Seznanitev s podatki drugih strank na upravni odločbi

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da vam je bila v upravnem postopku vročena odločba, ki je bila skladno z 217. členom ZUP izdana večim osebam hkrati. V izreku so imenovane tri osebe, navedeni pa so tudi vaši osebni podatki - datum in kraj rojstva ter naslov stalnega prebivališča. Ker niste podali dovoljenja, da se vaši podatki posredujejo še dvema vam neznanima osebama, menite, da je bila v tem primeru kršena vaša pravica do varstva osebnih podatkov. Prosite za pojasnilo ali je v konkretnem primeru prišlo do kršitve.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem.

IP pojasnjuje, da je upravni organ vezan odločati v svojih postopkih na podlagi Ustave RS, zakonov in drugih predpisov. Vsebina odločbe izkazuje relevantne razloge, ki so potrebni za odločitev v konkretni upravni zadevi.

Kot navajate, je bila v vaši zadevi odločba vročena na podlagi 217. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP), ki v prvem odstavku določa, da kadar gre za zadevo, ki se tiče večjega števila določenih oseb, se lahko izda za vse skupaj ena sama odločba; osebe morajo biti imenovane v izreku odločbe, v obrazložitvi pa morajo biti za vsako posamezno osebo navedeni razlogi, ki se nanašajo nanjo. Tako odločbo je treba vročiti vsaki od njih, razen v primeru iz 90. člena tega zakona (ko je določen skupni pooblaščenec za vročitve).

V primerih, ko v upravnem postopku nastopa več strank, so skladno z ZUP upravičene zoper odločitev vložiti tudi pritožbo ali na drug način sodelovati v postopku. Da bi stranke lahko uveljavljale svoje pravice so se upravičene seznaniti tudi z osebnimi podatki drugih strank v upravnem postopku, da lahko uveljavljajo svoje pravice v postopku. V teh primerih torej ZUP zagotavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na odločbi (za posredovanje osebnih podatkov stranke drugim strankam obstaja pravna podlaga). Ob tem pa velja opozoriti, da so osebe, ki se na ta način seznanijo z osebnimi podatki tretjih oseb, dolžne varovati osebne podatke, ki se nanašajo na tretje osebe, njihovih podatkov pa ne smejo razkrivati naprej ali uporabljati za druge namene brez ustrezne pravne podlage.

Ob zgoraj navedenem IP dodaja, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih upravnih organov, zato jih tudi o tem ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13 z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf) IP tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS, za upravne organe in 125. člen Ustave RS, za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oz. vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave RS). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec pooblaščenca za preventivo

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka