Samotestiranje zaposlenih v šolstvu in vodenje evidence

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 15. 9. 2021 prejeli vaše vprašanje o tem, (1) ali je dopustno, da v izjavo zaposleni zapišejo tudi pozitiven izvid samotestiranja. V kolikor da, (2) kje je treba te izjave hraniti in (3) koliko časa ter (4) ali je v tem primeru treba vzpostaviti tudi evidenco obdelave pozitivnih rezultatov samotestiranja. Vaše vprašanje se navezuje na Odlok o načinu izpolnjevanja pogoja prebolevnosti, cepljenja in testiranja za zajezitev širjenja okužb z virusom SARS-CoV-2 (Uradni list RS, št. 146/21) in na Okrožnico MIZŠ številka 603/-1/2021/66 glede načina izpolnjevanja PCT pogojev. Okrožnici je bila priložena izjava za samotestiranje, ki vsebuje kategorijo »rezultat testiranja«.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri tem še pojasnjujemo, da IP izven inšpekcijskega postopka ne more podajati dokončnih mnenj o konkretnih primerih obdelave osebnih podatkov. Glede na pogoste spremembe predpisov v zvezi z ukrepi za zamejevanje širjenja virusa SARS-CoV-2 IP še opozarja, da je mnenje pripravljeno glede na predpise, ki so veljali v času izdaje tega mnenja.

1. Po mnenju IP je dopustno, da šola v zvezi s tedenskim samotestiranjem poleg osebnega imena, podpisa, datuma samotestiranja, negativnega rezultata vodi tudi podatek o morebitnem pozitivnem rezultatu.

2. Za evidenco samotestiranja (kot zbirko posameznih izjav) ne veljajo posebna pravila glede načina hrambe, pač pa se z njo ravna enako skrbno kot z drugimi zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo posebne kategorije osebnih podatkov. Ni nujno, da se izjave o samotestiranju vodijo v osebni (kadrovski) mapi delavca.

3. Primeren rok hrambe šola določi sama glede na predvideno obdobje, v katerem bi podatki iz evidence lahko bili relevantni (npr. za nadzor nad spoštovanjem Odloka). Ustrezen rok hrambe take evidence bi načeloma lahko bil do 2 leti.

4. Priporočamo, da obstoječo evidenco dejavnosti obdelave le dopolnite s podatkom o pozitivnem rezultatu.

O b r a z l o ž i t e v:

Po prvem odstavku 6. člena Odloka o načinu izpolnjevanja pogoja prebolevnosti, cepljenja in testiranja za zajezitev širjenja okužb z virusom SARS-CoV-2 (Ur. l. RS, št. 147/2021) se v evidenci samotestiranih vodi tudi podatek o »rezultatu testiranja«. Ta pojem vključuje tako pozitivni kot tudi negativni rezultat. IP ne more presojati pomena in učinkov vpisanega rezultata HAG testiranja v razmerju do rezultatov PCR testiranja.  

Mnenje IP št. 07120-1/2021/466, ki se sicer nanaša le na negativen rezultat in na vodenje evidence dejavnosti obdelave, smiselno velja tudi v tem primeru.

Konkreten način hrambe evidence določa upravljavec sam glede na interna pravila in objektivne okoliščine, pri tem pa mora upoštevati vsa splošna pravila o varnosti iz 5. člena in 32. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Izjave zaposlenih se lahko hranijo tudi v osebnih mapah zaposlenih, vendar to ni obvezno. 

Priporočamo, da obstoječo evidenco dejavnosti obdelave le dopolnite s podatkom o pozitivnem rezultatu, ker ne gre za dve zbirki podatkov, pač pa za eno zbirko, ki ji boste pridružili dodaten podatek.

Prijazen pozdrav,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka