Hramba vpisnih lisov študentskih servisov
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 19.09.2006Številka: 0712-170/2006/2
Kategorije: Zbirke osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaš zgoraj navedeni dopis, v katerem pojasnjujete, da ste podjetje, ki je do 31. 12. 2005 delovalo kot koncesionar na področju posredovanja dela študentom in dijakom, in da ste v desetih letih delovanja zbrali okrog 7000 članov. Člani so se v študentski servis vpisovali z vpisnim listom, na katerega je bilo potrebno vpisati naslednje osebne podatke: ime, priimek, naslov, davčna številka, številka bančnega računa... Ob vpisu so podpisali tudi izjavo, da dovoljujejo vašemu podjetju uporabo podatkov za namene posredovanja dela. Sprašujete nas, ali naj te vpisne liste uničite ali hranite ter kako in za koliko časa naj jih hranite, če je to potrebno.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1,) ter 2. in 18. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Odgovori na vprašanja, ki ste nam jih zastavili, se nanašajo na 21. člen ZVOP-1, ki določa, da se:
(1) osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali;
(2) po izpolnitvi namena obdelave osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Ker dejavnosti posredovanja del študentom, zaradi česar ste zbirali osebne podatke (namen obdelave osebnih podatkov), vaše podjetje ne opravlja več, morate zbrane osebne podatke v skladu z navedeno določbo ZVOP-1 zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati. Definiciji pojmov blokiranje in anonimiziranje osebnih podatkov sta navedeni v 17. in 18. točki 6. člena ZVOP-1:
- blokiranje je takšna označitev osebnih podatkov, da se omeji ali prepreči njihova nadaljnja obdelava;
- anonimiziranje je takšna sprememba oblike osebnih podatkov, da jih ni več mogoče povezati s posameznikom ali je to mogoče le z nesorazmerno velikimi napori, stroški ali porabo časa. Zbranih osebnih podatkov tudi ne smete uporabiti v kakršne koli druge namene (na primer neposredno trženje), kar določa 16. člen ZVOP-1:
- osebni podatki se lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače.Glede na dejstvo, da se vaše podjetje ne ukvarja več z dejavnostjo, za katero ste zbirali osebne podatke, Informacijski pooblaščenec svetuje, da zbrane osebne podatke uničite. S spoštovanjem,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.
pooblaščenka