Obrazec za zbiranje osebnih podatkov
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 02.04.2008Številka: 0712-347/2008/2
Kategorije: Pogodbena obdelava OP Spoštovani,
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaš e-mail, v katerem nas sprašujete za mnenje glede ustreznosti priloženega obrazca, na podlagi katerega boste v vaši agenciji po naročilu ... za agencijo ... (...) zbirali podatke za namene raziskave med imigranti v Sloveniji. Kot navajate, je namreč del te raziskave tudi zbiranje kontaktnih podatkov za bodoče raziskave med anketiranci muslimanske veroizpovedi. Navajate še, da naj bi obrazec izpolnili respondenti, ki bodo sodelovali v raziskavi na temo diskriminacije imigrantov in bodo še pripravljeni sodelovati v nadaljnjih raziskavah.
Uvodoma opozarjamo, da je Pooblaščenec z vidika varstva pravic posameznika glede zasebnosti pristojen le za vidik varstva osebnih podatkov v okviru zbirk osebnih podatkov in ne tudi za vse druge vidike pravice do zasebnosti ali zbirke, ki vsebujejo podatke, ki niso osebni podatki. V nadaljevanju vam zato na podlagi vašega elektronskega sporočila ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInf) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:
Pooblaščenec poudarja, da je obrazec z vidika zagotavljanja informacij posameznikom, od katerih se bodo osebni podatki zbirali, ustrezen pod pogojem, da v prvi vrsti obstaja ustrezna pravna podlaga za opisano zbiranje osebnih podatkov za namene navedene raziskave na strani upravljavca (torej Agencije Evropske unije za temeljne pravice). Vaše podjetje je, kot izhaja iz vašega opisa primera, v tem primeru namreč zgolj pogodbeni obdelovalec in torej ne upravljavec zbirke osebnih podatkov in upravljavec nanj ne more prenesti več pravic za obdelavo, kot jih ima sam. Pooblaščenec še dodaja, da je vaše podjetje ob tem vezano predvsem tudi na spoštovanje določil 11. člena ZVOP-1.
O b r a z l o ž i t e v:
1. Pogodbena obdelava osebnih podatkov in obveznosti pogodbenega obdelovalca
Po določbah prvega odstavka 11. člena ZVOP-1 lahko upravljavec osebnih podatkov (v vašem primeru naročnik raziskave – Agencija Evropske unije za temeljne pravice, v nadaljevanju Agencija) posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu (v vašem primeru vaša agencija oziroma ...), ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz 24. člena tega zakona. Pogodbeni obdelovalec po določbah 7. točke 6. člena ZVOP-1 pomeni fizično ali pravno osebo, ki obdeluje osebne podatke v imenu in za račun upravljavca osebnih podatkov.
V drugem odstavku 11. člena ZVOP-1 je nadalje določeno, da sme pogodbeni obdelovalec opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti se uredijo s pogodbo, ki mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih iz 24. člena ZVOP-1. Glede na to, da bi pri opisanem zbiranju lahko šlo za občutljive osebne podatke v smislu 19. tč. 6. člena ZVOP-1, je v opisanem primeru pri tem še posebej pomembno opredeliti način varovanja zbranih osebnih podatkov in način njihovega zavarovanja pri posredovanju upravljavcu. Upravljavec osebnih podatkov nadzoruje izvajanje postopkov in ukrepov iz 24. člena ZVOP-1.
Iz zgoraj citiranih določb 11. člena ZVOP-1 torej izhaja, da ZVOP-1 upravljavcu osebnih podatkov omogoča, da pogodbenim obdelovalcem v celoti ali delno poveri v izvajanje enega ali več opravil obdelave določenih vrst osebnih podatkov. Glede na to, da je upravljavec v opisanem primeru institucija EU, s sedežem na Dunaju, zanj veljajo ustrezna določila nacionalne oziroma evropske zakonodaje. Agencija je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 168/2007 z dne 15. februarja 2007 o ustanovitvi Agencije Evropske unije za temeljne pravice (Uradni list EU št. L 53/07), ki med drugim določa tudi obveznosti agencije glede varstva osebnih podatkov. Ta so podrobneje opredeljena predvsem z Uredbo (ES) št. 45/2001 evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (Uradni list EU št. L 8/01 s spremembami).
Pogodbeni obdelovalec (ki pa je v Republiki Sloveniji) pa mora upoštevati slovensko zakonodajo. To v konkretnem primeru glede na to, da gre za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, pomeni, da mora obstajati ustrezna pravna podlaga (v evropski oziroma nacionalni zakonodaji, ki velja za upravljavca – torej Agencijo Evropske unije za temeljne pravice), pogodbeni obdelovalec pa mora hkrati poskrbeti, da so izpolnjeni tudi naslednji pogoji:
1. Pogodbeni obdelovalec mora biti registriran za opravljanje opravil oziroma dejavnosti, ki se mu poverijo s pogodbo, kar za pogodbenega obdelovalca v Republiki Sloveniji pomeni, da mora biti registriran npr. za obdelavo podatkov.
2. Pooblastila pogodbenemu obdelovalcu glede opravljanja posameznih opravil v zvezi z obdelavo osebnih podatkov morajo biti v pogodbi jasno določena, saj sme pogodbeni obdelovalec opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov le v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen.
3. Pogodbeni obdelovalec mora zagotavljati ustrezne postopke in ukrepe iz 24. člena ZVOP-1, kar pomeni, da mora zagotavljati ustrezne organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba, ter nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov.
4. Pogodba, v kateri so navedena pooblastila pogodbenemu obdelovalcu ter medsebojne pravice in obveznosti, mora biti obvezno sklenjena v pisni obliki in mora obvezno vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov, upravljavec osebnih podatkov pa mora izvajanje dogovorjenih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov tudi nadzorovati. V primeru, da pogodba s pogodbenim obdelovalcem ni sklenjena v pisni obliki ali pa takšna pogodba ne vsebuje tudi dogovora o postopkih in ukrepih iz 24. člena ZVOP-1, bi to poleg kršitve določb 11. člena ZVOP-1 pomenilo, da pogodba nima predpisane oblike in bi lahko prišla v poštev tudi določba 55. člena Obligacijskega zakonika, kjer je določeno, da je pogodba, ki ni sklenjena v predpisani obliki, nična, če iz namena predpisa, s katerim je določena oblika, ne izhaja kaj drugega.
Pooblaščenec zgolj informativno še dodaja, da bi bilo v primeru, da pogodbeni obdelovalec ali upravljavec ne bi bil ustanovljen, imel sedeža, ne bi bil registriran v državi članici Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, ali pa posameznih opravil obdelave osebnih podatkov ne bi opravljal v državi članici Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, poleg določb 11. člena ZVOP-1, dodatno treba upoštevati tudi določbe V. dela ZVOP-1, ki urejajo iznos osebnih podatkov v tretje države. Tretja država je država, ki ni članica Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora.
Prijazen pozdrav,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka