Pošiljanje zdravstvenih kartonov ZZZS in način upravljanja s pošto

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 4. 2018 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dopustno, da uprava zdravstvenega doma zahteva, da se vsa korespondenca z ZZZS (v obe smeri) izvaja preko uprave zavoda. Na primer imenovani zdravnik ZZZS-ja vam kot zdravnici pošlje zaprosilo, ki je naslovljeno na vas osebno.  

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje.

Dopustno je, da pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti vsa uradna oziroma formalna korespondenca (torej korespondenca v zvezi z izvajanjem dejavnosti) z zunanjimi subjekti poteka centralizirano (npr. prek uprave, glavne pisarne, splošne službe), kar vključuje tudi seznanjanje z vsebino pošiljk s strani pooblaščenih oseb pri izvajalcu. To velja za vhodno in izhodno pošto.

O b r a z l o ž i t e v:

Če upravljavec (v tem primeru zdravstveni dom) meni, da je za uspešno, učinkovito, strokovno, zakonito in varno upravljanje z dokumentarnim gradivom potrebno, da se formalna (torej ne zasebna) pisanja vršijo prek centralne službe (npr. uprave), ga predpisi o varstvu osebnih podatkov pri tem ne omejujejo. Seveda pa morajo biti z internimi akti določeni postopki in ukrepi za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov oziroma dokumentacije ter določene osebe, ki so odgovorne za določene zbirke podatkov ter osebe, ki so pooblaščene za obdelavo določenih osebnih podatkov (25. člen ZVOP-1). Interne potrebe delovnega procesa so torej tiste, ki narekujejo način interne obdelave dokumentarnega gradiva. Na dejstvo, da upravljavec lahko za potrebe opravljanja dela določi uporabniške pravice zaposlenim posredno kaže na primer četrti odstavek 24. člena ZVOP-1 in 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Več o tem lahko najdete med mnenji, ki so že objavljana na naši spletni strani ali v smernicah, ki so prav tako objavljene na naši spletni strani. V konkretnem primeru pride smiselno v poštev tudi mnenje št. 0712-1/2015/1580. Poleg tega posebni predpisi upravljavce v javnem sektorju zavezujejo, da se vsa uradna pošta evidentira, kar pa je v sodobnem času pogosto možno le, če se to izvaja na centraliziran način.

Mnenje v delu, ki se nanaša na odpiranje pošiljk, ne velja za pošiljke, ki se obvezno vročajo osebno ali iz katerih izhaja, da gre za zasebno (osebno) korespondenco, za kar pa v konkretnem primeru ne gre.

Dodajamo še, da se bo dne 25. 5. 2018 pričela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo v večjem delu nadomestila ZVOP-1. Vendar ta ne bo vplivala na to mnenje.

Lepo pozdravljeni,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
                      informacijska pooblaščenka