Posredovanje osebnih podatkov novorojencev občinam
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 23.05.2007Številka: 0712-471/2007/3
Kategorije: Občine Spoštovani,Informacijski pooblaščenec je dne 9. 5. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem pojasnjujete, da vas občine na območju vaše Upravne enote (UE) prosijo za posredovanje osebnih podatkov o novorojencih na njihovem območju, ker za vsakega novorojenca staršem podarijo določeno vsoto denarja in podatke potrebujejo za ta namen. Pri tem nas sprašujete, ali je Zakon o lokalni samoupravi (21. a člen) zadostna podlaga za posredovanje osebnih podatkov v konkretnem primeru in ali je posredovanje osebnih podatkov dopustno na kakšni drugi zakonski podlagi (npr. 139. člen ZUP)? Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. 1 UvodGlede na določbo prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo občine in UE) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali kakšen drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.V prvem odstavku 22. člena ZVOP-1 je določeno še, da mora upravljavec osebnih podatkov proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Tudi pri interpretaciji tega člena je potrebno upoštevati splošno podlago za obdelavo osebnih podatkov iz 9. člena ZVOP-1.Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.V konkretnem primeru Pooblaščenec ni presojal izpolnjevanja pogojev po določbi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1, ki izjemoma dopušča, da se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 2 Utemeljitev dopustnosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru2.1 Zakon o lokalni samoupraviSpecialni zakon (lex specialis) v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 je v obravnavanem primeru, tako kot navajate tudi sami, Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo; ZLS). Skladno z določbami 21. a člena ZLS, občina za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti lahko pridobiva in nadalje obdeluje podatke, ki jih potrebuje. Občina lahko pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov prebivališča, rojstni podatki, podatki o nepremičninah in osebnih vozilih in drugi podatki v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Pristojnosti občin so zelo na splošno opredeljene v 21. členu ZLS, kjer je določeno, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom (ZLS ali kakšen drug zakon). Tako so v drugem odstavku obravnavanega člena v 22-ih alinejah eksemplifikativno naštete naloge občine, ki jih ta opravlja za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev (lokalne zadeve javnega pomena), npr. pospeševanje služb socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele. Pooblaščenec ugotavlja, da se občine v RS pogosto odločajo za dodeljevanje enkratne denarne pomoči za novorojence, v kolikor jim to dopuščajo razpoložljiva sredstva v lokalnem proračunu. Za izvedbo obravnavane denarne pomoči občinski sveti v praksi sprejmejo pravilnik (redkeje odlok), s katerim se določijo upravičenci, višina, pogoji in postopek za uveljavljanje in dodelitev denarne pomoči. Višina zneska za vsako proračunsko leto se običajno določi s sklepom občine. Pooblaščenec nadalje ugotavlja, da se na podlagi 1. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06; ZUP) v povezavi z 2. členom istega predpisa, o dodelitvi denarne pomoči v praksi odloča z odločbo, izdano v upravnem postopku, kar je s pravno sistemskega vidika seveda pravilno.Sklep:
Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je zgolj podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna na podlagi predpisov. Čeprav pristojnost za dodeljevanje enkratne denarne pomoči za novorojence ni izrecno našteta v členu iz 21. a člena ZLS (kar je zaradi abstraktne določbe seveda razumljivo) ali, kot je znano Pooblaščencu, ne izhaja iz nobenega drugega zakona (npr. Zakona o starševskem varstvu in družinskih prejemkih), dodeljevanje enkratne denarne pomoči za novorojence, po prepričanju Pooblaščenca, spada v pristojnost občine v smislu 21. a člena ZLS (v povezavi z 9. členom ZVOP-1), saj gre za opravljanje t.i. izvirnih občinskih nalog, ki jih občina določi s splošnim aktom. 2.2 Zakon o splošnem upravnem postopkuTako kot domnevate tudi sami, pridejo pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov novorojencev oziroma njihovih staršev v poštev tudi določbe 139. člena ZUP. Iz tretjega odstavka navedenega člena tako izhaja, da si uradna oseba, ki vodi postopek, preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco drug organ (državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila), ki sicer ni pristojen za odločanje v zadevi. Iz petega odstavka istega člena pa izhaja, da lahko (z določenimi omejitvami, ki za konkretni primer ne pridejo v poštev) uradna oseba pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Sklep:
Glede na ugotovitev iz točke 2.1, da se o dodelitvi enkratne denarne pomoči za novorojence odloča v upravnem postopku, ni nobenega dvoma, da kot podlaga obdelavo osebnih podatkov pridejo v poštev tudi določbe tretjega in petega odstavka 139. člena ZUP. Pooblaščenec meni, da vprašanje, kdo je stranka postopka (t.j. upravičenec) – novorojenec ali starši, za aplikacijo obravnavanih določb ni pomembno, saj »podatke o novorojencih« lahko razumemo kot osebne podatke novorojencev samih, katerih pravice tako in tako izvršujejo starši, ali pa kot osebne podatke njihovih staršev. 3. Končno mnenjeNa podlagi navedb v prejšnjih točkah Pooblaščenec zaključuje, da je občina upravičena do pridobitve in nadaljnje obdelave podatkov o novorojencih za potrebe dodeljevanja enkratne denarne pomoči za novorojence, seveda ob upoštevanju načela sorazmernosti iz tretjega člena ZVOP-1. Navedeno stališče izhaja iz ugotovitev, da je za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru podana pravna podlaga v določbah ZLS (v povezavi z občinskimi splošnimi akti, ki določajo vsebino izvirnih nalog občine), poleg tega pa je (kot dodatni argument) podana tudi pravna podlaga v določbah ZUP.
Lepo vas pozdravljamo,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka