Videonadzor na delovnem mestu

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 6. 12. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede videonadzora na delovnem mestu in sicer vas zanima, ali lahko delodajalec z videonadzorom preverja prijavo zaposlenih v računalniški sistem ob prihodu v službo. Prav tako vas zanima, ali bi bil v takšnem primeru lahko uveden inšpekcijski nadzor in kakšne pravice bi imel zaposleni v takšnem primeru.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

75. člen ZVOP-1 določa, da lahko javni in zasebni sektor izvajata videonadzor dostopa v njihove uradne službene oziroma poslovne prostore, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih oziroma poslovnih prostorov ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. Odločitev sprejme pristojni funkcionar, predstojnik, direktor ali drugi pristojni oziroma pooblaščeni posameznik osebe javnega sektorja ali osebe zasebnega sektorja. V pisni odločitvi morajo biti obrazloženi razlogi za uvedbo videonadzora. O izvajanju videonadzora je potrebno pisno obvestiti vse zaposlene v osebi javnega ali zasebnega sektorja, ki opravljajo delo v nadzorovanem prostoru. Glede roka hrambe peti odstavek 75. člena izrecno določa, da se lahko videoposnetki hranijo največ eno leto po nastanku, nato se zbrišejo, če zakon ne določa drugače. Izrecno je določeno tudi, kaj lahko vsebuje zbirka osebnih podatkov, in sicer: posnetek posameznika (slika oziroma glas), datum in čas vstopa in izstopa iz prostora, lahko pa tudi osebno ime posnetega posameznika, naslov njegovega stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev, številko in podatke o vrsti njegovega osebnega dokumenta ter razlogi vstopa, če se navedeni osebni podatki zbirajo poleg ali s posnetkom videonadzornega sistema.

O b r a z l o ž i t e v:

75. člen ZVOP-1 določa, da lahko javni in zasebni sektor izvajata videonadzor dostopa v njihove uradne službene oziroma poslovne prostore, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih oziroma poslovnih prostorov ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. V vsakem primeru pa je treba oceniti, ali je uvedba videonadzora v skladu z načelom sorazmernosti – ali ne bi mogli želenega namena (v konkretnem primeru preprečitev kršitev pri registraciji delovnega časa) doseči tudi na milejši način, ki bi manj posegal v zasebnost posameznikov (v konkretnem primeru zaposlenih). Delodajalec ima pravico do nadzora nad registracijo delovnega časa svojih zaposlenih, pri čemer pa mora seveda upoštevati tudi načelo zakonitosti in sorazmernosti.

ZVOP-1 v 75. členu nadalje določa, da zbirka osebnih podatkov v zvezi z nadzorom dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore lahko vsebuje posnetek posameznika (slika oziroma glas), datum in čas vstopa in izstopa iz prostora, lahko pa tudi osebno ime posnetega posameznika, naslov njegovega stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev, številko in podatke o vrsti njegovega osebnega dokumenta ter razlogu vstopa, če se navedeni osebni podatki zbirajo poleg ali s posnetkom videonadzornega sistema. Osebni podatki oziroma posnetki se lahko hranijo največ eno leto po nastanku, nato se zbrišejo, če zakon ne določa drugače.

 Ob tem IP opominja, da mora v skladu s 74. členom ZVOP-1 oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki izvaja videonadzor (v konkretnem primeru torej vaš zavod), o tem objaviti obvestilo. Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku (v konkretnem primeru zaposlenim), da se seznani z njegovim izvajanjem najkasneje, ko se nad njim začne izvajati videonadzor. Omenjeno velja za vse posameznike, ki so lahko izpostavljeni videonadzoru.

IP opozarja še na obveznost zavarovanja osebnih podatkov - oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki izvaja videonadzor, mora skladno z določbami 32. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ter 24. in 25. člena ZVOP-1 poskrbeti za ustrezno zavarovanje osebnih podatkov, zlasti mora v svojih aktih predpisati organizacijske, tehnične in logično tehnične ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebo, ki je odgovorna za zbirko videonadzornega sistema, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke v tej evidenci. Poleg tega je treba zagotoviti tudi zbirko, iz katere je mogoče pozneje ugotoviti, kdaj so bili posamezni osebni podatki iz zbirke videonadzornega sistema uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.

V kolikor menite, da je videonadzor in/ali obdelava osebnih podatkov v konkretnem primeru nezakonita, lahko na IP vložite (anonimno) prijavo zaradi kršitve določb ZVOP-1 in Splošne uredbe (na naslov ali elektronsko pošto: gp.ip@ip-rs.si). IP lahko v skladu s svojimi pristojnostmi opravi inšpekcijski ogled in v kolikor ugotovi, da se videonadzor in/ali obdelava osebnih podatkov izvajata v nasprotju z ZVOP-1 in Splošno uredbo, lahko to ravnanje tudi prepove, kršitelja pa kaznuje z globo zaradi prekrška.

V upanju, da smo vam pomagali, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka