Pregledovanje evidence članstva v društvu

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je strokovni sodelavki zveze društev dovoljen pregled evidence članstva posameznega društva in ustrezne dokumentacije kot argument za delitev sredstev FIHO na lokalni ravni. Opozarjate, da kot član društva niste avtomatično tudi član zveze in vas moti, da nekdo rovari po vaših osebnih podatkih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma opozarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za dostop do osebnih podatkov članov društva oziroma presojati o zakonitosti obdelave, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter poda druga splošna pojasnila z vidika varstva osebnih podatkov.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihov pregled ali drugačno uporabo, je treba imeti ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe. Več o pravnih podlagah si lahko preberete na spletni strani IP https://upravljavec.si/kako-uporabljate-te-podatke/kratko-o-pravnih-podlagah/.

IP je že zavzel stališče, da je obdelava osebnih podatkov članov društev praviloma potrebna bodisi za izvajanje pogodbe skladno z določbo 6(1)(b) Splošne uredbe bodisi za izvrševanje zakonitih interesov pod pogoji iz določbe 6(1)(f) Splošne uredbe. Pogost primer obdelave po določbi 6(1)(f) Splošne uredbe je tudi posredovanje osebnih podatkov članov zvezi društev, ko je to ustrezno glede na razmerja, določena z akti, ki veljajo za člane.

Zveza društev pa je samostojna pravna oseba in zato odgovorna kot samostojni upravljavec oziroma obdelovalec osebnih podatkov. Ko zveza dostopa do osebnih podatkov članov za svoje namene, deluje kot upravljavec osebnih podatkov in mora torej za dostop utemeljiti svojo pravno podlago v skladu s členom 6(1) Splošne uredbe oziroma če obdeluje osebne podatke posebne vrste, tudi v okviru člena 9(2) Splošne uredbe. Član društva je lahko hkrati član zveze, če tako določa temeljni akt društva. Kljub temu pa mora zveza skladno z določbami aktov, ki veljajo za njene člane, utemeljiti, da za konkretno obdelavo osebnih podatkov obstaja ustrezna pravna podlaga. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca.

IP je že pripravil smernice »Društva in varstvo osebnih podatkov«, ki podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja, s katerimi se soočajo društva pri obdelavi osebnih podatkov svojih članov. Objavljene so na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/dru%C5%A1tva-in-varstvo-osebnih-podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                             informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov