Vpogled v osebno izkaznico

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko:

1.     upravnik objekta zahteva vpogled v osebno izkaznico stanovalca;

2.     lastnik stanovanja zahteva vpogled v osebno izkaznico;

3.     lastnik stanovanja pooblasti drugo osebo za vpogled v osebno izkaznico najemnikov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Četrti odstavek 4. člena ZOIzk-1 določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Do sprejema novega ZVOP-2 še vedno velja tudi drugi odstavek 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo.

Upravljavec bi moral pred vpogledom v osebno izkaznico posameznika med drugim obvestiti o namenu takšnega vpogleda ter pravni podlagi za to.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov ali zakonitosti ravnanja določenih subjektov. Zato vam v okviru mnenja na vaša vprašanja ne more dokončno odgovoriti, temveč vam v nadaljevanju podaja splošna pojasnila s področja varstva osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za vpogled vanje, mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (to je lahko privolitev, pogodba, zakon, zakoniti interesi itn.).

Ravnanje z osebno izkaznico podrobneje ureja Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21; v nadaljevanju ZOIzk-1). V četrtem odstavku 4. člena tega zakona je določeno, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

Do sprejema novega ZVOP-2 še vedno velja tudi ureditev iz drugega odstavka 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Zagotavljanje točnosti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, upravljavcem nalaga tudi Splošna uredba o varstvu podatkov, ki v členu 5(1)(d) točnost osebnih podatkov določa kot enega temeljnih načel v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da morajo biti osebni podatki vedno zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni (člen 5(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Iz vašega dopisa ne izhaja, na kakšni podlagi ter zakaj želi upravnik, lastnik stanovanja oziroma njegov pooblaščenec vpogledati v osebno izkaznico stanovalca. Od tega pa je odvisno, ali je do vpogleda v osebno izkaznico upravičen ali ne.

Upravljavec je dolžan ne glede na pravno podlago, na temelju katere obdeluje osebne podatke, v skladu s členom 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov posameznikom na jasen in pregleden način zagotoviti osnovne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, na primer informacije o tem, kdo obdeluje osebne podatke, v kakšne namene obdeluje podatke, koliko časa jih hrani in druge informacije, ki jih navedena določba predpisuje. Več o tem si lahko preberete na spletni strani https://tiodlocas.si/moram-biti-obvescen/.

Glede na to IP meni, da bi moral tisti, ki zahteva vpogled v osebno izkaznico, posamezniku tudi obrazložiti, na kateri pravni podlagi in s kakšnim namenom želi opraviti vpogled ter izpolniti dolžnost informiranja po členu 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka