Uporaba e-naslova po prenehanju delovnega razmerja

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše pisanje, v katerem navajate, da ste bili do januarja 2021 zaposleni pri podjetju, kjer ste imeli službeni elektronski naslov. Opazili ste, da je vaš elektronski predal še vedno aktiven in zanima vas, če je navedeno skladno z veljavno zakonodajo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

IP je v že objavljenem mnenju z naslovom »Po odhodu zaposlenega njegov e-naslov ne sme ostati aktiven« med drugim zapisal, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih). Delodajalec bo namreč s tem zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju.

Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela in poslovno komunikacijo s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. V kolikor bi elektronski poštni predal bivšega zaposlenega ostal aktiven, bi to pomenilo, da pri tem ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev, ki na ta naslov pošiljajo elektronska sporočila.

V objavljenem mnenju je IP tudi pojasnil, da mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen.

Glede na to, da iz vašega dopisa izhaja verjetnost kršitve Splošne uredbe o varstvu podatkov ter ZVOP-1, vam svetujemo, da v povezavi z vašim dopisom in opisano situacijo na IP vložite prijavo. Namreč IP lahko dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku in ne v okviru zadevnega mnenja.

Prijavo zoper kršitev varstva osebnih podatkov lahko oddate na obrazcu, ki je dostopen na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave

Prosimo vas, da obrazec izpolnite ter ob prijavi priložite ustrezno dokumentacijo, s konkretnimi navedbami kje, kdaj in kaj se je zgodilo, ter od kod ste prejeli informacijo o kršitvi z vsemi morebitnimi dokazili, s katerimi razpolagate.

Lep pozdrav,

                                                                                          Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                            

                                                                                                Informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Saša Zlatkovski,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov