OP na javnh natečajih
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 04.03.2010Številka: 0712-119/2010
Kategorije: Rok hrambe OP Spoštovani,
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 25. 2. 2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, do kdaj se lahko shranjujejo osebni podatki kandidatov, ki se prijavijo na javni natečaj za zasedbo prostega delovnega mesta.
Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:
Pooblaščenec meni, da mora organ sklepe o (ne)izbiri kandidatov hraniti trajno, dokumentacijo, ki mu jo posredujejo neizbrani kandidati za namen natečajnega postopka, pa mora organ po poteku pritožbenega roka neizbranim kandidatom na njihovo zahtevo vrniti oziroma jo izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati.
O b r a z l o ž i t e v:
ZVOP-1 v prvem odstavku 21. člena določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
Namen za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo osebni podatki kandidatov, ki se prijavijo na javni natečaj za zasedbo prostega delovnega mesta, je najprej ugotavljanje ali kandidati ustrezajo natečajnim pogojem in v naslednji fazi presojanje, kateri kandidat je najbolj strokovno usposobljen za zasedbo razpisanega delovnega mesta (izbirni postopek). Preverjanje zakonitosti ravnanja organa v postopku javnega natečaja za zasedbo prostega delovnega mesta po naravi stvari ne more biti namen zbiranja in nadaljnje obdelave osebnih podatkov kandidatov. Iz navedenega lahko napravimo sklep, da se osebni podatki neizbranih kandidatov po končanem natečajnem postopku ne smejo več hraniti, če takšne hrambe ne določa poseben zakon.
Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB3, 65/08, 69/08-ZTFI-A, 69/08-ZZavar-E, 74/09-Odl.US: U-I-136/07-13; v nadaljevanju: ZJU) določa, da se kandidati, ki ne izpolnjujejo natečajnih pogojev, ne uvrstijo v izbirni postopek, o čemer se vsakemu kandidatu izda sklep. V naslednji fazi postopka se o izbiri oziroma neizbiri uradnika vsakemu kandidatu, ki je sodeloval v izbirnem postopku izda in vroči sklep. Po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri lahko vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku (in ne tudi kandidati, ki se zaradi neizpolnjevanja razpisnih pogojev niso uvrstili v izbirni postopek), pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka. Z uporabo argumenta a contrario je treba napraviti sklep, da kandidati, ki so sodelovali v izbirnem postopku, nimajo pravice vpogledati v podatke, ki so jih navedli neizbrani kandidati. Na podlagi 65. člena ZJU ima kandidat, ki se je prijavil na javni natečaj, pa ni bil izbran, pravico do pritožbe zoper sklep v osmih dneh od vročitve sklepa na pristojno komisijo za pritožbe, če meni, da:
1. je bil izbran kandidat, ki ne izpolnjuje natečajnih pogojev;
2. izpolnjuje natečajne pogoje, pa mu ni bila dana možnost sodelovanja v izbirnem postopku;
3. je bil izbran kandidat, ki po merilih izbirnega postopka očitno ni dosegel najboljšega rezultata;
4. je prišlo do bistvenih kršitev postopka javnega natečaja oziroma izbirnega postopka.
Zaradi uresničevanja pravice neizbranih kandidatov do pritožbe je potrebno osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na javni natečaj hraniti do poteka pritožbenega roka. Po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, pa odpade namen, za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju Pooblaščenca, osebnih podatkov, ki jih so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Poleg tega Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/06-ZZZPB-F, 46/07-Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-22, 103/07, 45/08-ZArbit, 83/09-Odl.US: U-I-284/06-26; v nadaljevanju: ZDR) v drugem odstavku 28. člena določa, da je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.
Glede hrambe gradiva, ki ga organ sam ustvari v natečajnem postopku, pa je nekoliko drugače. V skladu s prvim odstavkom 12. člena Pravilnika o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/09; v nadaljevanju: Pravilnik) se v zadevah iz upravnih in drugih postopkov kot trajno dokumentarno gradivo ali kot arhivsko gradivo hranijo le pomembnejši dokumenti zadeve (na primer odločbe, sklepi, zapisniki, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja, mnenja, mesečna poročila in statistika itd.). Iz navedene pravne podlage izhaja, da mora organ sklepe hraniti trajno, dokumentacijo, ki mu jo posredujejo neizbrani kandidati za namen natečajnega postopka pa mora neizbranim kandidatom na njihovo zahtevo vrniti oziroma jo izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati.
Prijazen pozdrav,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka