Vračilo originalne dokumentacije

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste od državnega organa zahtevali vračilo dokumentov, ki ste mu jih poslali pred več meseci. Odgovora od tega organa ne prejmete, sprašujete pa za njihovo številko faksa, saj elektronske pošte očitno ne berejo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

IP vam žal ne more pomagati pri uveljavljanju vračila originalne dokumentacije, pomagali pa bi vam lahko, če bi zahtevali dostop do lastnih osebnih podatkov ali informacij v zvezi z njihovo obdelavo. Še v takšnem primeru pa se pravica razteza zgolj na vpogled ali kopije in ne na originale.

Številko faksa lahko skušate poiskati na spletni strani navedenega organa ali jih pokličete po telefonu.

Obrazložitev

Uvodoma vam pojasnjujemo, da IP glede uveljavljanja vračila originalne dokumentacije ni pristojen. Gre za vprašanje, ki ga (vsaj posredno) ureja Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21 in 68/22), za izvajanje in razlago katere je pristojno Ministrstvo za javno upravo.

IP vam lahko kot pritožbeni organ pomaga v primeru, če bi zahtevali vpogled ali kopijo svojih osebnih podatkov, torej tudi v tem primeru ne originala vaših osebnih podatkov oziroma listin ali drugih nosilcev z vašimi osebnimi podatki. V zvezi s tem vam pojasnjujemo, da imate skladno s prvim odstavkom 15. člena pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in med drugim naslednje informacije: namen obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; informacije o virih idr. V primeru zavrnitve dostopa do osebnih podatkov ali navedenih informacij, vam IP lahko pomaga v pritožbenem postopku.

V zvezi z vašo prošnjo, da vam posredujemo številko faksa navedenega organa, jo lahko skušate poiskati na spletni strani ……….. Na prvi strani med kontaktnimi podatki številka faksa ni navedena. Sicer pa se lahko na organ obrnete tudi po telefonu.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov