Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Podatki o etažnih lastnikih

+ -

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Datum: 19.06.2016
Številka: 0712-1/2016/1320
Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Posredovali ste nam nekaj vprašanj v zvezi z obdelavo osebnih podatkov etažnih lastnikov:1. Ali lahko upravnik stavbe etažnemu lastniku pove, kdo je lastnik sosednjega stanovanja in oznako stanovanja iz zemljiške knjige? Kaj, če je lastnik pravna oseba?2. Ali lahko članom nadzornega odbora upravnik po elektronski pošti posreduje s strani etažnih lastnikov podpisane listine za glasovanje o predlogu sklepa?3. Ali mora upravnik v sodnih, upravnih postopkih v dokaznih listinah prekriti DŠ in naslove (osebne podatke) etažnih lastnikov?  4. Katere osebne podatke lahko upravnik posreduje zavarovalnici za uveljavljanje zahtevkov za povrnitev škode na skupnih delih stavbe? Ali zavarovalnici lahko posreduje tudi telefonsko številko oziroma kontakt oškodovanca, da ga zavarovalni agent lahko kontaktira?5. Do točno katerih osebnih podatkov so upravičeni etažni lastniki glede ostalih etažnih lastnikov in do katerih člani nadzornega odbora?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.*****Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Vsi osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1, ampak so te zaščite deležni le v primeru, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov. Osebni podatki etažnih lastnikov so del zbirke osebnih podatkov, katere upravljavec je upravnik, zato je pri njihovi obdelavi treba upoštevati določbe ZVOP-1. Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (3. točka 6. člena ZVOP-1). Pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov je treba upoštevati splošne pravne podlage, določene v 8. členu ZVOP-1, in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (10. člen ZVOP-1), kamor v skladu s 23. točko 6. člena ZVOP-1 sodijo tudi upravniki.Prvi odstavek 8. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, drugi odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Po določbi prvega odstavka 10. člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prvi odstavek se lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek 10. člena ZVOP-1) ali če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (tretji odstavek 10. člena ZVOP-1). Pooblastila upravnika določa 50. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/2003, s spr., v nadaljevanju: SZ-1), ki v tretjem odstavku določa, da je upravnik na podlagi tega zakona pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. 1. Ali lahko upravnik stavbe etažnemu lastniku pove, kdo je lastnik sosednjega stanovanja in oznako stanovanja iz zemljiške knjige? Kaj, če je lastnik pravna oseba?Zakon o zemljiški knjigi (Uradni list RS, št. 58/2003, s spr., v nadaljevanju: ZZK-1) v 1. členu določa, da je zemljiška knjiga javna knjiga, namenjena vpisu in javni objavi podatkov o pravicah na nepremičninah in pravnih dejstvih v zvezi z nepremičninami. Sestavljena iz glavne knjige in zbirke listin. Glavna knjiga je namenjena vpisu podatkov o pravicah na nepremičninah in pravnih dejstvih v zvezi z nepremičninami, za katere zakon določa, da se vpišejo v zemljiško knjigo. Zbirko listin tvorijo listine, na podlagi katerih je bil opravljen vpis v glavno knjigo. 4. člen ZZK-1 določa, da so vsi vpisi v zemljiški knjigi javni, pod pogoji, določenimi s tem zakonom, pa so javne tudi listine, na podlagi katerih so bili opravljeni vpisi v zemljiško knjigo. Prek portala e-ZK je vsakomur omogočen brezplačen dostop in računalniški izpis podatkov informatizirane glavne knjige. O lastniku, ki je fizična oseba, so dostopni podatki o imenu in priimku, naslovu prebivališča in delen EMŠO (zadnjih šest številk je prikritih). Na podlagi zgoraj navedenega IP zaključuje, da v primeru, da so podatki o določenem etažnem lastniku, ki je fizična oseba, vpisani v zemljiško knjigo (kar pomeni, da so javni), upravnik s posredovanjem teh podatkov drugemu etažnemu lastniku ne bi kršil določb ZVOP-1. V zvezi s podatki, ki se nanašajo na pravne osebe, pa IP pojasnjuje, da ne gre za podatke, varovane po ZVOP-1, saj so osebni podatki le tisti, ki se nanašajo na fizične osebe. 2. Ali lahko članom nadzornega odbora upravnik po elektronski pošti posreduje s strani etažnih lastnikov podpisane listine za glasovanje o predlogu sklepa?ZVOP-1 ne prepoveduje pošiljanja osebnih podatkov po e-pošti, ampak v 14. členu določa le pogoje za posredovanje občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij, torej tudi po e-pošti. Glede na  vrsto listin, ki jih namerava upravnik poslati po e-pošti (s strani etažnih lastnikov podpisane listine za glasovanje o predlogu sklepa), IP ocenjuje, da najverjetneje ne vsebujejo občutljivih osebnih podatkov (kateri osebni podatki se štejejo med občutljive, določa 19. točka 6. člena ZVOP-1) in da jih je dopustno posredovati tudi po e-pošti, pri čemer je odgovornost za morebitno nezakonito posredovanje oziroma razkritje osebnih podatkov nepooblaščenim osebam na strani pošiljatelja. Zato IP svetuje, da upravnik pošilja osebne podatke po e-pošti le, če je prepričan o identiteti prejemnika. 3. Ali mora upravnik v sodnih, upravnih postopkih v dokaznih listinah prekriti DŠ in naslove (osebne podatke) etažnih lastnikov?  Če sodišče ali upravni organ od upravnika zahteva posredovanje določenih osebnih podatkov oziroma dokumentov, ki vsebujejo tudi osebne podatke, jih upravnik mora posredovati. Podlago za pridobitev podatkov navede organ v svoji zahtevi (npr. Zakon o splošnem upravnem postopku, Zakon o sodiščih, Zakon o pravdnem postopku, Zakon o kazenskem postopku). IP meni, da upravnik na dokumentih, ki jih posreduje državnim organom za namen vodenja postopkov, ni dolžan prekriti nobenih podatkov, če so organi, ki podatke zahtevajo do njih upravičeni na podlagi ustreznega zakona. Poleg tega bi se zaradi prekritja dela dokumenta lahko pojavilo vprašanje o njegovi verodostojnosti oziroma dokazni vrednosti, vendar to presoja organ, ki vodi postopek. IP svetuje, da se upravnik, če meni, da določeni dokumenti vsebujejo tudi podatke, ki za vodenje določenega postopka niso potrebni, obrne na organ in se dogovori o načinu posredovanja dokumentov oziroma osebnih podatkov. IP v zvezi s posredovanjem podatkov uporabnikom (tudi državnim organom) dodaja, da mora upravnik v skladu s tretjim odstavkom 22. člena ZVOP-1 zagotavljati zunanjo sledljivost oziroma, da mora za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov. To pomeni, da mora upravnik voditi evidenco, komu (ime in priimek ter naslov prebivališča fizične osebe ali ime firme in naslov sedeža), kdaj, katere osebne podatke (vrste osebnih podatkov, na koga se nanašajo posredovani osebni podatki) in na kakšni pravni podlagi (določba zakona, ki uporabnika pooblašča za pridobitev podatkov) je posredoval. 4. Katere osebne podatke lahko upravnik posreduje zavarovalnici za uveljavljanje zahtevkov za povrnitev škode na skupnih delih stavbe? Ali zavarovalnici lahko posreduje tudi telefonsko številko oziroma kontakt oškodovanca, da ga zavarovalni agent lahko kontaktira?268. člen Zakona o zavarovalništvu (Uradni list RS, št. 93/2015, v nadaljevanju: ZZavar-1) določa, da zavarovalnice zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo in uporabljajo osebne podatke za namen sklepanja in izvajanja pogodb o zavarovanju, kar vključuje tudi izterjavo neplačanih obveznosti iz naslova zavarovalnih pogodb, reševanje škod, uveljavljanje povračilnih zahtevkov in drugih pravic ter obveznosti, vključno s preiskovanjem sumljivih primerov neupravičeno izplačanih odškodnin oziroma zavarovalnin, ki izvirajo iz zavarovanj po tem zakonu, v skladu z zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov in zbirke podatkov s področja zavarovanja.Zavarovalnice lahko upravljajo naslednje zbirke podatkov:
  • zbirko podatkov o zavarovalcih in zavarovancih,
  • zbirko podatkov o zavarovalnih primerih,
  • zbirko podatkov za presojo zavarovalnega kritja in višine odškodnine oziroma zavarovalnine.
Navedeni člen določa vrste osebnih podatkov, ki jih lahko zavarovalnice o zavarovalcu in zavarovancu vodijo v posamezni zbirki (IP je ugotovil, da med njimi ni telefonske številke) ter od koga in na kakšen način lahko pridobijo podatke (npr. praviloma neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, od drugih oseb, ki o zavarovalnem primeru kaj vedo, iz zbirk podatkov drugih zavarovalnic, državnih organov, izvajalcev zdravstvenih storitev, centrov za socialno delo, ZPIZ, ZZZS, določenih ministrstev in drugih upravljavcev zbirk podatkov, ki hranijo podatke, ki jih lahko zavarovalnice pridobivajo in zbirajo v skladu z ZZavar-1). Na podlagi zgoraj navedenega IP zaključuje, da upravnik nima zakonske podlage (ZZavar-1) za posredovanje telefonske številke oškodovanca zavarovalnemu agentu. Upravnik bi lahko telefonsko številko posredoval le na podlagi vnaprejšnje osebne privolitve oškodovanca, lahko pa oškodovancu predlaga, da sam pokliče zavarovalnega agenta, saj je čimprejšnja rešitev zahtevka za povrnitev škode načeloma v interesu vsakega oškodovanca.5. Do točno katerih osebnih podatkov so upravičeni etažni lastniki glede ostalih etažnih lastnikov in do katerih člani nadzornega odbora?Glede na to, da je zastavljeno vprašanje preširoko (pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov je treba presojati od primera do primera), vam IP v nadaljevanju navaja primere, s katerimi se je v praksi največkrat srečal.53. člen SZ-1 določa, da se razmerja med etažnimi lastniki in upravnikom uredijo s pogodbo o opravljanju upravniških storitev, ki lahko, poleg pooblastil iz 50. člena tega zakona, določi za upravnika še druge pravice in obveznosti. Pogodba o opravljanju upravniških storitev je sklenjena, ko jo podpišejo upravnik in toliko etažnih lastnikov, kot je potrebno za sprejem sklepa o določitvi upravnika. To pomeni, da je za veljavnost navedene pogodbe v skladu s 25. členom SZ-1 potreben podpis oziroma soglasje solastnikov, ki imajo več kot polovico solastniških deležev. Da bi bilo mogoče preveriti veljavnost takšne pogodbe, je zato po mnenju IP nujno potrebno, da je njen sestavni del tudi seznam lastnikov stanovanj, tj. ime in priimek, velikost stanovanja in solastniški delež vsakega etažnega lastnika na skupnih delih, kot je določeno v 106. členu Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/2002 in 91/2013). Ker navedena pogodba predstavlja pogodbeni odnos med vsemi etažnimi lastniki in upravnikom, so seveda vsi etažni lastniki kot sopogodbeniki upravičeni do podatkov, tudi osebnih, ki so navedeni oziroma ki so sestavni del pogodbe o opravljanju upravniških storitev. Za slednje IP ocenjuje, da so etažni lastniki do njih upravičeni na podlagi samega zakona, tako z vidika SZ-1, kakor tudi na podlagi drugega odstavka 10. člena ZVOP-1, saj je tovrstna obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe in za izpolnjevanje pogodbe. Druge osebne podatke etažnega lastnika (npr. EMŠO, telefonsko številko, e-naslov, naslov prebivališča, če živi drugje) lahko upravnik posreduje le v primeru, če ima za to njegovo osebno privolitev. To pomeni, da bi moral biti vsak etažni lastnik predhodno seznanjen s konkretnim namenom posredovanja osebnih podatkov ter z naborom osebnih podatkov, ki se bodo obdelovali. Privolitev (IP priporoča pridobitev pisne privolitve) mora biti dana prostovoljno, etažni lastnik pa lahko svojo privolitev kadarkoli prekliče. Za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj je treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki.  Glede podatkov o stroških in dolgovih posameznih etažnih lastnikov IP pojasnjuje, da nadzorni odbor oziroma etažni lastniki niso vedno upravičeni do teh osebnih podatkov. To pomeni, da kadar so v posameznih stanovanjskih enotah vgrajene merilne naprave, ki omogočajo individualni odjem in obračun dobav ter storitev, upravnik ne sme posredovati podatkov o porabi/stroških posameznega etažnega lastnika ostalim etažnim lastnikom, razen če bi za takšno posredovanje pridobil njegovo vnaprejšnjo osebno privolitev. V primeru plačila po dejanski porabi delitev stroškov in višina obveznosti ne moreta biti problematična, saj se lahko ugotavljata za vsakega lastnika posebej. Če v takšnem primeru pride do neplačila stroškov, je upravnik tisti, ki etažnega lastnika dolžnika opominja in po potrebi zoper njega predlaga postopek izvršbe. Drugi etažni lastniki brez vnaprejšnje privolitve dolžnika ne morejo pridobiti nobenih njegovih osebnih podatkov (npr. podatkov o porabi, stroških, dolgovih), če nastali dolg ne vpliva na plačilo obveznosti ostalih etažnih lastnikov. Kadar naprave v stavbi ne omogočajo individualnega odjema in obračuna dobav ter storitev za njene posamezne enote, se obratovalni stroški, ki nastajajo na njenih skupnih delih in po posameznih enotah, po 22. členu Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/2009, s spr.) delijo bodisi glede na površino posamezne enote, glede na število posameznih enot ali pa glede na število uporabnikov posamezne enote. V takšnem primeru so lastniki upravičeni do seznanitve z delilnikom stroškov, da lahko sproti preverjajo poslovanje upravnika oziroma ali je pravilno razdelil stroške. Če je obveznost posameznega etažnega lastnika odvisna od obveznosti drugega lastnika oziroma ko zaradi neplačevanja posameznega etažnega lastnika škodo trpijo vsi ostali etažni lastniki, njegovo osebno ime, višina plačila in ostali podatki, ki so potrebni za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, ne uživajo varstva. To pomeni, da lahko upravnik osebne podatke dolžnikov brez njihove privolitve posreduje članom nadzornega odbora oziroma drugim etažnim lastnikom. Ti podatki se smejo etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe (npr. z vlaganjem zaprtih pisemskih ovojnic v poštne predalčnike etažnih lastnikov in ne z izobešanjem različnih seznamov na vsakomur dostopnih oglasnih deskah).Lepo vas pozdravljamo,Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka


Pripravila:
dr. Monika Benkovič Krašovec
državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov