Prenos zdravstvene dokumentacije ob prenehanju koncesije

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 10. 10. 2021 prejeli vaše zaprosilo za mnenje:

1. Komu in kako predati obstoječe zdravstvene kartoteke, dokler se pacienti ne opredelijo za zdravnika v ambulanti, ki bo nadaljevala z delom ali drugje;
2. Kaj storiti s kartotekami umrlih, ki ste jih doslej arhivirali ločeno.

V vašem primeru boste kot družinski zdravnik s koncesijo prenehali opravljati dejavnost, prostore pa ste imeli v najemu v zgradbi zdravstvenega doma (ZD) in ta ZD namerava v prihodnosti »prevzeti vašo koncesijo« in vaše prostore z opremo. V ambulanti bo pričela z delom druga zdravnica skupaj z medicinsko sestro, ki je dosedaj opravljala delo pri vas. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še, da IP ni pristojen za razlago določb ZZDej in ZZdrS v delu, ki se nanaša na prenehanje koncesije, določanje prevzemnika ter »prevzemanje zdravniške službe«. Glede teh vprašanj se je treba obrniti na MZ ali ZZS. Zato je naš odgovor zgolj načelen in se tiče le varstva osebnih podatkov.

1. Splošno pravilo je, da s prenehanjem koncesijske pogodbe koncesionar izroči vso zdravstveno dokumentacijo začasnemu prevzemniku koncesije, ki ga določi koncedent. Tak začasni prevzemnik je, če za to izpolnjuje predpisane pogoje, lahko drug koncesionar, če pa to ni možno, je to lahko drug izvajalec zdravstvene dejavnosti (zlasti javni zdravstveni zavod).

Ker v vašem primeru koncedent verjetno ne bo določal prevzemnika koncesije, je treba upoštevati dvoje:

• pacienti morajo biti obveščeni o možnosti prenosa dokumentacije na novo izbranega izvajalca (izmenjava dokumentacije se v tem primeru izvede neposredno med izvajalcema);
• za tiste paciente, ki novo izbranega izvajalca ne bodo sporočili oziroma dokler tega ne bodo storili ali pa so že umrli, je treba določiti naslednika (v vašem primeru npr. novo zdravnico pri vašem ZD) v skladu s 40. členom ZZdrS, kar pomeni, da če ne drugače, v končni fazi imenuje začasnega upravitelja zdravstvene dokumentacije Zdravniška zbornica Slovenije (ZZS).

Dokler ne pride do formalnega prenosa zdravstvene dokumentacije je treba v vsakem primeru zagotoviti, da se, kljub prenehanju dejavnosti, zadosti standardnim načelom varstva osebnih podatkov, zlasti zahtevi po spoštovanju predpisanih rokov hrambe in po varni hrambi. Za vmesno obdobje lahko za začasno hrambo sklenete pogodbo z ustrezno organizacijo v skladu z 28. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (pogodbeni obdelovalec). To je lahko tudi vaš ZD.

2. Za zdravstveno dokumentacijo umrlih pacientov velja enako kot za drugo dokumentacijo, rezen seveda njenega prenosa k novo izbranemu izvajalcu. Menimo, da po prenehanju dejavnosti ni primerno, da bi se ta dokumentacija hranila na drugi lokaciji (npr. pri vas doma) kot preostala dokumentacija.

O b r a z l o ž i t e v:

V tem mnenju izhajamo iz razlage oziroma kombinacije določb 40. člena Zakona o zdravniški službi (ZZdrS) in določb 44.i člena Zakona o zdravstveni dejavnosti (ZZDej) v delu, ki ima učinke na varstvo osebnih podatkov, ter delno oziroma smiselno izhajamo iz mnenj IP št. 0712-1/2019/2501, št. 0712-775/2007/2, št. 07121-1/2020/131, št. 0712-1/2019/940, št. 07121-1/2021/766 in št. 07121-1/2021/1251.

Pri tem smo izhajali iz domneve, da se dejavnost vaše ambulante ne bo več nadaljevala na podlagi koncesije, pač pa jo bo nadaljeval ZD v okviru redne dejavnosti, ki bo po novem razširjena na dodatno ambulanto.

Zgornja mnenja so dostopna na spletni strani IP. Določbe ZZdrS in ZZDej pa so dostopne na naslednjih povezavah:

• http://pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1395 in
• http://pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO214.

Glede na navedeno ni izključeno, da je začasni upravljavec ali pogodbeni obdelovalec ali trajni upravljavec lahko tudi vaš ZD, v prostorih katerega ste opravljali dejavnost; seveda v skladu s predpisanimi pogoji in postopkom, dejanskimi možnostmi in voljo ZD, kar je odvisno od okoliščin konkretnega primera.

IP ne more presojati, kdo (vi, ZD ali ZZZS) in kdaj (še pred prenehanjem dejavnosti, v vmesnem obdobju ali po pričetku dela nove ambulante) in kako je treba paciente obveščati o spremembi in o potrebni izbiri osebnega zdravnika in s tem o možnosti prenosa zdravstvene dokumentacije.

Za kršitev varstva osebnih podatkov bi šlo, če bi izvajalec zdravstvene dejavnosti ob dokončnem prenehanju dejavnosti zdravstveno dokumentacijo uničil (izjema je tista dokumentacija, ki ji je potekel predpisani rok hrambe in ni arhivsko gradivo) ali jo prepustil v ne-varno hrambo drugi osebi ali jo celo prepustil propadanju in nepooblaščeni obdelavi brez nadzora. Zato je dolžnost izvajalca, da še pred prenehanjem dejavnosti in s tem torej pred prenehanjem pravne osebe poskrbi za kontinuiteto varne in zakonite hrambe tiste zdravstvene dokumentacije, ki ji še ni potekel rok hrambe. Pomembno je, da je z nadaljevanjem hrambe poskrbljeno za spoštovanje vseh načel iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ter seveda vseh, s temi načeli povezanih splošnih pravil o varstvu osebnih podatkov iz omenjene uredbe (npr. 32. člen – varnost, 9. člen – prepoved uporabe, če zanjo ni ustrezne pravne podlage) in področnih zakonov (npr. ZZPPZ – roki hrambe, ZPacP – pravica do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka