Posredovanje OP o subvenciji hrane
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 30.05.2017Številka: 0712-1/2017/1124
Kategorije: Šolstvo, Posredovanje OP med upravljavci, Upravne enote, Upravni postopki Spoštovani,Informacijskemu pooblaščencu (v nadaljevanju IP) ste podali prošnjo za podajo mnenja glede zaprosila upravne enote osnovni šoli, podanega na podlagi 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), za posredovanje podatkov o dveh otrocih o tem, ali sta prejemnika subvencionirane prehrane oziroma ali sta upravičena do le-te in če sta, v kakšnem znesku. Upravna enota naj bi te podatke potrebovala za odločanje v postopku izdaje dovoljenj za stalno prebivanje v Republiki Sloveniji, v katerem med drugim preverja ali imajo prosilci zagotovljena sredstva za preživljanje. Glede na to, da osnovna šola ne odloča o pravicah do subvencij za šolsko prehrano in zato tudi ne razpolaga s celotno zbirko podatkov otrok, ki so upravičeni do nje, temveč do teh podatkov po potrebi dostopa preko posebnega programa, kjer mesečno preverja le podatke za tiste učence, ki so na šolsko prehrano prijavljeni, se sprašujete ali je šola pravi naslov za posredovanje želenih podatkov upravni enoti in ali ji te podatke lahko posreduje.Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Na podlagi podanega zaprosila upravne enote je osnovna šola tudi v skladu s pravno podlago iz 4. odstavka 22. člena ZVOP-1 dolžna upravni enoti posredovati tiste želene osebne podatke o subvencijah malice in kosil učencev, ki jih kot upravljavec obdeluje v lastnih evidencah oziroma zbirkah podatkov (npr. obračunski listi, evidenca izdanih računov, ipd.), tudi če jih je osnovna šola pridobila iz izvirne centralne zbirke podatkov ali drugih zakonitih virov za lastne potrebe preverjanja stanja in vnosa v svojo zbirko. V skladu s 1. odstavkom 22. člena ZVOP-1, mora upravljavec osebnih podatkov, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Ne glede na navedeno, pa je upravljavec osebnih podatkov v javnem sektorju, na podlagi 4. odstavka 22. člena ZVOP-1, dolžan uporabniku osebnih podatkov v javnem sektorju posredovati osebne podatke brez plačila stroškov posredovanja, razen če zakon ne določa drugače ali če gre za uporabo za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene. Uporabnik osebnih podatkov je, v skladu z določbo 6. točke 6. člena ZVOP-1, fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki.Za posredovanje in razkrivanje osebnih podatkov uporabniku mora seveda obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo je potrebno, glede na to, da osnovna šola sodi v javni sektor, v vašem primeru iskati v 9. členu ZVOP-1. Ta v 1. odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. O pravici do dodatne subvencije malice oziroma kosila za učence in dijake po zakonu, ki ureja šolsko prehrano v skladu s 6. členom Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (Uradni list RS, št. 62/10, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUPJS) odločajo centri za socialno delo. Za potrebe spremljanja stanja dodeljenih pravic iz javnih sredstev, se vodi informatizirana centralna zbirka podatkov, ki v skladu z 2. odstavkom 49. člena ZUPJS med drugim vsebuje tudi zbirke podatkov o subvencijah malice in kosila za učence. V skladu s 50. členom ZUPJS je upravljavec centralne zbirke podatkov o pravicah iz javnih sredstev ministrstvo, osebne podatke, potrebne pri odločanju o uveljavljanju pravic obdelujejo centri za socialno delo, medtem ko izplačevalci javnih sredstev po ZUPJS v te zbirke podatkov lahko vpogledujejo (konkretno v številko odločbe in višino subvencij).Iz vaših pojasnil izhaja, da osnovna šola za namen priprave obračunov in izdaje mesečnih računov, sproti, za tekoči mesec vpogleduje v stanje dodeljenih pravic do subvencij malice oziroma kosila le za tiste učence, ki so na malico oziroma kosilo prijavljeni. Iz pojasnjenega izhaja, da osnovna šola očitno ne razpolaga z vsemi podatki o subvencijah malice in kosil, ki jih vsebuje centralna zbirka podatkov, kot tudi to, da razpolaga zgolj s preteklimi podatki oziroma podatki tekočega meseca. Zato osnovna šola, kot že sami ugotavljate v vprašanju, upravni enoti ne more zagotoviti vseh oziroma celovitih podatkov za vse učence, saj ni upravljavec izvorne zbirke podatkov o dodeljenih pravicah iz javnih sredstev. Iz tega izhaja, da bi se upravna enota s svojim zaprosilom morala obrniti na upravljavca izvirne centralne zbirke podatkov o subvencijah malice in kosila za učence pri ministrstvu. Vendar pa IP ob tem poudarja, da vas to dejstvo ne odvezuje dolžnosti, ki jo kot upravljavec svojih zbirk v javnem sektorju imate z vidika tistih osebnih podatkov o subvencijah malic in kosil za učence, ki ste jih za lastne potrebe preverjanja stanja (priprave mesečnih obračunov in izdajo računov, idr.) že pridobili iz izvirne centralne zbirke podatkov ali drugih zakonitih virov in jih imate v zbirki osebnih podatkov osnovne šole, katere upravljavec ste. Razpoložljive osebne podatke, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v konkretnem upravnem postopku, ste, kot upravljavec takšne zbirke, na podlagi obrazložene vam zahteve upravne enote (če ta vsebuje navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve), brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, dolžni posredovati upravni enoti, kar je v skladu tako s 4. odstavkom 22. člena ZVOP-1 (kot tudi 139. ali 34.a členom ZUP).Lep pozdrav, Pripravila:
mag. Petra Ratajec
državna nadzornica za varstvo
osebnih podatkov
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka