali soglasje, kar pomeni, da je potrebno konkretno določiti, za obdelavo katerih osebnih podatkov otrok in za kakšen namen dajejo starši soglasje.

Po prvem odstavku 9. člena ZVOP-1 se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

Kot pravno podlago lahko štejemo področne predpise ali sam ZVOP-1, o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru pa lahko IP presoja le v okviru inšpekcijskega postopka.

Obrazložitev:

Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (3. točka 6. člena ZVOP-1).

Za obdelavo osebnih podatkov (torej tudi zbiranje, pridobivanje, shranjevanje, sporočanje ali drugo delovanje po 3. točki 6. člena ZVOP–1) po ZVOP–1 je treba imeti ustrezno podlago. ZVOP–1 razlikuje pravne podlage glede na to, ali gre za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (9. člen ZVOP–1) ali zasebnem sektorju (10. člen ZVOP–1). Ker je osnovna šola javni zavod in torej del javnega sektorja po ZVOP–1 (22. točka 6. člena ZVOP–1 ), to praviloma pomeni, da mora imeti za zbiranje oziroma obdelavo katerihkoli osebnih podatkov izrecno podlago v zakonu, z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (prvi odstavek 9. člena ZVOP–1).

V nadaljnjih odstavkih 9. člena ZVOP–1 so predvidene izjeme od tega splošnega pravila o nujnosti določitve obdelave z zakonom. Na podlagi drugega odstavka 9. člena ZVOP-1 lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil; zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Tretji odstavek določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Na podlagi četrtega odstavka navedenega člena pa se lahko ne glede na prvi odstavek tega člena v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Kot pravno podlago lahko štejemo torej področne predpise ali sam ZVOP-1 oziroma osebno privolitev, o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru pa lahko IP presoja le v okviru inšpekcijskega postopka.

Več o pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov učencev si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr.:

-       mnenje, št. 0712-1/2016/801z dne 7. 4. 2016,

-       snemanje učencev za izobraževanje učiteljev: mnenje, št. 0712-1/2012/3935 z dne 10. 1. 2013,

-       uporaba izdelkov učencev za raziskovalne namene, ki niso povezani z delovnim procesom: mnenje, št. 0712-1/2016/1244 z dne 7. 6. 2016,

-       fotografiranje otrok v šoli: mnenje, št. 092-4/2006/58 z dne 3.2. 2006.

Omenjena mnenja so dosegljiva preko iskalnika na spletni strani IP www.ip-rs.si.

V upanju, da smo vam s pojasnilom pomagali, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

asistentka svetovalca pri IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka