Kandidati, ki samoiniciativno pošljejo CV
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 09.04.2009Številka: 0712-139/2009/2
Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je prejel vaše vprašanje z dne 23.03.2009, ki se nanaša na obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev. Navajate, da letno prejmete veliko število (okrog 10.000) vlog za zaposlitev. Obravnavani kandidati običajno izpolnijo kadrovski vprašalnik, v katerem lahko pisno dovolijo, da njihovo vlogo obdržite tudi za kasnejše obveščanje o prostih delovnih mestih. Vprašanje se vam zastavlja v zvezi s kandidati, ki vam samoiniciativno pošljejo življenjepis, tudi kadar nimate prostih delovnih mest. Doslej ste takšne dokumente uničevali, ker pa bi kvalitetne življenjepise želeli obdržati, da bi kandidata lahko kasneje obravnavali, če bi se pojavilo primerno prosto delovno mesto, sprašujete, če takšne življenjepise lahko obdržite za določeno obdobje in ustvarite bazo tovrstnih samoiniciativnih prijav za zaposlitev.
V nadaljevanju vam na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Nadaljnja obdelava osebnih podatkov v razpisnem postopku neizbranih kandidatov in posameznikov, ki samoiniciativno posredujejo svoje življenjepise kot povpraševanje po zaposlitvi, je v zasebnem sektorju dopustna pod pogoji 1. odstavka 10. člena in 8. člena ZVOP-1.
O b r a z l o ž i t e v:
Uvodoma pripominjamo, da v skladu s pristojnostjo Pooblaščenca obravnavamo navedeno vprašanje samo z vidika varstva osebnih podatkov. Pri pristopih, ki jih opisujete, je glede namena in uporabe tako pridobljenih osebnih podatkov kandidatov potrebno upoštevati tudi delovnopravne vidike, v katere pa se Pooblaščenec ne more spuščati.
Na opisani način pridobljeni podatki posameznikov nedvomno pomenijo osebne podatke, baze osebnih podatkov iz vlog za zaposlitev pa zbirke osebnih podatkov, za katere veljajo določbe ZVOP-1-UPB1).
V vprašanju sta obseženi dve različni situaciji: v prvem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, ki se formalno prijavijo na objavljena prosta delovna mesta in glede katerih je treba poleg ZVOP-1-UPB1 upoštevati tudi določbe Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 in 103/2007; v nadaljevanju ZDR), zlasti 46. člena. Pri obdelavi osebnih podatkov posameznikov, ki vam samoiniciativno pošljejo življenjepis, tudi kadar ne objavljate prostih delovnih mest, oziroma brez povezave s konkretnim formalnim postopkom sklepanja pogodbe o zaposlitvi, pa takšni posamezniki nimajo statusa kandidata v smislu 46. člena ZDR, zato je treba obdelavo osebnih podatkov presojati izven okvira teh določb ZDR in le v okviru splošnih določb ZVOP-1-UPB1 o pravnih podlagah in namenih obdelave osebnih podatkov.
V primeru obdelave osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, ki se prijavijo na razpisano prosto delovno mesto, je potrebno primarno ravnati po določbi 3. odstavka 46. člena ZDR, ki določa, da je potrebno osebne podatke delavcev, za zbiranje katerih več ne obstoji zakonska podlaga, takoj izbrisati in prenehati uporabljati. Pravilo po 4. odstavku iste določbe velja namreč tudi v primeru neizbranih kandidatov, glede katerih ZDR v 2. odstavku 28. člena še določa, da jim je delodajalec dolžan na njihovo zahtevo vrniti vso predloženo dokumentacijo. Vendar pa Pooblaščenec meni, da je na podlagi 1. odstavka 10. člena ZVOP-1-UPB1 v zasebnem sektorju dopustna obdelava določenih osebnih podatkov neizbranih kandidatov, tudi po zaključenem postopku izbire in sklenitvi pogodbe z izbranim kandidatom, če je za njihovo obdelavo dana osebna privolitev posameznika, ki je bil pred tem ustrezno seznanjeni z namenom obdelave osebnih podatkov, kot to zahteva določilo 2. odstavka 8. člena ZVOP-1-UPB1. Kolikor torej neizbrani kandidat za namen morebitnega kasnejšega obveščanja o možnostih zaposlitve poda izrecno pisno privolitev (kot je npr. dana v priloženem kadrovskem vprašalniku) s katero dovoli nadaljnjo hrambo svoje vloge za zaposlitev, Pooblaščenec meni, da je takšna obdelava osebnih podatkov dopustna, seveda pa je potrebno kandidata v skladu z določbami 19. člena ZVOP-1-UPB1 informirati še zlasti o pravici do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa podatkov, ki se nanašajo nanj. Svetujemo tudi, da se v tej zvezi sporazumno opredeli tudi primeren rok hrambe osebnih podatkov. Upoštevati je potrebno tudi ostale določbe ZVOP-1-UPB1, ki se nanašajo na zavarovanje osebnih podatkov, na obveščanje o zbirkah osebnih podatkov ter na pravice posameznika.
Kadar pa vam posameznik prostovoljno pošlje življenjepis kot povpraševanje po zaposlitvi in ne kot odziv na objavo prostega delovnega mesta, zgoraj navedenih določil ZDR ni mogoče uporabiti. Lahko pa štejemo, da je s takšnim ravnanjem podal osebno privolitev v obdelavo svojih osebnih podatkov. Osebna privolitev je namreč po 14. točki 6. člena ZVOP-1 pisna, ustna ali druga ustrezna prostovoljna izjava volje posameznika. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov pridobljenih z osebno privolitvijo pa upravljavcem v zasebnem sektorju daje 1. odstavek 10. člena ZVOP-1.
Pred uvrstitvijo v morebitno zbirko samoiniciativnih prijav prosilcev za zaposlitev, zanimivih zaradi bodočega zaposlovanja, bi bilo v skladu z določbami drugega odstavka 8. člena ZVOP-1-UPB1potrebno takšnega prosilca pisno ali na drug ustrezen način (npr. v osebnem pogovoru) seznaniti z namenom obdelave podatkov. Obenem bi morali posameznika seznaniti z ostalimi informacijami, kot jih določa 19. člen ZVOP-1-UPB1, poleg podatkov o upravljavcu in namenu zbiranja podatkov, tudi o pravicah do vpogleda, dopolnitve, popravka, blokiranja oziroma izbrisa itd. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov in upravljanje z zbirko pa bi bilo treba upoštevati, kot že omenjeno, tudi določbe ZVOP-1-UPB1 glede časa hrambe, zavarovanja osebnih podatkov, določbe o zbirkah idr.
Ker bi na oba načina pridobljeni osebni podatki potencialnih kandidatov za zaposlitev služili istemu namenu, bi bili iz praktičnih razlogov lahko združeni tudi v skupni zbirki osebnih podatkov.
Lepo vas pozdravljamo,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka