Vpogled v e-pošto

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali e-sporočilo, v katerem navajate, da ste občinski svetnik in da vas zanima, ali ste upravičeni do poslane spletne pošte med določenimi zaposlenimi na občini in med vodstvom občine za mesec november 2020, december 2020, januar 2021 in februar 2021.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more potrjevati ustreznosti konkretnih nameravanih obdelav osebnih podatkov (v vašem vprašanju že sami niste navedli konkretnih okoliščin in namena obdelave osebnih podatkov, o kateri sprašujete), temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita.

Uvodoma pojasnjujemo, da v zvezi z elektronsko pošto Splošna uredba varuje le t.i. prometne podatke (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Sama vsebina elektronske pošte pa je varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17 in 23/20, v nadaljevanju: KZ-1) oziroma določbe o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631, v nadaljevanju: OZ). IP v svoji praksi dopušča vpogled v elektronsko pošto s strani delodajalca (od katerega sklepamo, da želite pridobiti vsebine e-sporočil) v zgolj omejenih in izjemnih primerih, vendar le do ravni prometnih podatkov. Takšni primeri morajo biti opredeljeni v notranjem aktu delodajalca. Ne glede na izjemne primere, pa IP delodajalcem priporoča, da za dostop do same vsebine elektronske pošte pridobi izrecno soglasje zaposlenega ali sodno odredbo.

Glede na to, da nam nadaljnjih podrobnosti niste navedli, vam predlagamo, da si različne situacije (ne)dopustnih ravnanj delodajalca glede službene elektronske pošte preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih« v poglavju 4.1. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/. 

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

Pripravila:

mag. Tanja SLAK

država nadzornica za varstvo osebnih podatkov