Dostopanje do službene elektronske pošte

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Spoštovani!

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete, kakšne so vaše pravice glede uporabe službenega elektronskega poštnega predala v odpovednem roku, ali imate lahko še dostop do njega, ali ga lahko delodajalec bere in uporablja brez vašega vedenja in ali ga je delodajalec dolžan zapreti po vašem večkratnem opomniku?

IP je v podobnih primerih že izdal svoja neobvezno mnenje, ki je objavljeno na naši spletni strani. Mnenje, v katerem smo odgovorili na vprašanje, primerljivo vašemu (ravnanje z elektronsko pošto zaposlenega ob prenehanju delovnega razmerja), se nahaja na spodnjem naslovu:

• Mnenje št. 0712-516/2006/2 z dne 9. 1. 2007: https://www.ip-rs.si/vop/prebiranje-elektronske-poste-zaposlenega-po-prenehanju-delovnega-razmerja-539/

Prav tako je to vprašanje obravnaval v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (na straneh 22 in 23), ki so dostopne na spletu: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

Iz tega mnenja izhaja, da delodajalec lahko vpogleda ali omeji uporabo službenega elektronskega naslova, če bi se iz drugih razlogov (ne z vpogledom v zasebno pošto, pač pa denimo na podlagi visokega računa za posredovanje večje količine podatkov, odzivov tretjih oseb na vaša sporočila, počasno delovanje omrežja zaradi pošiljanja slikovnih ali zvočnih datotek, povečano število virusov, zaradi odpovedi delovnega razmerja …) izkazalo, da se službenega elektronskega naslova ne uporablja v skladu s pravili delodajalca in v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev, saj sta namreč oprema, kamor sodi tudi službeni računalnik, in službeni elektronski naslov last delodajalca, delavec pa ima kot imetnik zgolj pravico do uporabe.

Delodajalec pa mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen ZDR-1) za njegov obstoj. S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. IP opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega. Odločitev o tem, v katerem trenutku v času teka odpovednega roka bo delodajalec izvedel prenos službenih sredstev, pa ni vprašanje varstva osebnih podatkov. Bistveno je, da delodajalec postopek izvede na način, da spoštuje delavčevo zasebnost in delavcu da možnost izbrisa osebnih vsebin.

Prijazen pozdrav!

Pripravil:

Jan Merc, univ. dipl. prav.

asistent svetovalca IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka