Zahteva za vpogled v zadevo

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z odgovorom upravne enote na vašo prošnjo za vpogled v zadevo, ki se nanaša na izredno odpoved vaše pogodbe o zaposlitvi. Zanima vas, ali je ravnanje upravne enote pravilno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP pojasnjuje, da člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov ureja pravico dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (poimenovana tudi pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki). Prvi odstavek tega člena določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov, ter določene informacije, ki so v določbi natančno naštete. Upravljavec je po tretjem odstavku istega člena dolžan zagotoviti tudi brezplačno kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Rok za odločitev upravljavca je praviloma en mesec od prejema zahteve. Za uresničitev te pravice pa mora biti primarno izpolnjen osnovni pogoj, tj. obstoj zahtevanih osebnih podatkov pri upravljavcu, pri katerem je bila vložena zahteva.

Ali je ravnanje upravne enote v konkretnem primeru pravilno, je odvisno od več konkretnih okoliščin, česar IP v okviru mnenja ne sme presojati, saj bi s tem lahko prejudiciral svojo odločitev, ker nastopa kot pritožbeni organ v zvezi z uveljavljanjem pravic po Splošni uredbi o varstvu podatkov. Če ste zahtevali dostop do lastnih osebnih podatkov na podlagi te uredbe, potem lahko zoper zavrnilno odločitev vložite pritožbo, za reševanje katere je pristojen IP, in sicer v roku 15 dni od prejema zavrnilnega odgovora.

Neobvezni obrazci za zahtevo za seznanitev ter za pritožbo so dostopni na spletni strani https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ter vložitvi pritožbe pa si lahko preberete na spletnih straneh:

• https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki/,
• https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Ob tem IP izpostavlja še 82. člen Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13 in 175/20 – ZIUOPDVE; v nadaljevanju ZUP), ki omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Strankam oziroma osebam, ki imajo pravno korist, se torej omogoči seznanitev z dokumenti, ki se nanašajo na konkretno zadevo. Nadalje pa pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis.

Katero pravico je najbolje uveljavljati v določeni situaciji, je odvisno od okoliščin konkretnega primera in posameznikovega namena, zaradi katerega želi dostopati do podatkov oziroma dokumentov. IP opozarja, da vam upravljavec po Splošni uredbi o varstvu podatkov lahko posreduje le vaše osebne podatke, osebne podatke morebitnih drugih oseb pa bi bil dolžan prekriti oziroma na drug način onemogočiti vašo seznanitev z njimi. Zato IP svetuje, da se v zahtevi vedno jasno navede, na kateri podlagi posameznik zahteva dokumente oziroma dostop do podatkov. Nadzor nad določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov opravlja IP, ki, kot že pojasnjeno, nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov