Pridobitev seznama otrok za obdaritev

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste društvo, ki že več kot 50 let v veselem decembru organizirate obdaritev otrok z dedkom Mrazom, katero sofinancirajo tudi posamezne občine, ki se za to odločijo. Zanima vas, ali obstaja zakonska podlaga, po kateri bi lahko vi kot društvo pridobili iz javnih evidenc podatke o otrocih (ime, priimek, stalno prebivališče, datum rojstva), da se jim pošlje vabilo za obdaritev. Sprašujete tudi, ali je kakšna razlika, če je organizator občina ali vi kot društvo ter ali je lažje pridobiti podatke, če vam občina sporoči število otrok, prav tako odpošlje vabila in je potem tudi upravičena, da iz RDZ-ja zahteva seznam otrok?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina lahko osebne podatke za namen obdarovanja posreduje društvu le v primeru, če je nanj prenesla izvajanje nalog iz ZLS v zvezi s podeljevanjem denarnih pomoči in simboličnih nagrad. Če občina z društvom, ki želi pridobiti osebne podatke o posameznikih (upravičencih do daril) nima sklenjene pogodbe o izvajanju socialnega programa, ki bi vsebovala tudi določbe o obdelavi osebnih podatkov, društvu ne sme posredovati osebnih podatkov teh posameznikov.

O b r a z l o ž i t e v:

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP v preteklosti z nezavezujočimi mnenji že odgovarjal, npr. gre za mnenje št. 0712-1/2019/2654 z dne 19. 11. 2019. Mnenja so dostopna s pomočjo iskalnika na www.ip-rs.si/vop.

Vsak upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe (npr. zakon, pogodba, privolitev, itd.). Iz citiranega mnenja izhaja, da lahko občina posamezni organizaciji posreduje osebne podatke otrok za namen obdarovanja le v primeru, če je na to organizacijo skladno z Zakonom o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE, ZLS) prenesla izvajanje naloge iz 18. alineje drugega odstavka 21.a člena ZLS, ki določa, da lahko občina podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov. Poudarili smo, da v primeru, če občina z društvom, ki želi pridobiti osebne podatke o posameznikih (upravičencih do daril) nima sklenjene pogodbe o izvajanju socialnega programa, ki bi vsebovala tudi določbe o obdelavi osebnih podatkov, društvu ne sme posredovati osebnih podatkov teh posameznikov. Lahko pa seveda vaše društvo povabi posameznike k obdarovanju tudi na druge načine – npr. preko občinskih glasil, oglasov, letakov v šolah in vrtcih ipd.

V primeru, da je dejansko organizator obdaritve otrok občina, lahko obdeluje osebne podatke otrok, ki so nujno potrebni za opravo njenih nalog po citirani določbi ZLS. Upoštevati mora torej načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Seznama vam v tem primeru ni upravičena posredovati. Podatek o številu otrok v tem primeru ni osebni podatek, vendar občina verjetno ni upravičena obdelovati (pridobivati) osebne podatke otrok v primeru, da dejansko ni organizatorica dogodka in tudi z društvom nima sklenjene pogodbe o izvajanju socialnega programa.

Priporočamo vam, da svoja medsebojna razmerja primerno pogodbeno uredite in upoštevate, da mora tako za pridobivanje podatkov s strani občine kot za posredovanje osebnih podatkov društvu obstajati primerna pravna podlaga.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo