Uporaba prstnega odtisa za odklep naprave

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste zaposleni v javnem zavodu, kjer so vam kupili nov službeni telefon, ki ga lahko uporabljate tudi v zasebne namene. Telefon omogoča uporabo prstnega odtisa za varno odklepanje naprave. 

Zanima vas:

• ali si smete shraniti svoj prstni odtis v napravo in ga uporabljati za odklepanje? 
• ali morate o tem obvestiti svojega delodajalca? 
• ali mora delodajalec za to pridobiti mnenje IP?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila le s področja varstva osebnih podatkov, ne pa tudi z drugih vidikov posegov v zasebnost, delovnopravnih vprašanj ipd., niti ne more izven konkretnih inšpekcijskih ali drugih upravnih postopkov presojati ustreznosti ravnanja upravljavca. Zato IP na vaša vprašanja v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila z vidika varstva osebnih podatkov.

Pojem »obdelava« pomeni skladno s členom 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, zakon itn.).

Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Glede privolitve za obdelavo osebnih podatkov delavcev pa IP pojasnjuje, da je ta pravna podlaga v delovnih razmerjih ustrezna le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika ter pod pogojem, da lahko posameznik brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni.

Iz primera, ki ga opisujete, ni razvidno, da bi šlo zgolj pri shranitvi in uporabi prstnega odtisa za odklepanje službenega telefona za obdelavo delavčevih osebnih podatkov s strani delodajalca. Delodajalec namreč do vašega prstnega odtisa v telefonu praviloma ne bo imel dostopa in ga tudi ne bo drugače obdeloval. Prav tako zgolj lastništvo telefona še ne pomeni obdelave osebnih podatkov, ki so shranjeni v njem. Dopustnost željene uporabe službenega telefona torej praviloma ne bo odvisna od pravil s področja varstva osebnih podatkov, temveč je to predmet dogovora glede načina uporabe telefona med delavcem in delodajalcem.  Drugače pa bi bilo, če bi delodajalec vaš prstni odtis kakorkoli drugače obdeloval, za kar bi moral imeti eno izmed pravnih podlag, ki jih predpisuje Splošna uredba o varstvu podatkov, ter upoštevati določbe glede biometrije v ZVOP-1.

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih ter o izhodiščih glede nadzora nad delovnimi sredstvi si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na spletni strani IP www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.