Prenos digitalnega potrdila na drugega zaposlenega

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali e-sporočilo, v katerem navajate, da je tajnica VIZ, zaposlena v vrtcu že dlje časa v bolniškem staležu. Tajnica pri svojem delu uporablja sigenco.

Zanima vas, ali lahko nadomestna delavka uporablja sigenco tajnice, ki je v bolniškem staležu.

                                                                 
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Splošna uredba o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679, v nadaljevanju Uredba) v 1. točki 4. člena določa, da osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljivi posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Obdelava osebnih podatkov je kakršnokoli dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjenje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Digitalno potrdilo SIGEN-CA je identiteta uporabnika v elektronskem življenju. Je računalniški zapis, ki vsebuje podatke o imetniku in njegov javni ključ. Imetnik za uporabo digitalnega potrdila potrebuje tudi zasebni ključ. Več o digitalnem potrdilu SIGEN-CA si lahko preberete na spletni strani https://www.si-trust.gov.si/sl/digitalna-potrdila/

Glede na navedeno vas opozarjamo na dolžnost zagotavljanja varnosti osebnih podatkov vaših zaposlenih. V primeru odvzema digitalnega potrdila zaposlenemu, za katerega je bil pridobljen in omogočanje njegove uporabe drugemu zaposlenemu bi pomenilo, da bi se nekdo predstavljal z identiteto drugega zaposlenega. Po mnenju IP to ni dopustno. Svetujemo vam, da pridobite novo digitalno potrdilo za zaposlenega, ki bo nadomeščal odsotno tajnico in ga po prenehanju potrebe po uporabi, ustrezno prekličete.

Lep pozdrav,

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

Pripravila:

mag. Tanja SLAK

država nadzornica za varstvo osebnih podatkov