Predložitev dokazil o invalidnosti za občinski razpis

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 14. 12. 2022 prejeli vaše vprašanje o tem, ali lahko v razpisu občina zahteva občutljive podatke, kot enega izmed razpisnih pogojev in na kateri pravni podlagi oziroma, zakaj ne zadošča vaše potrdilo. Ste varstveno delovni center (VDC) in vaši uporabniki imajo status osebe z motnjo v duševnem in telesnem razvoju. V okviru vaših dejavnosti obiskujete športno dejavnost društva, ki se želi prijaviti na občinski razpis za letni program športa 2023. V posebnih razpisnih pogojih zahtevajo kot dokazilo, da priložijo k vlogi ustrezno dokazilo – kopijo odločbe o invalidnosti s strani pristojnega organa ali kopijo evropske kartice invalidnosti. Vi ste lansko leto temu ponudniku športne vadbe kot v dokazilo napisali potrdilo, da zagotavljate, da imajo vsi vaši uporabniki status invalida, saj je to predpogoj za vključitev v VDC. Ste mnenja, da so to občutljivi osebni podatki in da bi v razpisu morala biti navedena tudi pravna podlaga za pridobitev zahtevanih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelav osebnih podatkov le v inšpekcijskih postopkih.

1.   Po mnenju IP je dopustno, da se kopija celotne odločbe o invalidnosti ali kopija celotne EU invalidske kartice posreduje športnemu društvu za namen nadaljnjega posredovanja občini v okviru javnega razpisa le, če uporabniki VDC v to veljavno privolijo.

2.   Po mnenju IP bi bilo v skladu z obveznim načelom najmanjšega obsega podatkov ter v skladu z zakonsko podlago v četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1, če bi se dokazovanje izpolnjevanja pogojev izvedlo s pisnim potrdilom VDC o tem, da imajo vsi uporabniki zahtevani invalidski status, občini pa bi lahko v času odločanja o razpisu zagotovili vpogled v ustrezne sezname oziroma dokazila. V tem primeru privolitev uporabnikov ni potrebna.

O b r a z l o ž i t e v:

V vašem primeru ni sporno, da je občina upravičena do primernih osebnih podatkov uporabnikov, če so ti podatki nujno potrebni za pravilno in transparentno odločanje občine v skladu s pogoji iz konkretnega javnega razpisa. Sporen je le način oziroma obseg pridobivanja dokazil.

V vašem primeru se na razpis ne prijavlja vaš VDC, temveč športno društvo, kar pomeni, da osebnih podatkov ne bi posredovali le občini, temveč tudi športnemu društvu, ta pa bi jih posredoval občini. Poleg tega gre deloma za podatke, ki spadajo med posebne vrste podatkov po prvem odstavku 9. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Zahteva po pridobitvi celotne odločbe o invalidnosti (ta npr. vsebuje tudi konkretno obrazložitev) ali celotne EU invalidske kartice (ta npr. vsebuje tudi sliko) je po mnenju IP najverjetneje pretirana, kar pomeni, da je v nasprotju z obveznim načelom najmanjšega obsega podatkov, ki ga morajo upoštevati vsi trije udeleženi subjekti. Po določbi (c) točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov morajo namreč biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. To zlasti velja, ker nam posebna oziroma izrecna zakonska podlaga za posredovanje zahtevanih dokumentov ni poznana.

Občina bi se lahko sklicevala kvečjemu na splošno podlago v četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 v povezavi z 21. in 21.a členom Zakona o lokalni samoupravi (ZLS). Vendar četrti odstavek 9. člena ZVOP-1, poleg pogoja, da so osebni podatki nujno potrebni za izvajanje zakonitih pristojnosti (občine), kot dodaten pogoj določa, da se z obdelavo podatkov »ne poseže v upravičen interes posameznika«. Posredovanje zahtevanih dokazil verjetno posega v upravičen interes uporabnikov storitev VDC, ki je v tem, da se dokazovanje pogoja izvede na čim manj invaziven način.  

Zato bi po mnenju IP za dokazovanje upravičenosti oziroma za uspeh na razpisu načeloma lahko zadoščalo potrdilo VDC, zlasti če drži vaša trditev, da je pogoj za vključitev v VDC enak pogoju za sodelovanje na javnem razpisu občine. Poleg tega bi lahko občini v njihovih prostorih omogočili vpogled (brez kopiranja) v sezname uporabnikov ali v ustrezna dokazila, ki jih imate kot VDC. Za predlagano pot dokazovanja privolitev ni potrebna, uporabniki pa morajo biti o tem predhodno obveščeni.

Bolj konkreten in dokončen odgovor ni mogoč, ker nam ni znano razmerje med VDC in športnim društvom in ker nam ni znana vsebina občinskega razpisa ter način odločanja občine, poleg tega bi bilo to možno le v morebitnem inšpekcijskem postopku. Če občina o pravici do (so)financiranja morebiti odloča v skladu z določbami Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), je podlaga za pridobitev osebnih podatkov v 34.a in 139. členu ZUP. IP ne ve, ali vaša občina bo oziroma ali mora pri odločanju uporabljati ZUP in tudi ni pristojen presojati ravnanja upravnih organov pri vodenju upravnega postopka.

Za posredovanje dokazil na način oziroma v obsegu, kot ga želi občina, bi bila načeloma potrebna privolitev uporabnikov ali njihovih zakonitih zastopnikov, kot to določata (a) točka prvega odstavka 6. člena in (a) točka drugega odstavka 9. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. V zvezi s privolitvijo je na na spletni strani IP že na voljo več mnenj. Za veljavno privolitev je treba upoštevati še zlasti določbe (11) točke 4. člena, 7. člena ter 13. oziroma 14. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka