Registracija delovnega časa s kamero

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti najprej prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da boste v podjetju zamenjali registrirne ure za registracijo delovnega časa z novimi, ki imajo vgrajeno kamero, ki omogoča, da se posname obraz delavca, ki bo registriral delovni čas (začetek in konec dela). V drugem dopisu pa navajate, da ste naknadno ugotovili, da ima podjetje že en video nadzor, ki beleži tudi delavce ob prijavi delovnega časa. Zanima vas, ali lahko obdržite oba sistema kamer ali gre za prekomerno obdelavo osebnih podatkov?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Poleg že pojasnjenega v predhodnem mnenju št. 07121-1/2021/554, vam žal ne moremo ponuditi konkretnega odgovora na vaše dodatno vprašanje, saj to zahteva tehtanje, ki ga lahko opravi le upravljavec sam in ne Informacijski pooblaščenec v neobveznem in splošnem pravnem mnenju. V pomoč vam lahko nanizamo nekaj izhodišč, ki izvirajo iz Splošne uredbe, ki jih morate skrbno preučiti pred uvedbo dodatnih videonadzornih sistemov oziroma sistemov obdelave osebnih podatkov. Kot rečeno pa boste morali odgovor na vaše dodatno vprašanje o sorazmernosti oziroma o morebitni prekomernosti poiskati znotraj vaše družbe same.

5. člen Splošne uredbe opredeljuje temeljna načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, in sicer sta za odgovor na vaše vprašanje bistveni dve načeli:

• načelo omejitve namena (točka b prvega odstavka 5. člena): osebni podatki morajo biti zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni; nadaljnja obdelava v namene arhiviranja v javnem interesu, v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) ne velja za nezdružljivo s prvotnimi nameni;
• načelo najmanjšega obsega podatkov (točka c prvega odstavka 5. člena): osebni podatki morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Uvodna izjava 39 Splošne uredbe vsebuje nekoliko natančnejši opis temeljnih načel obdelave osebnih podatkov. Določeno je naslednje: »Zlasti posebni nameni, za katere se osebni podatki obdelujejo, bi morali biti izrecni in zakoniti ter določeni v času zbiranja osebnih podatkov. Osebni podatki bi morali biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Zato bi bilo treba zlasti zagotoviti, da je obdobje hrambe osebnih podatkov omejeno na najkrajše mogoče obdobje. Osebni podatki bi se lahko obdelali le, če namena obdelave ne bi bilo mogoče razumno doseči z drugimi sredstvi. Za zagotovitev, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno, bi moral upravljavec določiti roke za izbris ali občasno preverjanje. Sprejeti bi bilo treba vse smiselne ukrepe za popravek ali izbris netočnih osebnih podatkov. Osebne podatke bi bilo treba obdelovati na način, ki zagotavlja ustrezno varnost in zaupnost osebnih podatkov, tudi za preprečitev nedovoljenega dostopa do osebnih podatkov ali uporabe osebnih podatkov in opreme za obdelavo.«

Kljub morebitnemu obstoju pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov (skladno s 6. členom Splošne uredbe in v povezavi z določbami ZVOP-1 o videonadzoru) oziroma tudi po ugotovitvi, da za obdelavo osebnih podatkov imate ustrezno pravno podlago (če je temu tako), mora predvidena obdelava prestati tudi teste tehtanja, ki jih zahtevajo zgoraj opisana temeljna načela obdelave osebnih podatkov.

Poleg opisanega vam svetujemo še, da pred vsakršnim nadaljnjim delom, ki zajema obdelavo osebnih podatkov (vključno z načrtovanjem obdelave osebnih podatkov) popolno, sistematično in dosledno popišete vse dejavnosti obdelave v evidenco in tako spoznate in popišete vse že obstoječe procese in sisteme obdelave. Zelo neugodno je namreč, ne zgolj s poslovnega vidika, ampak tudi z vidika zakonitosti obdelave osebnih podatkov, da šele sredi priprave določenega projekta ugotovite določene ključne elemente, povezane z obdelavo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov