Vpogled v prijavo na CSD

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste po prijavi oziroma informaciji s terena obravnavali družino z mladoletnimi otroci zaradi morebitnega neprimernega ravnanja matere. Nepravilnosti niste ugotovili, vendar sedaj mati od vas zahteva vpogled v spisovno dokumentacijo, predvsem z namenom, da ugotovi, kdo so prijavitelji. Vpogled ste ji delno omogočili, pri čemer ste izločili anonimno prijavo in pa zapis internega posvetovalnega tima. Mati vztraja pri vpogledu v izločeni del dokumentacije, zato vas zanima, kaj storiti. Skrbi vas, da bi se ob seznanitvi s prijavo odnosi v obravnavani vasi še dodatno zaostrili.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma poudarjamo, da je IP pristojen zgolj na področju izvrševanja pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov (poleg njegove pristojnosti na področju dostopa do informacij javnega značaja), ne pa tudi za izvrševanje pravice do pregledovanja in prepisovanja dokumentacije upravnih spisov, kot jo opredeljuje 82. člen Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP). Gre za dve različni pravici, z različnim obsegom upravičenj, zato poudarjamo, da se v tem mnenju omejujemo izključno na izvrševanje pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov. Katero pravico je prosilka želela izvrševati boste morali presoditi sami glede na vsebino njene vloge in morebitno nadaljnjo komunikacijo z vami.

V kolikor je prosilka želela dostop do lastnih osebnih podatkov, morate kot upravljavec osebnih podatkov o njeni zahtevi odločiti skladno z določbama 12. in 15. člena Splošne uredbe. Glede na to, da vaše delo v procesnem smislu opredeljuje ZUP, morate o pravici prosilke odločiti z odločitvijo, ki ima naravo odločbe. Splošna uredba pa še izrecno določa, da mora odločitev upravljavca vsebovati razloge za neukrepanje ter možnost vložitve pritožbe pri nadzornem organu in možnost uveljavljanja pravnih sredstev.

Pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov ni neomejena. Splošna uredba določa razloge in pogoje, pod katerimi lahko upravljavec omeji pravice posameznika na področju varstva osebnih podatkov. 23. člen Splošne uredbe tako določa, da se lahko pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov iz 15. člena omeji, če taka omejitev spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter je potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi za zagotavljanje določenih interesov, kot so državna varnost, obramba, interesi, povezani na področju kazenskega prava, neodvisnosti sodstva, varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih ter uveljavljanja civilnopravnih zahtevkov.

Svojo odločitev o omejitvi pravice do dostopa do (nekaterih) osebnih podatkov posameznice morate sprejeti pisno in jo ustrezno utemeljiti s sklicevanjem na razloge iz 23. člena Splošne uredbe v povezavi s področno zakonodajo. Določene omejitve glede razkrivanja podatkov oziroma obveznost spoštovanja zaupnosti vsebuje Zakon o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/07 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZSV) v 93. členu. Prvi odstavek 93. člena ZSV tako določa, da morajo biti postopki izvajanja storitev vodeni tako, da zagotavljajo zaupnost podatkov ter osebno integriteto in dostojanstvo upravičenca. Drugi odstavek določa, da so strokovni delavci in strokovni sodelavci, ki opravljajo socialno varstvene storitve dolžni varovati kot poklicno skrivnost podatke o materialnih in socialnih stiskah posameznika in o vzrokih, okoliščinah in posledicah tega stanja. Ti podatki se ne smejo dajati drugim osebam oziroma javnosti in tudi ne objavljati na način, ki bi omogočal razkriti posameznika, na katerega se nanašajo. Dolžnost varovanja poklicne skrivnosti lahko strokovnega delavca ali sodelavca, razreši prizadeta oseba sama ali sodišče, za mladoletne osebe in za osebe pod skrbništvom pa starši oziroma skrbniki. Navedena določba sicer varuje upravičenca pred razkritjem njegovih podatkov, ne določa pa ničesar glede anonimne prijave in zapisa internega tima. Pri tem boste morali glede na vsebino omenjenih dveh dokumentov presoditi, ali in iz kakšnega razloga varovati določene podatke. Posebej je treba biti pazljiv pri razkrivanju identitete »prijavitelja« ali podatkov, ki bi lahko omogočili njegovo razkritje. Nadaljnje določbe glede razkrivanja podatkov vsebuje tudi Zakon o preprečevanju nasilja v družini in v kolikor ste postopek vodili po tem zakonu, lahko podrobneje preučite določbe tega zakona.

Pri vsem opisanem se je treba zavedati, da je treba biti pri omejitvi pravic posameznika posebej previden, skrben in je treba vsakršno omejevanje pravic temeljito obrazložiti.

Za konec še enkrat poudarjamo, da je naše mnenje omejeno na izvrševanje pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov. Če je prosilka zahtevala pregled ali prepis dokumentov zadeve v smislu 82. člena ZUP, za to področje IP ni pristojen in tudi ne more podajati mnenja in interpretacije.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov